浅析疾病预防控制档案的运用

一、10年来疾病预防控制档案的利用状况

州疾控中心自2002年成立以来，根据单位工作需要及国家档案工作的相关要求，设置了综合档案室，购买了档案密集架，配备专职档案员，并于2007年达档案管理省级标准。

1.档案利用情况

笔者选取了州疾控中心2002-2011年档案室保存的档案和档案借阅记录，将所有档案分类，统计借阅次数、目的及使用情况。10年间，共利用档案室档案672人次，1484盒次。其中文书档案349人次，528盒次；仪器设备档案158人次，377盒次；会计档案19人次，141盒次；个人技术档案90人次，366盒次；基建档案41人次，72盒次；实物档案12人次；印章档案3人次。截至2011年，档案利用人次排前三位的分别是文书类、仪器设备类、个人技术类档案。文书档案中包含了党政管理、人事管理、科研培训、健康教育、卫生监测检测、疾病预防控制、慢性病防治及免疫规划等。

2.档案利用目的和成果

疾病预防控制档案门类多、范围广，专业性强，每份档案都是专业人员长期工作中积累形成，这些原始资料对工作的开展、疾病的预防、科学研究等都具有较高的使用价值。根据疾病预防控制档案的利用情况，可以粗略地划分为几种目的：为拟写各种文件材料作参考，核实查询业务技术、申报科研成果、撰写专业技术论文和编写志书，为一些重大事件如鼠疫、结核病项目、艾滋病项目、计量认证考核、卫生检验监测、编写志书等提供实质性服务等。我中心利用档案资源对各种流行病、传染病进行长期的、日常性的监测，定期分析各类流行病、传染病动态，了解疾病在辖区内的人群分布、地区分布和时间分布。如2003年突如其来的传染性非典型肺炎、2008年人禽流感呼吸道传染病疫情、2009年红河州首例甲型H1N1流感病例等突发公共卫生事件都是通过利用日常工作中所形成的文字、声像等不同载体的档案材料，及时地了解掌握疾病的传染源、传播途径、人群易感性、疫源地及流行过程，发现和分析出疫情流行规律，及时采取干预措施，有效地控制了疾病的传播。通过利用疾控档案编写了《红河州卫生事业五十年》、《红河州突发公共事件及传染病疫情处置应急预案汇编》等，有力地支持了全州的疾病控制工作。州疾控中心档案人员通过编制档案专题目录、案卷目录、专题介绍等，介绍所存档案的内容和利用价值。如我中心的《2006年至2009年红河州流行性感冒流行规律探索研究》、《红河州特定高危人群艾滋病流行病学研究》、《红河实施现代结核病控制策略效果研究》等十多项科研课题研究，都是通过对各种传染病、地方病、流行病的调查报告、原始记录的统计分析寻找疾病的发病规律、流行途径、预防措施等，提供详实的第一手资料研究而成的。这些课题为控制和消除传染病提供了成功的经验和范例，保障了人民的身体健康，提高了人民的身体素质，其社会效益与经济效益显著。

二、档案利用工作中存在的问题

1.自我宣传不够

不注意对室藏内容的宣传，对档案利用后所取得的社会效益和经济效益宣传不够，导致部分职工误认为把平时工作中形成的档案存在档案室毫无意义，无价值可言。

2.重保管，轻利用

长期以来，档案工作就是收集保管档案，领导对档案的评价也把收集保管情况作为衡量档案工作完成好坏的标准。因此，尽管利用疾控档案取得了一定成果，但大量的疾控档案信息资源还有待开发利用，档案的作用没有充分地发挥出来，并且档案工作人员整日忙于收集、整理、防虫等工作，而利用工作仍旧停留在别人来查什么，我就提供什么的被动服务上。

三、疾病预防控制档案开发利用展望

1.更新理念，提升档案资源利用水平

随着国家经济和社会的快速发展，公众健康防病意识的提高，基层的疾病预防控制档案工作应走出“自我封闭”、“被动利用”的旧管理模式，树立为构建和谐社会服务，为大众服务的思想，丰富室藏，科学管理。积极编写档案专题汇编，主动、科学、系统地开发利用各类档案信息资源，为各项疾病预防控制工作提供高效优质服务。

2.利用档案资源，提高为社会服务的能力

要充分利用现有的疾病预防控制档案信息和人力资源，在当地举办各种疾病防治科普图片展，多媒体演示。如制作各种贴近百姓生活的健康教育、疾病预防的宣传单、小册子，把防病知识送进社区、农村。组织经验丰富的疾病预防专家，深入基层与民众面对面交流，做好疾病的咨询、科普工作，提高百姓防病意识，使疾病控制、公共卫生安全得到行之有效的落实。

3.全员参与，提高档案利用效益

档案工作需要全体人员共同参与：首先档案的形成过程需要单位领导、科室领导、文书人员、档案员等的密切配合，严格按照有关标准和要求共同完成公文处理和文件的归档及档案管理工作，才能保证档案的完整性、统一性。其次，单位的全体人员是档案的直接受益者，只有全员参与档案的借阅使用，档案管理才有意义。并且档案的管理离不开领导的支持，必须纳入工作日程，保证必要的办公条件和设备，支持档案人员的工作，积极支持档案人员参加培训，把他们的主观能动性最大的发挥出来，从而提高档案的利用效益。

4.积极采用现代技术，提高档案信息化管理能力

随着各种突发事件、传染病的暴发，新病种的不断出现，对预防控制疾病信息的需求量及系统性、时效性提出了新的更高的要求。在信息技术高速发展的今天，基层疾控机构在疾病控制、检验检测、科研、健康教育等活动中形成了大量的原始资料，其中还伴有电子技术信息资源，原有传统、单一的档案管理模式已很难适应社会发展的需求，因此，应加快基层疾病预防控制档案信息网络建设，提高档案信息化管理及利用能力，使基层疾病预防控制中心能快速、准确地掌握疾病预防控制信息，及时分析预测疾病发展趋势，制定有效的预防控制对策，防止疾病的发生与传播。疾病预防控制档案信息化管理同时也有利于疾病预防控制机构间的相互联系，实现档案信息资源共享。

本文作者：刘雪玫工作单位：红河州疾病预防控制中心