浅析怎样实现档案工作的信息化

时间:2022-07-31 11:10:33

浅析怎样实现档案工作的信息化

综上所述,实现档案信息化管理就显得尤为重要。要实现档案信息化管理,需要从以下几方面着手:

首先,要明确档案管理的工作责任。建立完善的归档制度、保密制度、备份制度、查阅制度及监督管理制度,一方面要有较强的操作性,另一方面要有一定的约束力,确保档案管理工作的规范有序。这样才能使档案信息化管理有序的进行下去。①归档制度,形成档案后,需要及时的将档案进行整理、分类和编号,然后将其归入档案系统;②保密制度,大部分档案具有保密这一特性,只有相关人员才能查阅,一旦档案发生外泄,就会给国家、单位及个人造成极大的损失;③备份制度,形成的档案,根据其重要性的等级,及时备份,以防重要档案的遗失。④查阅制度,档案的保密性决定了查阅档案需要执行严格的查阅制度,这样才能保证档案的安全;⑤监督管理制度,以上的各项制度,需要在一定的监督管理下,才能有效的实行。

其次,要有足够的技术力量支撑。对于档案日常的维护、安全的保护和故障的处理都需要高技术的支持。这就需要配备质量可靠、性能优良的硬件设备,然后有优秀的设计人员设计开发出具有实用性管理档案信息的软件,最后要形成一体化管理的网络系统。档案信息网络平台建立以后,也要投入一定的技术力量去进行日常的维护。随着时展的需要,要求对软件及时的更新和升级。

第三,要有充足的资金。档案信息化建设的投入非常大,需要一套全面的网络平台和整套的设备来实现,这就要投入相当大一部分资金作为保障。光依靠自身的投入远远不够,这需要通过与相关部门沟通协商,共同承担。

第四,要有一定规模的档案数据库。数据库数据太少那整个系统就只能是摆设,使用价值也相应减弱。把各种依靠物质载体的档案信息转为数字化信息,全面建立档案一体化系统,实现资源共享。传统档案由于不能做到资源共享,大量的档案信息存于档案室内,想要寻找和查阅档案比较困难。数据库的规模和内容,决定着档案信息化建设的实用性。数据库的建立,要体现其便捷性,安全性和实用性。只有符合了这三点,才能称其为一个完整有效的档案信息数据库,也才能发挥档案信息数据库的作用。

第五,要使档案信息化建设标准化。档案信息化建设要有一定的标准,才能使档案信息化的在社会上全面推广,如果没有标准,档案在不同的管理系统和操作平台不能实现兼容和统一,那么费钱费力的档案信息化就没有实现的意义。这样,会出现重复劳动的现象,造成人力和财力的双重浪费。不仅如此,最主要会影响档案信息化实际的开发效效果。最后,要有现代化的档案管理人才。信息化管理对档案管理人员在业务方面,技术方面,管理和责任心方面都有更高更新的要求。业务方面,要有一定的业务知识,这是档案管理人才最基本的要求,不难达到;技术方面,这是对档案管理人才新的要求,其中包括计算机操作、数据库建立、图像信息处理等多方面的知识;管理和责任心方面,这是对档案管理人才责任的要求,档案信息存在一定的保密性,在管理方面出现一点的漏洞,就有可能造成档案信息的泄露,大到国家小到单位及个人造成难以挽回的损失,所以管理制度要严密,管理人要责任心极强。抓好在职档案管理人员的培训和进修,使其整体知识结构水平达到信息化要求。

传统档案即使有完善的工作制度,在日常传递和存档过程中也极易发生丢失现象,所以建立规范的档案信息化体系,健全严格的档案信息化管理制度,完善安全的档案信息化措施,使档案信息化能够方便的利用在日常的档案工作中。总之,加快档案信息化网络建设,在如今知识经济时代,可以有序进行信息资源的整合、加强信息资源的开发利用,促进信息资源政策法规及标准的制定,提高信息资源的利用,使档案信息化实现从传统向现代的转变。综上所述,实现档案工作的信息化是当前发展的一个必然趋势,也是档案工作由人工动手整理向人工计算机操作的方式转变,深刻认识到加快实现档案工作信息化重要性,才能更好的使档案信息化得以发展。

本文作者:裴锦荣工作单位:太原市塑料研究所