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基本建设项目财务管理合规性探讨

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摘要:根据近年来基本建设项目的财务管理和审计实践,文章从实务操作的角度对基本建设项目的关键薄弱点和风险控制点,就财务管理方面,特别是合规性的角度予以探析,以确保建设全过程得到有效的控制与管理,对建设项目的管理者和财务人员有实际的指导意义。

关键词:基本建设项目;财务管理;合规性

一、基本建设项目财务管理合规性内涵解析

基本建设项目财务管理的合规性,意味着基本建设项目财务管理工作与国家法律法规保持一致。我国基本建设项目财务管理的主要法规包括《基本建设财务管理规定》(财建[2002]394号)《财政部关于解释<基本建设财务管理规定>执行中有关问题的通知》(财建[2003]724号)《建设工程价款结算暂行办法》(财建[2004]369号)《企业内部控制工程应用指引第11号———工程项目》(财会[2010]11号)。以上四项国家层面的法律法规,构成了基本建设项目财务管理合规性的基本框架。

二、基本建设项目财务管理合规性的关键薄弱点

在对基本建设项目的财务管理和审计实践中发现,以下三个方面往往成为违反财务管理合规性的关键薄弱点。

(一)会计核算

按照《财政部关于解释<基本建设财务管理规定>执行中有关问题的通知》(财建[2003]724号)的规定,同一个建设项目,不论建设资金来源性质,原则上必须在同一账户核算和管理。每个基本建设项目都必须单独建账,单独核算。单独建账,即一个项目一本账。而单独核算,又意味着设置单独的总账及会计核算体系,单独编制财务报表,制定单独的财务管理办法等。但在实践中,很多建设单位根本不按要求对每个项目单独建账,而是通过“在建工程”这个科目下设辅助账来进行项目核算。如此一来,严重引发了资金管理、成本控制等一系列的问题,特别是多个项目混在一起使用资金、核算成本,整个项目都属于失控状态。

(二)资金管理

按照《基本建设财务管理规定》的规定,基本建设财务管理的基本任务包括:依法、合理、及时筹集、使用建设资金;做好基本建设资金的预算编制、执行、控制、监督和考核工作,严格控制建设成本,减少资金损失和浪费,提高投资效益。在实践中,财务部门往往既不参与编制基本建设资金的筹集计划,也不参与基本建设资金的预算编制,而仅仅是个“记账部门”。那么一系列的问题就出现了,第一,财务部门不对基本建设资金编制计划进行预算,就无法具体估算整个项目需要多少自有资金,需要多少外部资金。外部资金的使用成本是多少,此项目成本中将受到多大影响,如何控制,这全部都是未知数。第二,在资金使用过程中,哪些属于预算内支出,哪些属于追加投资,也就出现了超付工程款、脱离职能部门监管擅自支付工程款、擅自改变资金用途、随意变更工程设计,扩大投资规模等违规、违纪现象。

(三)竣工决算

按照《基本建设财务管理规定》的规定,基本建设项目竣工时,应编制基本建设项目竣工财务决算。建设周期长、建设内容多的项目,单项工程竣工,具备交付使用条件的,可编制单项工程竣工财务决算。建设项目全部竣工后应编制竣工财务总决算。建设单位应在项目竣工后3个月内完成竣工财务决算的编制工作。在竣工财务决算未经批复之前,原机构不得撤销,项目负责人及财务主管人员不得调离。基本建设项目竣工财务决算的依据,主要包括:可行性研究报告、初步设计、概算调整及其批准文件;招投标文件(书);历年投资计划;经财政部门审核批准的项目预算;承包合同、工程结算等有关资料;有关的财务核算制度、办法;其他有关资料。在审计中我们发现,建设单位在项目竣工后3个月内不完成竣工财务决算的编制是几方面原因造成的。第一,建设单位不按基本建设程序开展工作,例如在立项阶段没有可行性研究报告,没有做投资估算、初步设计等工作而是直接编制工程预算,等等,导致缺乏编制竣工决算的依据。第二,会计核算初始没有单独建账、单独核算,多个项目混在一起建账,且建设周期长、建设内容多,无法编制单项工程竣工决算。第三,建设单位在项目竣工后3个月内没有完成竣工财务决算的编制工作,而项目负责人和财务主管已经调离,后续工作无法开展,更加无法编制竣工决算。可见,基本建设项目财务管理合规性的意义在于,一步错则步步错,一步乱则步步乱。由于基本建设项目是一项庞大的系统工程,很多建设单位认为在一些“小”问题上违反规定、不遵守程序并不足以影响全局,殊不知,正是这些财务管理工作的“基础”没有打好,决定了整个基本建设项目存在越来越多难以解决、不可调和的问题。其实,基本建设项目财务管理的四项法规,是对所有基本建设项目财务管理工作的一个归纳和总结,具有普适性的意义,是财务管理工作中的共性,只有按照法律、程序执行工作,才能把工作顺利地做下去。这也是为什么把合理保证企业经营管理合法合规看做是企业内部控制首要目标的根本原因之一。

三、基本建设项目财务管理合规性的风险控制点

随着经济社会的发展,基建项目投资变得多样化,而现行合规性基本框架只能从宏观上、原则上对财务管理进行规范,事实上,在具体的财务管理实践中存在很多制度上的“真空”,表现为合规性的风险点,又表现在以下几个方面:

