卫生监督档案管理思路

1卫生监督档案管理工作现况

1.1卫生监督档案的重点发生变化

卫生监督事业从原有卫生防疫站转变为卫生监督局（所）后，工作职能从原有的以专业技术为主转变为执法和监督档案为主，从原来健康监测为主的技术业务转化为日常监管执法事务为主，因此档案的内容和重点发生了一系列的变化，因此在档案的分类管理、预立卷和立卷管理、档案收集的重点内容，档案的收集重点也发生变化。

1.2卫生监督档案管理的配套机制未充分建立

卫生监督事业体制改革经过十年后，在卫生监督业务发展上取得了辉煌的成就，创建了科学高效的监管模式，打造出专业引领的执法队伍，培育了富有时代特色的卫生监督精神，档案管理工作作为后台性的业务和基础性的业务,因此往往处于较为次要的地位，在档案的管理机制上仍显滞后。仍然存在档案组织体系建设不够完善，档案管理制度需进一步改进创新，档案信息资源开发力度不够，服务卫生监督事业的渠道和方式拓宽不足，档案管理仍停留在收集实物档案阶段，电子档案和实物档案“双轨制”集中管理机制仍未建立，对专业档案、特色档案、重大活动、重大事件等的文字、声音、影像档案的收集力度仍旧不足。

1.3卫生监督档案管理的硬件设施和软件配套上仍有待提高

由于办公场所面积所限，卫生监督档案管理人员大多是兼职,工作重心主要为日常监管执法事务,也制约了卫生监督档案管理的发展进程。如部分卫生监督机构尚未建立专用档案室，部分单位档案室面积偏小，档案工作人员的专业素质和服务水平较差，思想上对档案的重视程度不足等，上述问题已无法适应新时期卫生监督档案事业发展的需要，也直接制约了为卫生监督事业服务的动力和创新力。

1.4卫生监督档案管理的科技含量不高

在许多基层监督机构的档案管理上，仍使用手工整理档案的操作模式,档案的收集、整理、立卷、归档基本上是通过手工操作,一方面整理工作量非常大,影响工作效率,另一方面在查阅、借阅档案上极不便利,在很大程度上影响了档案的准确查询和准确应用,影响了档案价值的充分发挥[1]。随着社会的不断进步和卫生监督事业的不断发展,卫生监督档案包涵的范围越来越广,档案科目越来越繁,新的档案载体越来越多，仅仅依靠手工劳动已不能跟上时代的步伐，而仍未能将计算机、扫描仪、光盘存储等技术运用到档案管理中,严重制约管理效率和利用效率的提高,档案管理工作的信息电子化进程较慢,已不能适应社会发展和改革开放形势的要求。

2加强卫生监督档案管理工作的对策

2.1明确卫生监督档案管理的科学指导思想

坚持科学发展观，以服务卫生监督事业发展和卫生执法工作需要作为推动档案事业科学发展的主题，建立档案管理创新体制，积极提升档案服务水平为目标，在现有发展阶段的基础上，追求新的发展、实现大的突破，全力推进档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系建设，优化档案管理体制，拓展档案工作领域，提升档案管理在卫生监督事业发展的影响力和贡献力，逐步形成领导牵头、架构清晰、职责明确、责任到人的档案管理体系。

2.2应用提升档案管理工作效率的信息技术手段

随着信息化时代的到来，信息化建设的重要性日益突出，信息化水平已成为衡量一个单位、一个系统现代化水平和综合管理水平的重要标志以及能否进一步加速发展的重要基础，因此，卫生监督档案管理要跟上时代的步伐,档案管理技术和手段也要不断地更新和发展,实现档案管理信息化和自动化。档案信息化是档案管理模式从以档案实体保管向以档案内容为重点的数字化信息管理，并以数字化信息为主要形式向单位内部、社会提供利用服务为重点的转变过程。这一转变过程充分依托现代信息技术装备，从而极大地提高档案管理和利用的现代化技术水平，启动卫生监督档案管理系统的开发和纸质档案数字化工程，通过电子软件等现代化信息设备，将档案资源及其管理过程数字化,建立区域性、专题档案目录数据库、纸质档案全文信息库、多媒体信息资源库，完成所有照片、录像、录音档案的数字化工作[2]。通过信息系统加工和计算机网络的传输,实现档案资源的合理配置与有序开发,从而实现档案信息资源的共享。实现档案在线归档、查阅、统计分析等多种功能，方便利用者查询和利用，与日常业务紧密结合，为档案信息的及时利用提供了保证，操作简单、使用方便，通过数字档案助力一线监督执法工作，促进政府信息公开、提高卫生监督日常监管效率，从而提高档案信息资源的利用率，最大限度发挥档案信息资源的效能。

2.3建立卫生监督档案人员的科学培养机制

卫生监督档案工作既具备科学性、学术性,同时也具备政治性、保密性。档案工作不止是机械整理，同时也是发挥主观能动性的脑力劳动[3]。因此，必须着力做到以下两点：①提高卫生监督档案工作者的政治素质。档案工作的特殊性要求档案工作者要以卫生监督大局为重、无私奉献，甘做无名英雄。②要加强卫生监督档案业务培训。卫生监督档案管理具有很强的基础性、技术性的特点,在档案管理工作中,档案收集、立卷、归档和安全保管等有复杂的技术规范。因此,应大力加强对档案人员的业务培训,档案管理人员也要自觉学习档案专业知识，同时，各单位也要把档案业务培训列入卫生监督的整个培训计划中,不断提升档案管理人员对档案的收集、整理、立卷、归档、鉴定等基础知识的学习,以适应档案工作的需要。

2.4优化档案文件的集中管理机制

①完善档案集中管理机制。建立健全文件整理、移交、保管、利用、鉴定、销毁、向档案室移交的流程和规范[4]，探索建立卫生监督档案集中管理模式。②探索电子、实物档案“双轨制”集中管理机制建设，建立专题档案数据库、多媒体信息资源库，完成所有照片、录像、录音档案的数字化工作，实现电子文件与纸质文件同步运行的“双轨制”归档管理。③加强重大活动和重大项目档案工作。加强专业档案、特色档案、重大活动、重大事件等的文字、声音、影像档案的收集工作。

2.5积极开展档案管理的宣教工作

①档案管理部门应根据卫生监督各业务部门的职能,明确应归档文件范围,增强卫生监督员的档案意识,提高对档案工作的重要性的认识,检查实际执行情况,把档案管理作为年度绩效考核内容之一。②档案管理部门应利用多种机会，采用多种形式,争取领导的重视，经常性地开展档案知识和档案法制宣传工作,采取新闻报道、网站消息等方式档案工作的进展情况，形成全员关心档案管理工作的共识,积极参与档案工作。③建立奖惩激励机制，表彰、奖励材料收集齐全、分类准确、组卷合理、归档及时、利用得当的部门和个人,促使立卷归档制度的规范执行,逐步使档案管理工作规范化、科学化。

3结语

卫生监督档案管理是一项涉及多层面、多领域的工作,具有参与卫生监督管理的必要性和体现价值的长期性。因此，在档案管理上要紧跟时展，紧扣时代主题，以高度的责任感和改革开拓精神,以卫生监督科学发展为行动指导,转变思想观念,勇于创新,加强与卫生监督专业业务之间的相互协调、紧密配合,形成良性互动,共同推进卫生监督事业的健康快速发展,为新时期卫生监督事业发展作出新的贡献。

作者：李贤冠工作单位：深圳市卫生监督局