独家原创:浅析档案管理在生产管理中的应用

【摘要】在企业的档案管理中，笔者把企业的档案分为信息型档案、知识型档案、数据型档案。这些档案是生产建设和科技研究以及研究科学技术发展史的必要条件，档案工作是科学技术管理和企业生产管理的重要组成部分，所以档案管理学在案学中是最能够直接为社会主义经济建设，为实现工业、农业，科学、国防四个现代化服务的一门科目。它在档案学中，不言而喻占有重要的地位，今天我们要设置技术档案管理专业，就充分说明它的重要性。本文将从企业本身的现状分析，研究如何才能建立一个合适本企业发展的档案管理，利用本企业案例进行分析。

【关键字】档案学，档案管理，生产管理，管理学，

引言

企业档案是企业各项活动真实的历史记录，是企业的重要信息资源，企业档案工作是企业管理基础工作的组成部分，也是国家档案工作的组成部分，随着计划经济向市场经济体制的转变，化工企业的改革向纵深发展，也就从客观上要求化工企业的档案管理工作要更新观念，深化改革。

一、档案学在企业管理中的应用现状

化工教学档案，化工档案是一种专业档案，化工档案工作除了具有档案的形成，整理，保管，鉴定，开发利用，统计监督等一般档案工作所具有的工作环节之外，还应具有工业专门档案所特有的工作内容，比如档案的检查，修改，补充，复制等等，化工档案工作者要适应改革的大潮，具备较高的政治素质，熟练的业务技能，认清自己工作的对象化工档案，化工档案是指化工科研，设计，施工，生产，经营教学等活动中形成的应归档保存的文字材料，计算材料，图纸，图表，帐簿，照片，影片，录音，录像，光盘，以用其它各种机读文件材料的总称。

科研人员出于保护自身知识产权利益，将技术核心内容或关键技术数据保存在自己手中，给科研生产活动带来不便；还有的科研人员为图省事，只记录和保存研究结果，对研究过程中的原始数据缺少记录和保存；甚至有一些项目为达到进度快、经费少的目的而采取省略必要的技术文件、压缩图纸数量、降低文件材料标准等方法。这些都对科技档案的内在质量直接构成严重影响。企业虽然建立了档案质量管理体系及配套的规章制度，但在实际工作中，企业领导却只顾抓生产、创效益，忽视了规章制度的贯彻落实。由于缺少了质量监督机制，档案质量很难有保障。

二、档案管理在企业中的实际应用

例如：客户购买产品后，发现产品中如出现异物，主要表现为黑料，将产品溶解于水中则表现为黑点。参考客户对产品的溶水实验，我们提出了自己的实验方案：即取200g样品溶解于800ml水中，常温搅拌20～30min，静置20min后观察。对大反应炉上线前后炉子的运行情况进行了调查，主要统计了反应炉流黑料的情况，结果见表14。

表1反应炉流黑料情况表

序号在线反应炉台数流黑料台数序号在线反应炉台数流黑料台数

14511′453（2台大炉）

24502′450

34523′455（4台大炉）

44504′453（3台大炉）

54505′454（2台大炉）

64516′452（1台大炉）

74517′454（3台大炉）

84528′452（1台大炉）

94509′455（3台大炉）

1045110′453（3台大炉）

1.档案管理为领导决策起到什么作用；

在此次“黑料”的案例中，这次的事件中，领导为这次事件中给事件及时的成立了科研小组，并在此同时改进反应炉体，对半成品料进行黑料翻检，对成品进行黑点检验把关等一系列决策。并对企业本身存在的问题及时的落实了三大制度--《**生产工艺规程》（LH/ZC－SH－07－2007），《**生产岗位操作规程》（LH/ZC－SH－08－2007），《**检验规程》（LH/ZC－SH－13－2007）。档案学的材料收集给科研部门的信息分析提供了整体的数据依据，尽快的得出原因。这样给企业的领导的决策提供的及时有效的资料这样避免了材料的重复使用。

