小议学校档案的收集与管理

档案的建立是一个循序渐进的过程，档案工作是非常琐碎的。那么，资料收集工作就是档案工作的起点，没有文件资料的收集工作，就没有完整、科学、系统的档案。而学校档案馆所管理的所有档案，并不都是由档案馆自己形成的，它们是学校各个部门在日常工作中形成的有利用价值的文件，这些文件分散在各个管理和教学部门，不收集起来，时间一长就有可能散失。如何做好学校档案收集工作，笔者认为抓好以下几个环节很有必要：

一、健全档案收集制度

学校要把档案管理工和列入重要议事日程，认真组织好《档案法》学习与宣传活动，提高档案管理工作人员素质，建立健全学校档案管理工作制度，克服工作中的随意性，按照目的性、有效性、及时性的原则，实现归档的规范性。做好学校的档案工作的根本要求就是要强化档案管理意识。促使全校教职工增强档案意识，形成人人重视档案，人人支持档案收集工作的氛围。

二、明确档案收集范围

凡是反映本校重大工作与活动，具有考查利用价值的文字，声像制品、图片等资料均属归档范围。凡属归档的各种文字材料，必须要求字迹、图像清晰，书写工整，所有会议记录和文字材料均禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水书写。如用传真纸打印的必须进行复制。

三、进行科学分类

学校档案大体上可分为五类：文书档案、教学档案、科技档案（包括财会档案、基建档案）、声像档案和实物档案。

以教学类档案为例，可分为以下条目：一是教学管理的文件（包括上级教学管理指导性文件、学校的教学工作计划、总结、报告、规章制度和统计材料等）；二是教学改革方面的文件材料；三是有关教学与教学实践的文件材料（包括教学计划、大纲、考试管理材料）；四是学科、专业设置和实验室建设的文件材料；五是有关教研室活动的材料；六是优秀教案、课件；七是师生奖惩材料；八是各专业使用的教材目录和自编教材；九是学生管理工作的文件材料。

确定了类目，按其中的每一条款准备一个卷盒（或卷夹），并做好标识，贴在准备好的卷盒背上，卷盒按条款的顺序排放，将处理完毕的文件或收集上来的资料“对号入座”，归入相应的卷盒内，以备查找。

四、注重收集方式与方法

1.平时收集。根据文件材料的承办、形成运转情况，在办理完毕后，应及时收集。如收文、发文；请示、批复；学校与有关单位及个人签定的各种合同、协议；开学典礼、毕业典礼、运动会等各种会议材料。

2.定期收集。对于平时收集有困难的各种文件材料，应根据其形成的实际定期适时收集，以防散失。如每学期的计划、总结、大事记，教研活动记录、各类专题讲座、党代会、团学代会等。

3.年终收集。每年年终时，各处（室）领导和业务人员对应归档的文件材料进行一次大清查、清退，移交给负责立卷归档人员，以保证应归档文件材料齐全、完整。如：职称评定材料、教职工名册、党员名册、各类师生奖惩材料、修订的规章制度、学校及各系、处（室）在各项工作、活动中形成的计划、总结、报告和活动过程的资料等。

五、确保档案收集效果

档案收集工作要做到两点：一是档案材料收集要及时、齐全、完整；二是要确保收集的渠道畅通，信息灵敏。作为学校的档案管理员，在档案收集工作中，必须具有参与意识，能够像“记者”一样，随时关注学校大事，在日常实际工作中，与学校领导、各处（室）加强沟通与交流，做到“三勤”：一是嘴勤，工作中，每当校领导或各部门负责人外出开会回来，档案管理人员要及时询问他们有没有带回来要归档的文件，以便及时登记保存，防止遗失。二是手勤，校领导或上级领导在会议上的讲话稿件要及时收集，必在时要做好讲话记录，会后认真整理形成讲话稿，再一并归档。三是腿勤，对学校重大活动形成的材料，待活动结束后，要主动收集归档，确保及时、齐全、完整地收集各类文献资料。

档案的价值在于利用，为教学第一线服务，为社会服务，在搞好学校档案收集工作的同时，要进一步加强学校档案信息资源的开发与利用，采取多种形式和方法，加强档档案的提供利用工作，让档案信息资源更好地为学校教学和管理工作发挥更大、更好的作用，通过主观努力把档案服务提高到一个新的水平，为学校的发展做出应有的贡献。