浅谈档案信息化在工程档案的运用

1工程档案信息化管理与传统管理方式之比较

统一工程档案整理及装订要求，对工程档案纸质载体归档工作进行辅助配合。档案数字化是档案信息化管理的前提，2011年为响应国家电网公司档案数字化工作要求，在工程档案归档工作中推行纸质、电子双轨制归档管理，对2011年在建工程档案进行全面数字化推广。在工程档案数字化过程中，我们充分利用国家电网档案信息管理平台系统提供的网上借阅功能、施工单位在线授权后的数据录入功能及数据统计功能和项目管理功能，使得数字化后的工程档案利用率迅速提高，尤其在工程结算、决算工作中得到了充分的体现。在工程档案数字化应用推广过程中，我们对工程档案信息化管理方式与传统管理方式特点进行了比对（如表一）。从表1中可以看出，档案信息化管理方式明显优于传统管理方式，无论从工程档案的管理还是从工程档案的过程管控来说，都为档案工作者提供了便利条件。因此，在工程档案管理中推行档案信息化管理方式是切实可行的。

2信息化背景下工程档案管理的工作建议

通过工程档案信息化管理方式与传统管理方式比较，同时考虑各信息系统的全面应用、推广，工程档案来自各方面的电子数据也将不断增加，在今后的工程档案管理方式中应以档案信息化管理为主，传统人工管理为辅，两者互相借鉴、互相补充，这应该是工程档案管理工作的一个发展趋势。但在向这个方向迈进的过程中，建议做好以下工作：（1）集中利用一段时间，逐步对原有库藏工程档案开展数字化工作，一方面以提高国家电网档案信息管理平台系统中工程档案可利用数据，以逐步提高利用率。另一方面也是对库藏工程档案进行的一次彻底盘查、清点工作，摸清“家底”，理顺库藏纸质档案。（2）对今后的在建工程，档案工作者要主动出击，及时与各项目主责部门沟通，及时了解工程实施进度，在工程开工同时及时在国家电网档案信息管理平台系统中对相关单位进行数据录入授权，确保工程资料及时上传系统，监督工程进度，及时跟进、缩短工程后期的结算、决算工作，以彻底改变工程实施中的“重进度、轻资料”工作方式。（3）做好国家电网档案信息管理平台系统各类工程档案类型管理工作，明确管理要求及分类、整理规则。

3总结

国家电网档案信息管理平台系统的推广应用，为工程档案的管理、利用工作提供了新的工作思路，同时也对我们档案工作者的信息化工作能力提出了更高的要求。希望大家充分应用国家电网档案信息管理平台系统各项功能，逐步摸索其潜在功能，提高工程档案管理水平及利用效率，同时逐步提高工程档案信息化管理水平。

本文作者：徐媚高艳工作单位：新疆昌吉电业局