单位档案管理完善思考3篇

第一篇

一、事业单位档案管理现状和存在的问题

事业单位档案管理，因没有受到应有的重视，在实际工作中存在一些问题，制约了管理工作的高效开展，具体分析如下。

（一）档案管理体系不完善

我国很多事业单位都不具备完善的档案管理体系，普遍缺乏规范的管理制度。这种情况下，单位的档案管理人员就不能依照相关章程进行管理工作。比如他们不能按照规范的档案收集范围进行相关资料的收集；不能依照程序规范地将收集到的资料进行归档；不能按照管理细则，对其分类保存等，导致档案的日常管理工作杂乱无章。即使有些事业单位已经建立了档案制度，在具体的工作中也没有依照管理章程办事，随意性很强。可见，建立了档案管理制度的单位也缺乏严格的执行力度，知识档案制度的权威性降低，执行力不足，发挥的制度能效不明显。并且，很多事业单位的档案管理者，职责划分不明确，一旦出现问题，就相互推脱，互不担责的状况，将很多工作置于三不管境地。

（二）管理人员专业水平低下

事业单位档案管理者素质的高低，直接影响管理效果的好坏。当前，我国很多事业单位的档案管理人员专业性不强、技术水平不高。他们中很多都没受过专业培训，对档案的收集、归档、装订、管理程序等都不熟悉。甚至很多单位的档案管理者都是其他岗位借调过来的，身兼数职，他们没有足够时间与精力管理档案工作，平常基本无暇顾及档案事宜，只有上级检查时做做样子罢了，这就造成档案管理处于瘫痪状态。其实，档案管理是一个专业性很强的工作，这些不专业的档案管理者，一方面专业素质不高，并一方面因单位领导对档案管理工作重视度不够，使档案管理人员的工作热情不高，工作态度散漫，导致管理效率低下。

二、加强档案管理的优化途径

（一）完善档案管理体系

制定科学、规范的档案管理体系是做好事业单位档案管理工作的前提，针对当前事业单位档案管理体系中存在的问题，管理人员应积极建立一套与事业单位特点相匹配的管理体系，以促进档案管理工作的顺利开展。在建立事业单位的档案管理制度时，应遵循以下原则：1.应充分分析本单位的具体特点及档案实际，制度条款应体现科学性及合理性。2.档案管理制度应具备可操作性、实用性、方便性等特点，提高其内容应具的规范性与指导性。3.确保档案管理制度不仅可以约束员工，而且能够约束领导。因为单位领导是档案管理工作的楷模，档案管理制度能否落实，领导的行为具有重要影响。4.档案管理制度应具有权威性，可将单位员工与领导的晋升、评级等活动与档案执行情况挂钩，用完善的奖惩制度激励事业单位人员积极执行管理章程。

（二）提高管理人员素质

事业单位的档案管理，是一项专业性、技术性都很强的工作。所以，要想加强档案管理，必须提高管理人员的整体素质。提升管理者素质可从以下两点入手：第一，严把招聘关，吸纳高素质人才加入档案管理队伍。第二，加大对档案管理人员的培训力度，让他们能更熟练地掌握档案管理工作的流程与管理技巧。培训内容主要有两部分：1.对档案管理者进行系统的专业知识培训，并结合单位自身发展特点，使其能将理论知识与档案实情有机结合起来。2.加强对档案管理者职业道德的培养，改变传统档案管理者随意与应付的心态，将完善的奖惩制度纳入档案管理中，激发管理者的工作热情，并严格按照档案管理制度认真完成管理工作的各个环节。为提高培训是要，事业单位必须加大教育培训资金投入，并制定详细的、可行性高的培训方案，条件允许的话可选派优秀档案管理人员到高校档案管理专业进修学习。

