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集团化企业采购管理分析

摘要:本文主要从集团化企业采购管理的相关概念入手,针对集团化企业采购管理的理论研究了集团化企业采购管理的发展阶段、并结合当前采购管理的现状分析了存在的主要问题。最终提出了提升集团企业化采购管理效率和质量的几项措施。希望通过本文几项措施的研究,为当前集团化企业的采购管理带来新的帮助。

关键词:集团化企业;采购管理;现状;措施

随着当前我国经济的新一轮改革,大型企业尤其是集团化企业的管理质量愈发成为制约企业发展的重要因素。如何降低企业采购成本,提升企业采购效率与质量,成为当前集团化企业采购管理所研究的重要课题。企业采购管理是一项涉及到众多理论分支的研究内容,采购管理的改革需要集团化企业内部审计监督、营销执行、行政管理等多个部门的倾力配合。只有在实现集团各个子公司、部门之间的纵向和横向组织整合,才能完成跨越式的资源调配,提升集团化企业的采购管理效率。

一、集团化企业采购管理概念及相关理论

1.集团化企业管理概念

集团化企业的采购管理研究由来已久,但是将集团化企业的采购管理纳入集团管理的整体战略还需要追溯到上世纪七十年代,美国Dean•S•Ammer提出的集团化采购管理流程理论。集团化采购的具体概念有很多,结合当前我国的集团化企业发展现状,应该被定义为通过规划和设计采购控制战略、执行采购实施战略的采购决策和管理过程。

2.集团化采购管理相关过程

集团化企业的采购管理,需要有一个系统的管理体系进行支撑,并且明确对采购各阶段的战略任务、涉及的组织机构、执行的具体工作进行划分,并根据流程规定的步骤和方法完成动态管理和静态分析。根据管理学相关研究,集团化企业的采购与管理体系主要有以下三个阶段组成(见下图)。阶段一:前期准备阶段前期准备是集团化企业采购战略管理的基础阶段,该阶段企业主要针对集团企业采购的事前信息进行基础性的准备,包括采购战略的制定、部门采购计划的申请以及采购信息的汇总。有采购管理工作人员进行梳理和规范后提交集团的采购管理审核人员进行审核。审核通过后正式进入该事项的采购操作。阶段二:实施阶段实施阶段,集团化企业的采购管理人员需要按照采购部门需求和采购物标的将采购计划进行划分,分为普通型物资和战略型物资两种。普通型物资包括办公用品、福利用品必要的损耗等。这部分物资是集团企业在发展过程中所必要的消耗,并且有着数额小、采购渠道固定、采购渠道透明的特点,采购者只需要按照计划值向固定的供应商进行选择即可。战略型物资包则是企业制造、经营中依靠的主要原材料等供应物资,其价格的高低、质量的优劣直接影响企业的整体发展状态。对于这部分物资,则需要企业根据国内市场甚至国际市场的物资价格,制定长远的战略规划,通过严密的手段圈定供应商,并且签订严格的物资采购合同,配合物资质量检查技术手段。采购过程中需要监督和审计人员对采购过程进行严格的监督检查。阶段三:改进阶段该阶段是对采购准备和实施阶段的重要总结。包括采购结果的审计监督,采购管理人员工作绩效的评定、采购流程的优化、采购战略的动态调整和采购组织的调整等。

二、集团化企业采购管理存在的问题

1.对集团化采购管理缺少“新”认识

进入新世纪后,中国的大型集团化企业尤其是制造业企业越来越重视工业自动化在工业生产中的应用与推广,并因此而引入了更多的工业制造理念,比如德国的“工业4.0”体系,就是工业制造与信息网络的完美结合,进一步降低了企业成本,利用上下游产业链整合冗余资源。但是在物资采购管理上,很多集团化企业的采购管理人员还没有很好地认识到物资采购的新趋势,对于“采购=信息”的新理念认识不透彻,执行不到位,严重影响了企业的发展速度。

