高校档案信息化建设策略探析

1高校信息化档案建设的现状及存在的问题

1．1对于档案的认知不全面，导致许多信息资源未能得到有效开发

档案的门类分为很多种，大到学校领导阶层的决策，小到一节课的课堂记录，从校内活动的策划文件，到教师的备课笔记，都是档案的一部分。有些学校只注重校内的文书档案的归纳整理工作，而忽视了其他重要的方面。这样直接导致的后果就是学校损失了相当一部分日常教学管理方面的工作经验。以后再做类似工作的时候，得不到相应档案文件的经验支持，所有的工作都要从头开始。浪费了很多工作时间，降低了工作效率。而对于已经归档的文件，大多数高校对它们的数字化管理也不到位，在进行数字化检索的时候，一般只能对其标题、目录等基本信息进行操作，而对于档案的具体内容，则无法快速、准确地查找到位。这就是由于档案的信息化程度不高造成的。却因为检索原因而导致找不到我们想要的档案文件，这是对已经归档的档案资源的一种浪费。

1．2对档案管理人员的选拔要求不严格，造成档案管理人员的水平参差不齐

随着高校扩招的全面展开，在校人员的数量不断增多，加上相应的学校开展的配套教学活动、体系建设、科研等工作量逐步加大，从中产生的档案资源数量有了显著的增多。许多档案管理人员之前从来没有受到过相关专业技术的培训，他们所做的工作就只是千篇一律的归档工作。这对于档案的信息化建设而言就远远不能满足工作需要。而这一批档案工作人员的职业素质也使得档案的保密性无法得到切实的保障。所以，档案管理人员的专业素养亟待提高。

1．3档案信息化建设的标准规范和法律法规还不健全

由于高校是一个复杂的大环境，其中档案资料的来源也是多种多样。如何把它们统筹管理，是否有行业内的标准规范？答案是否定的。现阶段大部分高校的档案信息化建设都带有该学校的本地特色，管理方式多种多样，这样不利于高校之间档案管理工作的交流，也更不用说建立行业内的标准规范。另外，即便是同一高校内部的不同体系之间，它的档案管理模式也大不相同，例如：教工评价系统、图书馆借阅管理系统、学分统计系统、人事系统以及选课系统等等。这些不同的系统往往都是各自独立的档案信息化数据架构，相互之间的数据不能良好地调用，且操作方式也可能不同。这样也不利于校园内部档案的统筹管理。同时，数字化档案也一定会依托于互联网这个平台。由于互联网的开放性特征，以及网络技术上的局限性，许多档案的保存无法做到百分之百的安全，于是也就不能保证没有针对互联网和数字档案资料的人为不道德的行为，但由于没有相关法令条文的约束，不能把这些行为视为违法，例如网络黑客入侵甚至档案管理人员窃取机密档案文件等等，而且，档案本身的真实性、唯一性也无法得到法律上的保障。

2对高校信息化档案建设的建议

既然我们已经分析出高校信息化档案建设存在上述问题，就可以针对上述问题提出相应的解决方案。

2．1提高对高校档案信息化建设的认知度

目前为止档案信息化得不到发展的首要原因就是高校认识不到它的重要性。要想把它的重要性体现出来，首先就要从高校领导阶层着手。高校领导及档案负责人要积极学习，认识到现代化、数字化、信息化对于档案系统建设的充分必要性，也要意识到档案作为学校工作经验和文化底蕴载体的价值性。只有充分认识到档案建设工作的根本所在，才能立志把档案信息化建设做到位。从领导做起，把档案信息化建设纳入建设现代化、信息化校园的重要组成部分，提升档案信息化建设的战略高度。另外，要充分意识到档案资源的重要性。在自己看到重要性的同时，加强对档案重要性的宣传学习，使人人都要有档案意识。最后，要建设合理的高校档案信息化建设制度。统一校园内部档案数据库层级，使得数据能在全校内部统一存储，统一调用，且在不同的数据库平台上也可进行检索操作。如此来规范信息化档案在学校范围内得到更好的应用。

2．2确立行业标准

前面我们已经提出了档案信息化建设缺乏行业标准的问题，那么解决问题首先要弄清楚行业标准都包括什么样的原则。一般地，行业标准从两方面入手，软件与硬件，这里放到档案信息化建设上面来，软件方面就是：制定专业名词标准、代码标准、数据结构层级标准等等，硬件方面就是：服务器的硬件配置标准、安全级别标准、传输速率标准等等。我国的档案信息化标准现在正在处于起步阶段，相信在不久的将来，这套标准能够造福我国档案信息化建设的发展进程。

2．3加大对于档案信息化建设的经济投入

在这里，分2个方面讲，①要加大对于信息化建设所需的硬件投入，即信息化所需的现代化设备以及专业的数据库管理软件，这些是对于提高高校档案信息化建设所需要的先行条件。②要加大对于信息化建设所需的人才投入，即学校出资，高新聘请或者培训专业的档案信息管理人员。这些人员不但要专业技术扎实，同时职业道德也要高尚。这些人才要用于建设统一的服务器数据架构、优化档案检索操作以及提高档案数字化程度。通过这些复合型人才的努力，使得高校内的档案信息化建设得到初步的成果。之后，在这些人才当中，着力培养创新型技术人才，使得信息化技术不断进步，不断完善。

2．4加快完善数字化档案，以便更好地管理

档案信息化建设，其核心就是将现有的档案转变为电子数据，将这些数据统一存入资源库来方便对档案的管理和应用。所以，在数字化档案硬件架构建设完毕之后，要集中将现有的档案转变为数字化档案来统一存入数据库，对于之后的工作中产生的新档案，要求直接保存为数字格式，定期并且按照一定的顺序存入数据库。通过对数据库的完善，来完成档案数字化进程。之后就可以根据所需档案的关键词来对档案进行检索和调用，大大减小了管理工作的复杂程度。

2．5建立统一的档案信息通讯平台

在将档案数据库完善之后，我们所需要的就是一个平台来方便我们对已有的档案文件进行操作，这就需要我们建立一个操作平台，这个平台要实现的功能是：统一存储新的数字档案、检索和调用数据库文件、与校园办公学习环境对接，使不同的人通过不同的权限浏览档案内容等等。平台建立之后，要安排熟悉档案管理和计算机网络技术的人员对其运行进行管理和维护，确保平台运营的正常、可靠。

2．6确保档案信息安全

由于信息化建设，所有的档案都会变为数字信息，并且存储在与互联网相连接的服务器上，那么信息安全问题就必须要解决。①一般情况下，档案的应用人只需要从数据库中调取档案信息方便查看，但往往会忽略档案的保存问题，只有在检索不到某一文件的时候才想起来当时的档案信息没有做好保存。所以，一定要对数据库当中的信息保持关注，以防信息丢失，要应用好数据存储手段，做好重要信息的安全备份。对于一些不法分子的防范，以是要采用更先进的网络技术，②要对数据库的访问和数据提取做限制，针对不同的人群，要采用不同的限制级别。这样，就能尽最大可能地保证档案信息的安全。高校的档案信息化建设是作为现代化高校的必由之路，我们面对它时，不要觉得困难，只要我们提高自身认识，有信心并且足够努力，相信高校档案信息化建设定能取得圆满的胜利。

本文作者：曾丽芳工作单位：广东女子职业技术学院