（三）优化管理手段

随着科学技术的日新月异，档案管理工作也应积极将先进的信息技术引进工作中来，以提高档案管理效率。目前很多事业单位都很重视档案管理的信息化，并积极创建信息化管理模式。将计算机技术引入事业单位的档案管理，是档案工作进入现代化的重要标志。档案管理工作的信息化管理，使档案目录编制从人工操作转变为计算机操作，大幅提高了检索效率。首先管理者要建立恰当的数据库，然后把纸质档案中的所有内容输入计算机，并按照一定的标准将其归纳分类，所有信息就有条不紊地储存到了计算机中。当需要查阅相应档案信息时，只需要在计算机中输入相关关键词并点击搜索，就能很容易找到所有相关内容。档案管理的信息化，不仅使管理人员的检索变得快捷，还有利于授权的使用者很方便地从终端查找到需要的档案信息并下载，可大大提高档案信息的利用价值。总之，事业单位的档案管理是其日常管理工作的主要组成部分，只有完善档案管理体系、提高管理人员素质、优化管理手段，才能推动档案管理工作的快速、高效开展，才能为事业单位的发展发挥更大作用。

作者：石维嘉工作单位：赤峰市人民防空办公室

第二篇

一、现状与问题

（一）重视程度不够

档案管理在大部分事业单位里面并不被重视，不知道档案管理存在的重要意义，更不知道她是国家历史文化的宝贵财富和国家的重要事业。这也导致了对档案管理工作不能够充分的进行人事，对相关的规章制度不能够好好的实施，最终使得管理工作不够条理，混乱现象严重。

（二）业务基础薄弱

在整体环境下，事业单位的业务基础都不够牢固。比如：已经建立了相关的档案管理方面的制度，当时并没有被认真落实，档案的整理不够严谨和规范，也没有开展档案的相关鉴定工作，擅自决定哪些文件存档哪些文件销毁。

（三）设施落后

单位对档案管理的不重视必定导致相关的部门资金不到位，也就决定了档案部门的相关设施落后。比如：档案库房简陋，办公条件和实施很差，一个办公室多个用处，没有进行接待室、档案室和办公室的划分，档案的现代化信息系统和计算机配置都不够完善。

（四）管理人员素质不高

档案的管理工作要求有很强的政策性和专业性，要求管理人员具有良好的职业道德和专业水平。但是，当前事业单位的档案管理工作人员大部分时间应付单位其他事物，没有很强的档案管理意识；很多单位的档案管理人员调动非常频繁，造成了档案管理工作的不连续性和不稳定性。由于管理人员的专业技术不够成熟，导致了档案的整理、归档、保管和利用等不够专业，对事业单位工作的展开起到了反作用。

二、管理创新

（一）管理制度的建立

要想事业单位的相关档案管理工作能够有效、有序、正常的开展开来，管理制度的建立就需要做出合理和科学的分析，要满足单位的实际情况和需要。在制定相关的管理制度时，要本着实用性强、简明扼要和操作性强的原则，只有方便操作、简单可行和方便适用的制度才能够更好的发挥档案管理人员的工作效率和积极性。制度的建立要以平等性作为主要准则，这是制度能够顺利实行的保障，档案部门不仅仅是执行者也是管理者。在执行各种制度时要公平，真正做到惩罚分明。

（二）深化管理

事业单位应当通过各种学习和宣传来增加档案管理的重视程度，把这个工作放在明显的位置上。单位的领导班子对档案管理的工作要不定期的进行检查，检查要严格，对出现的问题及时纠正并给与耐心的指导。对档案管理工作要进行考核，建立健全考核制度，通过晋级或者降级对档案工作人员进行奖惩。档案管理的工作质量也要设立相应的标准，对标准进行严格执行，只有这样才能够把事业单位的档案管理工作向着规范化和科学化的放心推进。

（三）加强保密工作

档案管理一个最基本的要求就是对档案材料的严格保密，这是档案管理人员必须执行的一项工作。这也同时要求我们建造档案室的时候，要合理选择位置，严格按照相关的规定进行建造，办公室、库房和阅览室要分开建设，库房的门窗要进行加固处理，钥匙要专人负责，并且闲杂人等一律不允许进入库房。阅览档案时要有相关登记手续，不能随便翻阅档案。档案库房室管理人员，要进行相关的正式培训，教授他们相关的档案登记分类知识和存放原则，加密的文件档案一定不能泄露出去，否则会对单位和社会造成危害。由此可见，档案管理的保密工作非常重要，要引起单位的重视。

