归档文件管理流程研究论文

摘要：归档文件整理是一项实践性很强的活动，然而，人们对于实践的态度与方法决定着实践的效率和结果。如果实践是机械教条的、被动盲目的、毫无进取精神的，这种实践便没有意义。如果实践是主观能动并遵循客观规律的、有着明确目标的、可以实现创新的，则是真正意义上的实践。归档文件整理实践也是这样。

一、简约实践

《归档文件整理规则》（以下简称《规则》）与传统的文书立卷相比，彰显了简略工作程序、简化工作内容的简约精神。而《规则》出台之后的背景，便是相当数量的机关、企事业档案部门被撤销、档案管理人员大幅度精减，许多单位档案管理岗位成为兼职。一些档案人员除本职工作外还要担负秘书、打字、机要甚至信访、来宾接待等许多工作，再按传统的文书立卷方法整理归档文件，客观上已变成不可能的事情。为了适应变化了的形势，大多数单位不得不采取见缝插针、化整为零方法整理归档文件。在归档文件整理实践中，采用了文件简易分类、取消文件装订、文件张号尾数相加和立厚卷等简洁明快的工作方法，每年用于归档文件整理的时间，由过去的2-3个月缩短为2-3周，工作效率大幅度提高，集中进行归档文件整理业已成为可能。笔者认为，从实际工作需要出发对传统方法删繁就简，才是领略了归档文件整理实践的真谛，它使得归档文件整理活动变成简约的实践活动。

二、简约实践实现“三节省”

简约化归档文件整理实践，同时又是“三节省”（省人力、省物力、省时间）实践。实行职能简约分类方法，不仅使过去费时耗力并令大多数人头痛的文件分类成为轻松愉快的工作，更在于它将用于文件分类的时间缩短到原来的1/3-1/5。而归档文件不再线订，只是加固，除了取消拆钉、缝纫机扎边这些繁琐的反复的简单枯燥的劳动之外，还避免了拆钉、扎边给文件造成的撕裂、散乱、丢失或在不经意间发生的文件合订问题。这是既省时间又省人力物力的工作方法。过去，编写文件张号也是既费时费力又恼人的劳动，现在，采用了文件尾号相加的办法，变成了省时省力的举措。人们只要将文件正本和定稿的末页总数相加，即是该份文件张数总和。收文是将文件末尾号加上办文单即可。采用此种工作方法，可将编注文件张号由过去的两周缩短到现在的一至两天。立厚卷过去被称作懒人之举，但这个方法如果达到省时省事的目的，又利于文件检索利用，就可以采用，同样可以达到缩短归档文件整理时间的最终目的。

三、优化归档文件整理方法

《规则》对于传统文书立卷相比优越性是明显的，它是对于传统归档文件整理观念与方法的改革，但是，任何改革都是继承与创新并举，尤其是在新的工作方案尚未完善、成熟阶段，人们对于旧的工作方法应当是取舍相兼，可以将过去行之有效的方法取代《规则》中某些（与今后文件检索需要）不相适应的方法。

在实践了《规则》两三年之后，笔者发现了“文件大流水编号”、“归档文件目录”、定期“三分法”等若干方面存在着的问题：归档文件按份数一年采用一个连贯的大流水编号，数百份、上千份文件编号相互串联在一起，除了文件编号时容易出错（如漏号、重号）之外，漏编的文件号或以后新补充的文件号只能在最后接续，而这些文件又必须按类别、按保管单位插进其间，便使得相关类别、相关保管单位原有文件编号被打乱。这种文件编号方法，也不利于对保管单位内文件的齐全完整状况进行监控与识别（尤其在没有“卷内文件目录”的情况下更甚），卷盒内文件短缺不易被察觉。针对这些弊病，还是按保管单位编独立的文件流水号方法比较合适。在恢复“卷内文件目录”的同时，还可以编制类似“案卷目录”的归档文件保管单位目录，并将二者合订为类似“全引目录”的新形式新内容的归档文件目录。这个目录的特点，主要是以醒目的分类标识和简单概要的文件主题词而便于归档文件的手工查找利用。

2006年，国家档案局以局长8号令颁发了《机关文件材料的归档范围和文书档案保管期限的规定》，公布了归档文件保管期限永久、定期“两分法”，同时规定定期文件再具体划分为10年、20年、30年三个不等期限。事实上，可以将“定期”文件确定为整体概念，不再划分若干具体年限。这个方法排除了“定期文件自身存在着的具体年限不易区别，期限细分操作困难”问题，同时避免了部分定期文件由于具体期限划分不准确给日后档案鉴定带来的麻烦，同时为“立厚卷”奠定了基础。立厚卷，在不打乱文件类别和期限的情况下，尽可能减少归档文件保管单位数量，它对于增加室藏密度，减轻档案库房空间拥挤状况也具有积极意义。

执行《规则》不刻板、不教条，一切从实际出发，实现新旧方法兼容并蓄、优化组合，使归档文件整理工作方案日趋完善。

四、完善归档文件整理方案

人们在归档文件整理实践中实现新与旧两种方法的整合，是遵循客观实际需要的实事求是精神，是为了更加突出新方法的合理性和实用性。而对于归档文件整理实践具有更大意义之处，是在归档文件整理实践中大胆尝试改革，深化改革，才能使归档文件整理实践具有自身特色，才能使得归档文件整理工作方案最终合乎于自身需要。公务员之家

《规则》是对传统文书立卷的重大变革，可是，它终究不会终结归档文件整理改革的步伐。从辩证唯物论观点看问题，任何既有的事物都不会是十全十美的，如果使它更加完美，必须进一步改革。在实施《规则》过程中持续改革，可以使得本系统的工作方案日臻完善。职能简易分类方法，就是综合机构、问题和职能三种分类方法，取其长而避其短，优化组合，从适应中小企事业、机关归档文件分类需要出发，经过多年实践探索出的一种新的分类方法。这种分类方法因其具有简便快捷、简单易行特点，已经在越来越多的中小企事业、机关得到普及推广。“以我为主、为我所用”的文件价值鉴定方法，更是对繁杂冗长主观随意性很强的传统文件价值鉴定方法的改革，它使得人们关于文件价值的观念得到更新，使人们认识到，文件价值的认知在力求客观准确的基础上，还应当有一个主导思想，就是在为自己（本单位）今后工作查靠利用来保存文件。除此以外的其他主导思想，都会误导文件价值鉴定者的行为而发生工作上的偏差。

创新是归档文件整理实践的动力。人们的归档文件整理实践，首先应当重视并突出实践主体的能动性，就是说，人们的实践必须是探索性的，不断追求新目标的永不自满的实践。人们作为实践的主体，必须在实践中把握住实践的方向，品味出实践的风格，体现出实践的价值。从人类社会进步与历史发展的角度认识问题，任何碌碌无为的无所创新的实践都是毫无价值毫无意义的。创新是归档文件整理实践不断向前发展的动力。人们的归档文件整理实践，其目标应当是在认识的基础上予以完善，在完善的过程中进行创新，通过持续创新，使得归档文件整理工作与时俱进。归档文件整理实践的创新活动又是主观与客观相统一，实践与理论相统一，继承与创新相统一。这就是笔者关于归档文件整理实践的感悟。