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简述施工企业采购管理

一、采购管理未能形成单独体系

施工企业作为以工程建设为主业的经营实体,其采购业务主要是针对于工程建设过程中所涉及的工程分包、服务采购以及设备、材料采购,由于其施工建设服务现场进度的特点,大多数施工企业采购业务未单独从总部到工程项目部形成同意的职能部门体系,集中采购程度不高,多数采购工作依托合同结算人员进行。

二、供应商资源不丰富

施工企业的供应商主要是服务于施工现场的工程分包商和货物供应商为主,其特点是根据承接工程项目的情况而设定,由于涉及工程项目的地域性以及服务建设方的不同,因此其对于供应商资源多为工程项目承接后进行专项开发、积累而成的供应商资源库,同时涉及到工程项目建设方短名单限制等情况,施工企业的供应商资源库又并不一定完全适用,因此施工企业的供应商资源库呈现多数量众多但能力参差不齐,通用性、可统筹协调数量不足,每次承接新的项目都需进行资源的专项开发状态。

三、采购周期难以满足要求

施工企业的采购标的物主要针对于施工作业所涉及到的工程分包、材料、设备等,由于施工图纸出具进度不理想、工期紧张等因素导致采购业务多数情况下难以在工程前期进行全面的采购统筹与规划,再加上施工现场情况的多变、设计变更、现场应急要求等情况的紧急采购,也不可避免的产生零星采购及多批次的采购,现阶段主要状态是不可避免的出现采购统筹计划性差,采购频次、应急采购数量多,采购周期不能满足施工需求。针对于上述问题,为规范、细化企业管理,降本增效、提升企业综合竞争能力,应从以下方面完善施工企业采购管理工作。

四、建立采购业务独立管理体系

(一)组织机构的确立:应建立自上而下的采购机制体系,公司决策层应成立涉及采购业务的决策领导机构,具体采购业务执行必须统一归口管理部门,同时考虑到到采购业务的特殊性及敏感性,应设立公司级别的监督、检查机构。同时在依法合规的情况下,采购业务相关机构、部门相对独立运转,尽量减少其他不必要的干涉。(二)采购实施模式的确立:根据施工企业多为公司总部根据承接项目设立工程项目部的模式特点,施工企业的采购实施模式应设定为总部集中采购为主导、授权工程项目部采购为辅助,二者相结合的模式。总部集中采购针对于大宗、通用性强、采购额度较大的采购项目,授权工程项目部采购针对于进行零星的、采购额度较小、采购周期要求特别紧张的采购项目。

五、丰富供应商资源

(一)强化供应商资源开发:针对于施工企业的特点,根据业务布局情况,对供应商进行应用与储备相结合的开发模式,不能就承接工程项目情况而论资源开发情况,供应商资源的开发应有企业总部牵头下属工程项目及市场开拓部门为辅助执行。(二)供应商细化管理:首先是开发引入的细化:对于各个供应商企业的诚信度、生产规模、经营状况、服务情况等进行充分的调查研究,同时注重与业界同行多进行交流沟通,充分获取供应商企业详实、全面的信息。其次是供方资源库管理模式的细化:供方资源引入后,形成可利用的供方资源库,对库内的资源应依照其供应范围,进行区分为各子库,再依照各供应商的产能能力及所在区域等因素,划分等级及所主供区域范围,以确保使用时资源状态清晰、受控。

六、采购标准化推行

(一)采购文件标准化:采购文件作为具体采购业务的关键文件之一,其涵盖所有采购要求及采购执行规则,采购文件标准化是以内容和构成标准化相结合的模式,具体为:采购文件中对应的采购规则、基本要求、规范性要求等通用部分是可根据合规性及具体操作模式进行标准化模板固化的,同时涉及评标原则等可部分固化的通用部分可分:工程分包、服务采购、材料采购、设备采购的板块特点进行分别标准化,根据标的物等特点需具体情况具体分析的部分虽不能内容标准化,但可将构成部分标准化,采取具体内容根据构成要求仅具体填入的模式,因此采购文件的标准化呈现通用部分固化、专用部分构成固化模式,兼顾标准化与专有化相结合,形成采购文件分业务类型的标准化模板。(二)操作流程标准化:采购业务从立项开始采购到签订采购合同结束采购行为,整个过程需经过潜在投标供应商的确定、采购文件的定稿、投标、评标、确定中标单位等多个环节,整个操作流程的规范、顺畅与否直接决定了采购的效率与效果,采购操作流程的标准化,是依照企业的制度及相关要求,结合采购业务执行的工具情况以采购模式不同的进行具体划分,以合规、便捷、可操作为原则,编制采购流程操作指引,包括每种采购模式的操作程序、注意事项、易产生问题的解析等,以确保操作人员操作执行的效率、效果。(三)合规性标准化:采购业务的合规性作为不可忽视的重点,在采购业务各个环节必须引起足够的重视与,因此采购业务合规性标准化在采购业务标准化方面意义重大。采购业务合规性标准化主要从以下方面推进:合规性要求的培训、合规性要求与实际采购业务相结合的注意事项、易产生合规性问题的解析三个方面,以集体培训、专项讲解为主要形式,理论知识与案例解析相结合,重点解决采购人员不懂规矩、采购业务出现合规性瑕疵无法解决等相关问题。施工企业采购管理工作无论从依法合规、保证资源有序供应方面还是降本增效、增强企业竞争力方面都具有较大挖掘空间,也是企业提升核心竞争力的必然之路。

参考文献:

[1]刘红静.浅谈施工企业的集中采购管理[J].铁路采购与物流,2011,6(03):59-60.

[2]李思艳.浅谈施工企业基于内控系统下的物资采购管理[J].铁路采购与物流,2011,6(04):53-55.

作者:韩占武 单位:中国能源建设集团广东火电工程有限公司

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