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略谈档案管理工作变革

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一.档案管理创新的思考

1创新工作人员考评机制。在大多的情况下,机关对于档案管理人员的考评机制与其它的技术和管理人员,并没有单独的标准。这种机制对于其它人或许有利,它会将这种“利”直接转化成工作钻研和管理的激励,使其能够更加投入的进行工作。不过,对于档案管理人员而言,档案管理工作很少涉及到研究的领域,很少能够在日常生活中得到突破性的创新,长期的传统思想在某种程度上得到了束缚,还有重要的一点是,档案管理工作主要是以服务性质为主,利用同一标准对待不同类型工作的职员,有所欠缺,这样对于档案管理人员的积极性是一个很大的压制。因此机关需要在考评机制上有所创新,这样可以在一定程度上激发他们的积极性。

2创新档案保管环境。信息化社会的到来,档案的保存也开始实现信息化,因此对于档案管理的硬件设施需要进一步加强。目前很多的机关在档案管理的过程中还是依赖于传统的档案保存形式,总是认为纸质的较为真实,这样一来,对于信息化手段档案保存和管理的学习和其他的计算机硬件和影像保存设备就忽视了,但是在现代化信息社会,音频影像等信息数据资料已经成为档案保存的主要部分。在这种大的环境下,只有进一步提高管理人员的专业素质,完善并且优化档案管理环境,提高工作效率。首先要做的是,改善档案室的自然环境,主要在温度和湿度上控制。还有就是在电脑安全上也要加强,主要是避免机密文件被盗和丢失,主要是通过两个方面来进行控制,首先加大对信息网络的监控力度,定时的对文件储存设备进行杀毒;再就是机关加大自己的管理系统的开发,使加工后的电子档案能够在档案管理系统中实现模块化管理,并且能够实现全文检索和对权限的控制。

3创新档案搜集管理制度。档案是机关处理日常事务和人事管理中形成对企业和国家有着重要保存意义的文献材料。对于档案的搜集需要有着相应的完善制度。实现一个完整的档案搜集制度需要做到三点。第一,在给单位中需要建立相应的档案信息搜集点,有专门的人员来负责该单位档案信息的搜集、整理,这样极大的加快档案的搜集工作,并且能够形成专门的板块,减少档案生成周期;第二,规范完善档案管理过程中的各个环节,从档案信息的收集、整理以及请对和归档的每个过程都要执行相应的规定,在主管领导的审批同意下,才能完成后续工作;第三,对于档案搜集实现奖励制度,对于主动发现有价值档案的工作人员给予一定的奖励,并且积极鼓励管理人员利用创新方法来实现档案管理和搜集,这种鼓励可以是精神和物质上。只有在档案搜集制度中不断创新改进,才能为档案的质量和数量保驾护航,更好的为机关档案工作发展服务。

4创新档案服务方式。档案工作的重心在于服务,档案工作也只有通过服务来发挥其作用,因此可以在档案工作的服务理念上有所突破,这样才能更好的实现档案事业与机关工作完善的相互促进的关系,使得档案事业能够走上健康发展的道路。具体的来说,档案服务方式主要把握两点:第一点,在服务内容和范围上要创新,档案管理人员可以对档案信息资料的整理、研究和发掘,通过提炼和精选具有深层次开发价值的信息档案,及时提供给利用者,使他们能够在这些档案信息中找到灵感,实现信息资源与生产力的转化。第二点,主要是在服务方式上的创新,主要是作为第一点的补充,着力于人员素质的培养,是他们在工作中保证较高的业务水平,适应新的服务方式。

二.结语

档案管理关系到机关工作能否顺利进行,这也就使得机关档案管理需要不断的进步,它的进步点也就是需要档案工作不断创新,这样才能够帮助机关完成社会给予的挑战。

作者:张小杰 单位:吉林省辽源市人民防空办公室

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