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医院物资采购内部控制论文

一、医院物资采购内部控制管理存在的问题

第一,采购资金收入、支出环节把控失当。依前述,医院用来做物资采购的资金的内部管理首先要从货币资金的收入开始计算,当前大多数医院对采购用货币资金的管理控制措施没有明确的条令和法规,财务会计各自为阵,工作方法不统一,工作流程混乱。特别是在采购资金的收入环节,没有明确的工作流程,对资金的来源不明确的情况下进行会计核算,或者对资金的收入规程没有及时了解便进行资金的收入。同样,在采购资金的支出方面,由于医院一定时间内采购交易量大,货币资金周转数额巨大,传统的会计流程较慢,将许多现金项目暂时搁置,待相应的程序审核结束之后再依次收入。此举将造成医院采购资金的配置效率严重下降,甚至会出现记错账和没有对应收入账目进行准确记录,在源头上造成医院货币资金的损失。第二,医院物资采购管理组织程序不健全。随着我国医药卫生事业的不断发展,办院规模不断扩大,超大型医院不断涌现。这虽然意味着我国医院的建设标准和质量越来越高,但是在一定程度上也存在较大的问题,比如随着规模的扩张导致的管理和组织机构的变革问题,反映在医院物资采购方面就会产生诸多漏洞。大部分医院目前没有完善且执行效率较高的采购决策部门、实施部门和相应的监督部门,对如何采购可以实现资源的合理利用并能在源头环节保证就医成本的实际问题缺乏思考,在现实的采购环节中往往由一人或几人独立裁决,其中多含有利益往来和不合理的采购环节。长此以往,医院的物资采购必然会受到较大的影响,而这一切都是由于医院物资采购管理组织程序不健全,缺乏有效的管理控制措施保证物资采购的整个环节透明、合理。第三,医院的物资采购管理观念淡薄。由于长期以来医院物资采购工作繁重,需要采购的医疗物资较多导致了经办物资采购的医院工作人员工作量大、工作负担重的问题。而与此同时,物资采购工作也是一项非技巧性工作,工作人员在采购执行的过程中往往会疏于细节管理而造成对采购资源的浪费[1]。同时,医院的物资采购管理观念淡薄会使得采购程序混乱无章,由于医院物资的采购有着品种多、存储方式不同、价值差异较大等多种特征,在进行采购的先后安排以及时间安排方面都需要有清晰明确的制度规定,以此来保证医疗物资采购的及时以及正确和安全性。但是实际操作过程中,有很多执行采购的工作人员无法做到严明采购程序、管理规程疏漏,表现在办公用品、耗材等未纳入统一的医院招标比价系统施行统一采购,个人进行控制的采购环节难以保证透明支出,这对医院的成本管理造成了很大的困扰。第四,尚未配备专业的物资采购部门。物资采购部门是专司医院物资统一采购和进行招标比价并制定采购程序与注意事项的部门,采购部门的建立有助于医院施行重点突出、细节强化的物资采购管理规程,同时在由专人管理和协助进行的物资采购环节中会更加明显地表现出专业性和成本的集约性,这对于现代化医院的发展无疑具有重要帮助意义。由于目前大多数医院尚未设立专业的物资采购部门进行物资采购的协调、计数、招标、协商、购买等具体操作,造成了目前医院物资采购缺乏固定程式、随意性较大的现实问题。