2.档案管理在产品出现质量问题时（见我提供的材料）发挥的作用

在“黑点”事件中，根据事件的发生中，及时给科研小组提供了一手的信息材料。在此同时，根据整理出来的档案，确定了以下的决策：一是确定员工缺乏培训（非要因），二是生产操作的新员工的操作经验不足（非要因），三是反应炉石墨氧化脱落（要因），四是设备清洁维修保养不够（非要因），五是石墨材料未检验（非要因），六是为检验半成品（要因），七是无成品黑点检验程序（要因），八是单氟生产区域大，环节较多，产品易受污染（非要因）。

几个原因的确定，给科研小组一个系统的整理结构。及时的向上级反应事件的整体状态，提供了有效的保障。

一、如何建立一个合适本企业发展的档案管理

1、企业的档案管理的分类

按照企业管理档案的类型，笔者把企业的档案管理分成这样几个类型:一是数据型，二是信息型，三是知识性。按照这样的分类，根据各个类型的一定特点，他们之间还是存在着一定的联系的。

2、目前各个企业管理的各层面引入档案管理存在的问题

首先，档案管理意识淡薄，本企业在多年的工作经验中明显的存在着；其次，没有合适企业的档案管理机制，在档案管理的程序上不能满足企业与有关单位的相互交流；再次，档案管理的客观条件不能满足科室的需要；最后，档案分散，所保存的档案中原件少，复印件多，档案尤其是技术档案，无法保管。

3、如何建立合适企业的档案管理

①提前控制

档案部门必须做好提前介入工作，从多方面了解信息，掌握第一手材料。在科技生产活动立项之初，档案人员就应针对项目特点，及时介入指导，并且对科技档案的收集范围、归档制度、保管、修改、利用、编研等各个环节提出明确具体的要求，指导建档人员的工作，从根本上保证科技档案的来源和质量。

②归档控制

包括两部分工作，一是对文件材料的审查、鉴定和甄选；二是对文件材料的整理、加工。审查、鉴定的第一项任务是鉴别真伪，确认文件材料的真实性和可靠性。如果所有的文件材料都有出版和形成日期，都有设计形成人和有关技术负责人的签字，这样的文件便可认为是真实可靠的。在鉴定中还可能遇到某些文件没有形成者和日期，也没有负责人签字，可以说是眉目不清。这类文件的鉴定就比较复杂，只有请有关人员考证，确认形成时间和形成者后，才能弄清它的价值。审查、鉴定的第二项任务是检查文件材料是否根据档案工作要求进行书写。如果简单潦草，不能反映工作的状况和过程，或原始材料缺乏，这样的文件材料就要返回形成部门加工修改；审查、鉴定的第三项任务是内容质量的鉴别，这也是重要、难度最大的一项工作。文件内容质量的鉴别，由于文件内容的多样性和技术上和复杂性，一般采用间接鉴定法。首先是通过有关技术领导对相应文件进行评价，判定文件的重要程度，然后是请教有关高工、专业技术人员提出评价意见。审查、鉴定的第四项任务是对案卷格式和所填表格的正确性进行审查。文件材料归档时的基本表格有案卷目录、卷内目录、备考表等，这些表格是案卷内容的外在形式，必须填写齐全准确。如果文件在归档时能够进行上述四项审查，科技档案的质量也就基本得到保证了。至于科技文件材料的整理、加工就得由档案人员的专业素质来保证了。

③反馈控制

查和评价超前控制、归档控制的成效，以及做到有的放矢地指导超前控制和归档把关工作，还必须通过反馈控制环节。反馈控制的首要任务是发现问题，发现问题可以通过两个途径来实现。第一个途径是从档案利用中发现问题，例如档案中数据的准确性问题，往往通过利用才能确认。发现问题的第二个途径是对档案进行抽查、评价。通过抽查案卷及时发现问题，再分析问题，明确改进方向，最后采取积极有效的措施解决问题，从而使档案质量的整体水平得到提高。

《2006年中国信息化发展报告》

中国人民大学信息资源管理学院《信息化与档案管理若干问题思考》《北京档案》2007年第一期

北京市信息化领导小组办公室《北京市“十一五”国民经济与社会信息化发展规划》