怎样完善企业档案管理科学化

摘要：本文从分析档案管理的内涵入手，从信息化建设、基础工作、人员技能、物质保障四个方面分别展开论述，就如何在当今网络化社会下促进企业档案管理工作的科学化、规范化进行了探讨。

关键词：企业档案管理信息化建设基础工作创新能力保障手段

档案管理也叫档案工作，是对档案实体和档案信息进行管理并提供利用服务的各项业务工作的总称。它存在于我们生活的方方面面，我们的工作、学习都离不开它。

比如，对企业而言，存在着各种形式的企业档案，它是企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料，并最终以文字、图表、音像等形式被保存下来。对企业档案进行有效、科学的管理具有十分重要的意义。科学、有效的企业档案管理工作不仅能够真实客观地反映企业的历史面貌、促进企业的科技进步、提高企业的经济效益，而且能够维护企业的权益、提高企业的社会效益。反之，没有好的档案管理，会造成企业相关记录的混乱，严重时甚至会造成企业经营的短期混乱。显而易见，做好企业档案管理工作必须成为企业管理不能懈怠的一个环节。

一、档案管理的内涵

档案管理的对象是档案，服务对象是档案利用者，所要解决的基本矛盾是档案的分散、零乱、质杂、量大、孤本等状况与社会利用档案要求集中、系统、优质、专指、广泛之间的矛盾。社会对档案需求的满足程度取决于档案管理水平的不断提高，档案管理水平则要适应不断增长的社会需求。二者处在从不适应到适应的不断矛盾过程中，从而推动档案管理工作向前发展。从几千年档案管理的历史来看，档案管理是由非独立系统到独立系统、由简单管理到复杂管理、由经验管理到科学管理、由手工管理到计算机管理、由封闭系统到开放系统而发展的。

档案管理的具体活动主要包括档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用的活动，分别为档案收集、档案整理、档案价值鉴定、档案保管、档案编目和档案检索、档案统计、档案编辑和研究（见档案文献编纂）、档案提供利用。这8项工作的划分只是相对稳定而不是绝对的，也有分为6个环节的，也有分为基础工作和利用工作两大部分的。由于现代档案管理工作已成为复杂的系统，故也有按多层次进行划分的方法，其第一层次分档案实体管理和档案信息开发两个子系统，各子系统又下分若干层次小系统。档案实体管理分收集、整理、鉴定、保管、统计等工作环节；档案信息开发又分信息加工和信息输出两部分，信息加工由编制目录、编辑文汇编和编写参考资料构成，信息输出由提供阅览、复制、咨询、函调、外借、出版、展览等多项服务活动构成。整个档案管理系统及其子系统在运行中都形成反馈机制。档案的管理现代化，将对档案管理工作的结构产生新的影响。档案管理的最终目的是提供档案信息为社会实践服务，档案管理系统的结构即根据这一目的而设置。其中每项工作都必不可少，并有一定程序。它们组成一个有机整体，为实现档案管理系统整体功能而发挥各自的作用，同时也相互关联、相互制约。

二、加快企业档案管理信息化建设

随着信息技术的高速发展和互联网的普及，数字信息的网络化应用已遍及人们工作和生活的方方面面。档案管理自古以来就是社会发展不可或缺的一面，它当然也不可避免地受到信息网络化的冲击，相应地也就产生了信息网络化与档案管理的互动，因此有必要通过分析信息网络化所带来的新的档案管理方式方法的变化，以更好地做好网络化时代下的档案管理措施，更好地为现代化建设服务。

实现企业档案管理的信息化，首先要加强基础设施建设。通过数据中心机房建设、服务器购置、企业局域网建设、企业广域网建设，从而做到方便快捷地开展档案管理工作。档案信息管理化能覆盖企业各部门和各分公司，使档案信息能快速地在全企业进行资源共享。其次要注重档案管理系统的建设和应用。企业要使用档案信息管理系统，采取数据库服务集中，系统分布的方式进行部署，这样可以保证档案数据的同一性。档案管理系统能够集成到企业的信息管理平台中，可以很方便地从信息管理平台中打开档案信息管理系统，查询结果可以生成档案利用申请单，方便地提供使用。最后，要实现档案系统同其他应用系统对接。利用档案信息系统提供统一的接口使得其他业务系统需要归档信息和资料直接进入档案管理系统中进行归档。

三、抓好企业档案管理的基础工作

抓好企业档案管理的基础工作首先要抓好基础制度规范建设，完善工作程序和管理方法。要根据企业生产和服务的要求，由企业信息部门制定企业的档案管理办法，并召集各部门的负责人和资料管理员参加企业档案管理制度讨论会，并在会后与企业各事业部进行深入交流和调研，完成管理办法的起草和征求意见工作，之后便可颁布相关制度，在企业各部门试用。

其次，要严格做好文书档案的收集、整理和归档工作。这对档案管理员提出了很高的要求。档案管理员，既是管理员，又是操作员，要按照“精之又精，慎之又慎”的原则，做好文档整理归档工作。把企业、部门和个人手中分散的、种类和数量繁多的文件材料，根据企业档案管理的相关规定进行归档。针对纸质档案和电子档案并行的现状，要首先保证纸质档案的完整性，全面实现档案文件的全信息化管理。

再次，要全方位进行库房管理，消除各种安全隐患。对档案库房要进行了有必要的扩容。对企业所有档案库房进行及时到位的检查，清点库存并修复破损档案。作为企业安全工作之一，企业保密部门要组织档案安全检查，重点检查库房的防火、防潮、防盗和防虫等情况，将安全隐患排除在预防工作中。

最后，要进一步整理照片资料，提高声像档案管理水平。这要求要将企业成立以来的归档资料进行数字化扫描，建立底片光盘、企业年度大事记等新的电子档案，照片档案进入了数字管理系统。企业还要出台声像实物档案管理的相关办法，要将声像档案光盘归档，方便借阅和使用。

四、提高企业档案管理人员的创新能力

在档案信息网络日益普及的今天，有大量的新情况需要去认识，有大量的新课题和新任务需要去解决，这就要求企业的档案工作人员必须与时俱进，着眼新的实践和新的发展，不断提高开拓创新的能力，使档案工作都能更好地体现时代性、把握规律性、富于创造性。首先，档案工作人员要主动培训和更新计算机及互联网络方面的知识，例如互联网的基本知识和基本应用、互联网上的档案信息资源分布和查找方法，学习互联网上档案信息方法。其次，档案工作人员要具备整理网络化档案信息的能力。通过网络系统，把分散在各地的档案信息组合整理，提供给用户。最后，档案工作人员要具备开发网络档案信息的能力。要真正提高网上档案工作服务水平，适应网络化发展要求，需要一支具有丰富的档案专业知识、熟悉网络档案信息搜索、经验丰富、应变能力强，具有探索和创新精神的档案队伍。

五、注重增加经费投入，努力完善保障手段

当今世界，科技进步日新月异，知识更新速度加快。只有充分运用现代科技发展的成果，不断完善物质手段、更新设备条件、提高技术水平，企业的档案管理工作才能跟上时代前进的步伐，适应我国信息化建设发展的要求。但是现阶段档案管理部门设备比较落后，现代化程度不高。这就要求政府要把档案信息的网络化建设作为一件大事来抓，把档案管理网络建设纳入到国家相关网络建设的总体规划和经费预算之中，从而加快档案管理网络化建设的步伐。此外，档案部门可以利用已建成的数据库和网络为社会服务，获取一部分经济效益并把它们投入到网络化建设中，从而让档案体现其经济价值，把档案信息作为一种特殊商品经营，不断提高社会和经济效益。