2.组织结构管理混乱

当前大部分集团化企业的采购管理在组织结构上采用混合组织结构,即将职能式组织结构与指令型组织结构混合布置,缺少矩阵型组织结构的标准化设置。导致集团化企业采购管理组织结构混乱,不同指令源发布的指令相互矛盾时工作人员难以借助评价指标确定指令优先级,必须经过固定的请示程序来确定指令内容。这种混乱的组织结构模式制约了集团化企业采购部门的人均利润率提升。

3.采购方式单一,审计监督效用弱

当前企业根据所在行业和采购规模制定采购方式,相比于国外灵活多变的自动化采购信息网络,国内的采购方式较为单一,大多采购招标和竞争性谈判的方式进行采购。在无形中增加了采购的流程和时间,对于不同规模的物资采购也缺少灵活的变通手段,提升了采购的时间和资金成本。对于集团化企业的采购管理中的审计工作,首先是审计工作管理不严格,监督流于形式,难以发挥审计监督的作用。其次是对内部审计“重视”态度的来源上,不少部门和个人对待审计“畏之如虎”,怕审计、不愿接受审计,想方设法躲避审计的情况时有发生。

三、新时期集团化企业采购管理质量提升措施

1.转变集团化企业采购管理理念管理

对于新时期集团化企业采购管理质量的提高,还需要从转变集团化企业采购管理理念上着手。大型集团化企业在采购管理上,首先要树立时效意识,提前针对集团的采购战略进行物资储备管理,包括物资采购方式战略、渠道战略、数量战略、品质战略和价格战略。利用新型的数字化集成采购系统完成集团采购的上下游沟通,理顺产业链,调整资源配置,实现采购管理的信息化、网络化和规范化。让集团的各个子公司、项目部、办公室都能针对自己的发展需要获得适当的资源支持,提高办公、经营和生产效率。

2.理顺集团化企业采购组织结构管理

当前集团化企业采购管理效率提升的重要方式就是理顺集团化企业采购组织结构的管理。集团化企业体量大、部门多、业务复杂,采购管理涉及企业生产经营的全部过程,为绝大多数部门服务,难免接受不同部门的指令。对此集团化企业应当设立自己的组织管理模式,结合组织轮中的矩阵式组织结构,采用横竖两条指令线完成指令的输入和判定,当指令发生冲突时,自动判定优先级并完成沟通。实现采购管理部门的高效化、自动化办公。最终提升采购管理组织效率。

3.完善集团化企业采购方式管理

对于集团化企业的采购管理方式,应当结合企业的采购内容与规模生成相应的采购方式。但是也并非绝对按照既定的采购方式进行采购管理。比如针专用的行政法规和别地方政府法规,就应当按照法律规定方式进行采购。再有就是结合供应商选择范围、数量和供货渠道、付款方式选择采购方式,灵活掌握招标、谈判、询价、网上竞价、协议采购等方式的具体操作流程,实现采购方式的多样化和供货方选择的适用性。

4.创新集团化企业的“审计增加价值”作用

审计工作的目的是为了提高企业的管理,增加企业的效益。因此,在集团化企业的采购管理中,必须创新审计形式,采用“审计增加价值”理念指导当前的企业内部审计工作。把审计工作由原来的单纯监督管理变为预防风险,提升企业管理价值的工作部门。提高企业采购管理部门甚至企业整体的人均利润率。

四、结束语

总而言之,对于当前集团化企业的采购管理,需要结合市场的现实状况和经济的整体运行态势来完成改革和管理。结合先进的管理理念、多样化的采购方式、高效严格的组织管理模式,实现对集团化企业采购管理效率的提升。同时还要增强企业的采购管理监督审计,让采购管理在阳光和规范下运行,提高集团的经济效益。

作者:张彦君 单位:中信戴卡股份有限公司

参考文献:

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[2]马斌,孙利波,张旭,常亮,李鹏飞.建材装备集团化制造企业采购管理策略研究与系统应用[J].《水泥技术》,2017(1):79-83.

[3]齐浩程,林峻.论企业项目采购管理中存在的问题及优化策略[J].《经济管理:文摘版》,2017(1):143-144.

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