（四）发挥档案的信息资源价值

要彻底改变传统的思想和工作方式，对档案管理工作态度进行转变，从各个方面利用档案信息资源的有利方面，发挥档案信息资源的最大价值。档案管理工作要加大对单位相关实际情况，对单位的发展历史、个人的大事记录、个人资料等内容进行整理编制，对单位工作的中心进行宣传单位本身的各种经验和业绩，为单位领导的决策提供数据材料，在社会上提升本单位的形象。还可以通过网络增加单位的认可度，促进单位的更好更快发展。

（五）提高人员素质

在当今信息知识的时代，档案管理工作人员的综合素质决定了改工作水平的高低。所以，建立一支专业水平高、稳定的管理人员是提升档案管理水平的必由之路。我们都知道，档案管理要求的实践性和专业性很强，没有一定的工作经验基础，很难适合档案管理工作的高水平运转。所以，在保证档案管理人员稳定的同时，还要加强管理人员本身知识结构和能力素质的提升。既要帮助档案管理人员树立良好的道德观念，还有加强他们的学术水平和信息技术，增强他们分析问题和驾驭知识的能力，培养更多的复合型管理人才，满足不断发展变化的档案管理工作。

三、结语

事业单位档案管理工作的顺利开展需要单位各个部门的配合，既要增加对档案管理工作的重视程度，还要制定相应的规章制度；既要合理选择档案管理场所，又要加强工作人员的保密意识；档案管理工作水平的提高还需要对工作人员全方位的培养，增加他们的知识层面，为单位领导的决策和单位社会认可程度的提出提供必要的帮助。总之，档案管理工作是一项复杂而重要的工作，需要我们认真对待。

第三篇

一、当前人事档案管理存在的几个问题

（一）缺乏对人事档案管理重要性的充分认识

现代管理理论普遍认为，人是管理的主体，同时也是管理的客体。而人事档案是实现“人的管理”的所需信息的主要来源，人事档案可以为用人单位招聘和个人求职提供大量丰富、动态、真实有效的原始资料和数据。人事档案真实地记述了档案人的个人经历、德才表现及发展过程，是客观的、全面的衡量一个人的重要根据重要依据，因此我们必须充分认识人事档案及人事档案管理工作的重要性。近些年来，随着社会开放程度的增加和我国行政、事业单位相关人事制度的改革，人才的流动更加灵活频繁，人们的就业选择越来越多，越来越多的人选择跳槽或者下海，同过去相比，人事档案对人的约束和限制减少，致使有的单位产生了“档案无用”的思想看法。对人事档案工作缺乏足够的认识，忽视档案工作越来越不能满足当今社会的管理需求。

（二）人事档案整理不规范

人事档案管理工作是一项对从业者要求比较高，有很强的技术性的工作。《干部档案整理工作细则》中明确规定了进行档案管理的规范要求，“认真鉴别、分类准确、编排有序、目录清楚、装订整齐”，其目的是要达到“完整、真实、精练、实用”。然而有些单位在对人事档案的规范性整理上仍有欠缺，档案材料混在一起，根本没有理出头绪，甚至有的单位并未对其进行规范整理。

（三）人事档案管理模式滞后

封闭式的档案管理模式是目前我国大多数单位采用的模式，在实际操作中，这种模式可以对本单位的人事档案进行集中收集整理，便于档案保存和保护，但是也存在一定的弊端，即适用范围小，人员一有流动便会大动干戈。随着我国当前人口户籍制度的改革和人才流动的加快，这种封闭式的档案管理模式越来越不能适应时展的需求。当需要对个人档案进行调用的时候会遇到诸多阻碍，限制了整个人力资源在社会的自由流动，同时也不利于实现人才信息在全社会的共享和不同单位之间人才的互补。这种封闭式的档案管理模式，实质上是一种“看守式”的档案管理服务模式。这种模式造成的一种结果是当个人或其它单位需要人事档案的时候，需要大动干戈，牵一发而动全身，造成人力资源的极大浪费。