二、基于政府采购法的医院物资采购内部控制管理的建议

(一)政府采购法概述。《中华人民共和国政府采购法》于2003年1月1日正式开始实施,是政府为了规范政府采购行为,提高政府采购资金的使用权益并切实维护国家利益以及政府采购当事人的合法权益而制定的法律。其中,详细地规定了各级各类单位、机关进行采购的职责、分类、采购原则、采购方法等。按照该法律的规定,各级国家机关、事业单位、团体组织等使用财政性资金依据法律制定的相关政策集中、有序地采购相应的采购额标准以上的货物、工程、服务的行为都可算作政府采购的范畴。由于政府采购的数量特性和支出特性决定了医院这种事业单位在配置资源时必须要遵守法律并依法形成一定的采购标准以及采购程序,以促进医院物资采购工作的良性发展。(二)基于政府采购法的医院物资采购内部控制管理的建议。综上所述,政府采购法是医院进行内部物资采购和管理的标准和实施依据,因而为了促进医院物资采购过程的合理与高效,就必须要从政府采购法出发对医院的物资采购行为的控制管理进行相应的改进,具体措施如下:1.建立与医院实际相结合的职责分工控制。职责明确,各行其责是当代管理学的基本命题和管理法则,职责分工不仅涉及到与医院物资采购相关的员工,而是针对全体职员,因而要从医院对全体员工的基本要求做起,具体如下:(1)在医院内部推行岗位责任制,明确各部门的职责精确到个人,同时强调协同精神,加强不同部门和职员的协作,进行针对不同部门特点的职位素质教育,通过案例让员工明确岗位责任制的意义和要求。(2)对采购人员的职责界定要严明,除按照所有职工的基本岗位要求对自己的工作内容进行规范、职责内容进行明确,还要特别明确采购管理岗位的重要性,要求执行医院物资采购的负责人明确政府采购法的相应规定和具体表述,对需要进行招标并比价的大宗物资进行全面的招投标管理,在保证物资质量的情况下实现最好的经济性。同时,要在采购资金的收入与支出方面做到对每一笔进项记录清楚明确,杜绝搁置不解决的现象发生。另外,要分清收入和支出款项,委派不同的会计和出纳分别管理,互不干涉。从源头上拒绝将进出项资金混合或者由一人进行管理。(3)明确物资采购职责意识还要做到在日常工作中拒绝与职责权限外的事物相勾连,在职责权限内杜绝违法和违规、违纪现象的发生。特别是在触及货币资金收支、财务账目的编制和财务信息的核对之时,尤其要注意责任意识和良好的大局观。2.健全采购管理制度,建立专门的采购管理部门。健全医院的采购管理制度要求形成明文规定、不可例外的条例化采购体系,按照政府采购法第61条的规定:“集中采购机构应当建立健全内部监督管理制度。采购活动的决策和执行程序应当明确,并相互监督、相互制约。经办采购的人员与负责采购合同审核、验收人员的职责权限应当明确,并相互分离。”[2]具体而言,要在医院内部大力宣传采购独立的理念,革除不同部门对采购管理工作的影响和干扰。还要建立医院内部的采购授权处理制度,各部门在进行物资采购的申报、登记转接的过程中要获得相关物资采购管理人员的签字认可才能处理,医院内部职员没有授权的情况下将无权进行与采购有关的业务。此举有利于将物资采购管理工作职责细化,即使出了问题也能迅速找到责任人,不会出现在造成经济损失后却无法明确责任人的现象。此项制度的确立有益于医院管理层对采购情况的准确掌握,任何不相干的人和部门都无法直接触及企业真实的采购信息,更无权私自支配。众所周知,医院的资产分为固定资产和流动资产两部分,以上针对可以用于物资采购的流动资产的管理措施基本上实现了每一笔收支都准确记录,每一次经济活动都了如指掌。但是,随着医院物资采购数量和水平的不断提升,固定资产随着人员的配置齐全、部门的职能扩张而变得更加庞大[3]。诸如电脑、办公用品等有形固定资产的采购也应该纳入到采购管理条例中,对其运营和价值的估算要明确,这是因为在政府采购法中对于单位固定资产的采购也有规定,其包括材料、设备、产品等。3.建立专门的采购管理部门。政府采购法对于执行物资采购的人或团体也有明确的要求,在该法第15条规定:“采购人是指依法进行政府采购的国家机关、事业单位、团体组织。”而在医院内部形成完善的采购管理部门有助于贯彻物资采购理念,完善物资采购招标体系,将物资采购工作向着标准化、规程化方向发展。同时,也可以对参与采购的人员进行系统的培训,针对现今许多医院的采购人员没有专业基础知识或者知识不全面的问题可以做出针对性的解决。通过采购部门的建立,医院可以对原有的采购负责人员进行资格考核,如果达不到标准就需要对其进行专业的采购管理能力培训,在类似的培训中帮助其树立成熟的物资采购管理观念和形成科学的思维、熟练的方法。另外,通过定期的培训和实习,医院的采购管理人员应该要达到以战略发展的眼光看医院采购管理工作的层面,减少对采购管理狭义的理解。如此,不断丰富采购管理,实现对政府采购法的贯彻和健全医院采购管理工作。

综上所述,笔者认为,随着我国社会主义市场经济的建立和逐步完善,医院将在市场经济的大环境下获得长足发展,而与此同时,面对市场机制下的医院物资采购不仅医院自身要做好准备,积极建立和自己的经营理念、资本规模相符合的采购管理制度和先进的采购管理理念。同时,也要在政府采购法的相关条例之下认真学习落实,获得科学的物资采购管理模式。利用政府采购法中的相应要求和约束来规范医院的现实采购行为,保证医院按章办事,这对于我国社会主义医疗体系的建设和发展具有良好的意义。

参考文献:

[1]许福华.浅谈医院物资采购内部控制与管理[J].中国内部审计,2014,(5):37-38.

[2]余廉,范慧明,蒲瑞球.公立医院医用物资采购内部控制有效性探讨[J].会计之友,2015,(24):91-93.

[3]卢敬飞,宋风兵,温亮.军队医院物资集中采购改革实践[J].解放军医院管理杂志,2015,(10):86-87.

作者:李攀 单位:湖北民族学院附属民大医院

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