(一)建设项目管理费

管理费是基本建设项目审计项目中应重点关注的内容,也是非常高的风险点。管理费的核算是从项目筹建之日起办理竣工财务决算之日止发生的管理性质的开支。风险点在于业务招待费、印花税、管理人员工资津贴等方面,风险控制点在于:1.业务招待费不得超过建设单位管理费总额的10%;2.会计账簿、勘察、设计、施工等经济合同应及时足额缴纳印花税;3.外聘或借用的工作人员在工地现场期间应按施工现场津贴标准予以发放,出差期间则要相应核减现场津贴;4.管理人员的福利费和工会经费按比例提取后,不得再在建设单位管理费中列支,而是应通过提取的福利费和工会经费中开支。

(二)工程价款结算管理

工程价款的结算程序包括:施工单位申报;监理单位审核;建设单位的工程管理部门和财务部门审核;单位负责人审批;提供发票;信息反馈。以上的程序步骤在工程价款结算清单中都要通过相应的签证来反映,而每一次的审核就意味着一次风险控制,而每一次的风险控制也就意味着避免工程价款结算时多计工程量或提高结算单价,避免造成多付工程款的风险。风险控制点在于:1.施工单位申报时应附有本次结算工程量的证明材料,作为其申报的依据,也是各环节审核的依据。2.监理单位按照合同约定及工程完成情况进行审核,审核主要内容为本期完成工程量是否属实,单价是否为合同约定。若无问题,编制月进度支付报表,签发计量支付凭证,报现场管理机构。3.现场管理机构负责工程价款结算的部门或人员,对建立审核上报结算进一步核实,核实主要内容为单价及有无合同外结算的项目,特别是合同外结算项目的单价。并重点审核工程量计算是否正确。若无问题,提出结算建议数,并报上级部门审核。4.财务部门审核重点是累计结算款、预付工程款的扣回数、质量保证金累计数是否账面一致,本期支付数计算是否正确等。若无问题报单位负责人审批后办理价款支付手续。通常施工单位在按本期结算数开具发票后才能支付本期工程款。

(三)往来款项管理

在对往来款项的风险控制方面,风险点主要在“预付工程款”“其他应付款”“其他应收款”三个科目。“预付工程款”是建设单位向施工方预先支付的工程款项,它的支付和扣回都要严格依照合同的规定。预付工程款这一风险点的控制点在于,满足以下四个方面条件才允许预付工程款:1.建设工程或设备、材料采购合同已经签订;2.施工或供货单位提交了经建设单位财务部门认可的银行履约保函或担保书、履约保证金;3.合同中有支付预付款的条款并详细注明了预付款的支付金额、支付方式、抵扣方式、抵扣时间;4.工程已经批准开工,未开工不得支付预付款。“其他应付款”在核算中主要反映了质量保证金的内容,应该按照合同项目和往来单位管理,做到一一对应。对于科目核算的非质量保证金的内容,控制点在于关注是否为合理的款项,有无占用其他专项资金。“其他应收款”,在审计中经常发现在该科目中反映出有些个人或单位的大额借款,且长期不还,或者将工程款出借给别的单位或项目,这都造成了工程资金的挤占挪用。有些单位在支付工程款时,先将款项以个人名义挂“其他应收款”,收到发票后再转入成本,当款项挂账时间过长,容易形成资金风险,这也是风险非常大的处理方式。因此,工程资金挤占挪用的风险控制点,则在于对其他应收款的管理。而刑法规定,国家工作人员利用职务上的便利,挪用公款归个人使用,进行非法活动的,或者挪用公款数额较大、进行营利活动的,或者挪用公款数额较大、超过三个月未还的,是挪用公款罪,处五年以下有期徒刑或者拘役;情节严重的,处五年以上有期徒刑。挪用公款数额巨大不退还的,处十年以上有期徒刑或者无期徒刑。《中国共产党纪律处分条例》第95条规定,利用职权或者职务上的影响,违反有关规定占用公物归个人使用,时间超过六个月,情节较重的,给予警告或者严重警告处分;情节严重的,给予撤销党内职务处分。这些都是关于公款管理的合规性要求,也是对“其他应收款”实施风险控制的依据所在。

(四)预提费用

例如未完工程及竣工验收费用的管理是通过预提费用这一科目核算的,而此项费用的内容主要是建设项目符合国家规定的竣工验收条件,但尚有部分尾工未完成,为及时办理竣工财务决算,将该费用通过预提的方式计入成本,纳入竣工财务决算。在具体管理管理过程中,应在三个方面进行风险控制:一是按比例控制,大中型项目须控制在总概算3%以内,小型项目须控制在5%以内;二是项目竣工验收时,建设单位应将未完工程及费用的详细情况提交竣工验收委员会确认,防止在预列时高估冒算;三是对此项工程及费用在完成时要及时进行验收和清算。

四、结语

合规性问题,是基本建设项目财务管理的根本性问题。加强基本建设项目的财务管理合规性工作,是基础性工作。只有针对基本建设项目财务管理合规性的关键薄弱点和风险控制点对症下药,从工作实际出发,不断提高财务管理水平,降低投资成本,提高投资效益,才能确保基本建设项目依法、规范、有序进行。

作者:秦菁穗 单位:广西日报传媒集团有限公司

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