（四）人事档案管理手段落后

计算机在大多数领域得到了普遍的应用，但是体现在人事档案的管理上，计算机技术的作用尚需进一步的发掘，有些单位的档案管理部门仍处于纸质状态，缺乏现代化的档案管理设备与技术。有的部门已经使用了电子计算机作为档案管理的工具，但是起作用仅仅是局限于名字及档案号的输入、输出与检索管理，但是纸质档案管理手工录入效率低下、易出差错的问题没有从根本上得到解决。另外，在人事档案管理信息化日渐加强的今天，如何保证档案的安全性和保密性也是一个新的课题。由于有的档案部门安全意识未得到应有的提高，对档案内容审查和管理不严，造成信息外泄，甚至造成黑客入侵，导致档案泄密丢失、档案造假的问题，需要引起人们的重视，“造假骗官干部”、共青团石家庄市委原副书记王亚丽涉嫌档案造假并职务侵占和行贿一案就是对此敲响的一个警钟。

二、改革人事档案管理的对策

（一）实现档案管理的规范化、信息化

思想是行动的先导。做好档案管理工作，首先要给予这项工作充分的重视。人事档案管理人员对管好干部人事档案工作重要性的认识，强化管档意识。实现档案管理的规范化，在进行档案整理时，务必要高标准严要求，严格按照国家《干部档案整理工作细则》的相关标准，对人事档案进行分门别类的细致整理，同时要结合当前档案数字化的大趋势，充分利用各种先进的技术手段，实现档案的纸质化向无纸化、数字化转变，建立人才档案数据库，实现二者的有益结合。在档案数字化转化时，也要注重规范化整理，按照国家推荐信息化管理的相关标准，并结合本单位实际需求制定出符合本单位特点的详细管理标准体系。人事档案数据库的标准应当是便于档案的管理使用的，在建立过程中要充分注重尊重标准与实用性的结合。

（二）提高档案管理者素质

档案管理者需要不断提高自身的综合素质和业务能力，通过培训、自学等方式，逐步掌握人事档案科学管理的原则方法，提高档案管理的效率和质量。信息时代，档案管理者还要掌握必要的信息网络技术，寻求更高效率的档案管理模式。同时还要掌握必要的政治理论和国家法律法规，培养良好的职业道德，坚持原则，照章办事，严格履行档案管理和使用程序，为各部门单位选人用人把好第一道关，以实际工作服务于民、取信于民，为党和人民的事业保驾护航。

（三）探索建立开放式人事档案管理模式

当前的封闭式档案管理模式已越来越不适应时展的需求，于是开放式的人事档案管理模式被许多专家学者提出来。这是适应社会主义市场经济发展的一种新模式，能够对原有的档案管理模式起到补充作用。应该说，目前原有的档案管理模式并未退出历史舞台，因其具有私密性好、档案管理更加安全的优势，与这种档案管理模式相比，开放式的人事档案管理模式具有服务面广的优势、更加适应于当前社会化的人才流动趋势，而且更加符合信息化潮流，与计算机网络技术发展相得益彰。以医院为例，人员身份不再是单纯的干部身份，聘用制人员数量占多数，这类人的人事档案内容多为其工作业绩、个人特征等方面信息，原先的政治色彩不再浓厚，另外，聘任制下人员流动频繁，人员构成变得复杂，开放式的档案管理模式在这种情况下更加如鱼得水，人员“身份管理”逐渐被“岗位管理”所代替，“单位人”变成了“社会人”，从而更加适应市场化的趋势，有利于人事档案的动态管理。人事档案管理工作至关重要，那种认为档案无用的思想是极端错误的，要从根本上扭转这种错误观念，我们要从档案管理模式、管理体制等方面进行根本变革，使其符合社会发展和人才交流趋势，符合社会经济政治发展的需求，为人才在全社会的更好的有序流动提供保障。

作者：郭全美李师麟工作单位：山东省寿光市上口中心卫生院