现代化档案管理发展思考

一、当前档案管理工作现状

档案管理是对档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动，具体包括：档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究、档案提供利用八个方面。档案信息化管理是在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。正如笔者在引言中所说，我国的档案信息化管理工作起步较晚，虽然受到有关部门的重视和大力推广，但是不可否认的是仍然存在很多问题，以下就是笔者的具体阐述。

1.档案管理混乱，缺乏有效监管

管理上，目前很多基层档案管理工作中存在着组织架构划分不明确，权责要求不明确，奖惩制度不明确的特点。业务上，部分基层档案分类混乱、索引目录更新不及时，项目编号不统一，对资料的收集、分类整理、归档鉴别、装订等工作不够细致合理，这些都不利于资源的整合和查阅。另外，由于缺乏明确的考核制度和相应的监管，档案管理工作人员工作普遍积极性不高，主要表现在，其一经常出现迟到早退现象，其二上班期间工作效率低下，其三在业务上自我提升的积极性不高。

2.信息化和现代化水平不够

随着信息化技术的不断深入发展，网络与无纸化办公逐步在单位内部推广开来。档案管理工作本应该是电子信息技术的最大受益者。然而由于受到种种因素的影响，我国多数单位和企业的档案管理大多仍然停留在传统的纸质媒介上，信息化和现代化水平较低。这种情况在基层单位尤其明显。存在这一现象对档案管理工作来说，主要的不利因素表现为：大量空间资源被占用，档案管理成本较高，不利于内容的进一步扩充；大量人力资源被占用，管理效率低，无法适应现代管理要求以及档案使用者对于查阅资料快捷便利的需求。

3.缺乏专业人才

档案管理工作具有特殊性，一方面，档案管理工作对于单位的运营建设来说是必不可少的；另一方面，它通常不能作为主体工作来推广。尽管目前绝大多数单位都设有档案馆（室）或资料室，但是却缺乏档案管理的专业人才，尤其是缺乏具有信息化技能的复合型人才。具体表现在，档案室的工作人员很多都是由别的岗位人员兼职操作，因此具有岗位更换频繁的特征，缺乏连贯性。这无疑对所在单位的档案管理水平的提升造成一定限制。比如，在新时期下，这部分兼职工作人员很难通过不断地专业技能提升达到现代化档案管理的要求。再有，对于那些专职档案管理人员，笔者在长期工作中发现，他们很难对自己从事的档案管理工作有较为深刻的认识，许多从业人员仅仅将档案管理工作简单划归为文件的整理，因而缺乏自我提升的动力。与此同时，很多档案管理人员年龄偏大，对于计算机技术的熟练程度还是很低的。然而，我们知道档案管理工作的信息化和现代化已是大势所趋，这无疑会对我们档案管理人员的职业能力提出更高的要求，新技术必然带来工作对象、工作手段、工作环境的变化，若档案管理工作者无法适应，必然会对单位的档案管理发展造成严重影响。

二、加强档案现代化管理，适应新形势发展需要的针对性建议

1.完善档案管理工作的相关制度建设

第一，建立本单位档案管理工作的考核机制，改变目前管理松散的现状。一方面，要对档案管理人员的工作成果进行考核，保证档案管理在收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用环节都能够按照相关要求进行；另一方面，要对档案管理人员的工作状态进行考核，避免出现上班迟到早退、工作懒散拖拉等现象。第二，建立本单位档案管理工作的奖惩机制。一个合理适度的奖惩机制无疑可以起到促进作用。建立健全有效奖惩机制可以使档案管理人员足够重视本单位的有关规定，对于那些工作积极，业务精专的档案管理人员要给予适当的奖励。当然一旦出现问题也会进行相应处罚。另外，还可以将绩效考核机制、奖惩机制和晋升机制有效的结合起来，实现三位一体化管理。

2.提高档案管理工作的信息化水平

随着信息化管理工作的逐步推广，档案管理工作也应该紧跟时代步伐，从管理手段和档案内容两方面提升信息化水平。首先是管理手段的信息化，引入相关信息化软件，提高管理的信息化水平。这既有利于档案管理人员提升日常档案管理工作效率，也有利于提高档案使用者的查阅效率。其次是档案内容的信息化，即逐步将一些档案有纸质化转变为电子化，既节约空间成本和空间成本，又有利于档案管理的长时间保存和精细化管理。一要加强相关宣传，改变职工固有思想。单位本身要提高对于信息化下档案管理工作的重视程度，通过各种宣传活动或者专业讲座，让职工认识到新时期下档案管理信息化和现代化的重要性。二要加强技术后台支持，健全信息化下档案安全管理机制。由于很多档案管理的内容十分重要，很多不便对外公开且具有唯一性，因此虽然我们在上文提到了很多关于档案管理信息化的好处，但仍需我们采取相应措施，在最大程度上规避道德风险与技术风险，即黑客、电脑病毒、相关职工操作失误都会给档案管理对象带来风险。这就要求单位建立起健全完善的档案保护制度，对于相关重要的档案资料进行相关的权限管理并对电脑操作岗位进行时时监督，同时安装杀毒软件、设立防火墙、建立远程监控软件。

3.加强对档案管理人员相关信息化知识与技术的后续培训工作

信息时代科技更新速度快，容易产生一些技术性问题，如何保证档案管理人员在工作中顺利完成任务，对其再培训就显得尤为重要了。对于信息技术的相关培训，一方面可以转变档案管理人员的的原有观念，促进本单位档案信息化管理进程；另一方面可以促进档案管理专业知识与信息化知识的融合，提升档案管理人员的综合职业技能。然而我们知道由于不少单位固有的“上有政策下有对策”思想，为保证培训的成果令人满意，这就需要在单位内部定期举行相关档案管理工作的考核，促使职工主动学习，提高自己将档案管理专业知识与电脑知识结合并灵活运用的能力。

三、结语

档案管理工作在单位内部有着不可替代的作用，随着信息化时代的到来，无论是制度建设还是档案管理工作人员的职业技能学习都要与时俱进，这也是在新形势下档案管理的科学化、现代化对我们提出的新要求、新任务。相关单位和部门首先要从思想上高度重视档案管理和档案管理的信息化这两个问题的重要性，建立起科学管理机制和引入机制，提高管理人员的综合素养和专业水平，以适应信息化社会发展的需求，提高各单位档案管理工作水平。

作者：魏丽工作单位：河北省保定水文水资源勘测局