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能源化工集团物资采购管理论文

物资采购管理制度是保证企业整个生产经营运行的重要环节,是对企业生产过程中所需要的各种物资采购、储备、供应等所进行的计划、组织和控制,物资采购能有效地加强企业采购成本的降低、效率的提高,更多地吸收外部资源,提高企业竞争力。本文试着从法律的角度对物资采购管理进行思考,分析其采购模式、程序、监督等方面法律实务,并对河南能源物资采购法律模式提出几点建议。

一、河南能源化工集团物资采购管理基本情况

河南能源化工集团有限公司作为一家集煤炭、化工、有色金属、装备制造、物流贸易、建筑矿建、现代服务业等产业多元化发展的国有能源化工集团,下设457家子分公司,经营结构成多元化,管理方式制度化。作为一家大型的集团公司,其内部的物资采购管理模式也有自己采购流程。对于内部通用类设备采取的招标方式是:自有的招标单位对外公开采购招标;对具有尖端科技所属的设备由委托招标公司招标。河南能源下设物资供应管理中心、供应处等职能部门,主要负责物资采购功能,主管物资采购的计划、采购、合同、库存调剂、结算、修旧利废、物资成本等管理与协调工作。根据标的大小以及难易度分类:集团层面的统一采购;设备使用人(下属的生产经营单位物资采购职能部门)的自行采购模式。在面对信息化的今天,河南能源于2014年成立电子招标平台,在更加公开、公平、公正的环境下,集团的物资采购管理更上一层楼。

二、河南能源化工集团物资采购管理与招标法的一致性

河南能源作为一家国有企业集团,其国有控制权的性质,决定了其不能按照小型企业的物资采购模式管理。其性质指示物资采购作为招投标的一种类型,必须严格按照《招标法》以及《招投标法实施细则》的规定进行物资采购。1.更加公开、公平、公正的管理模式。《招标法》第五条规定“招标投标活动应当遵循公开、公平、公正和诚实信用的原则”。河南能源在2014年电子采购平台成立前,通常采用的是邀请招标的模式,虽符合招投标法的总体规定,但真正的公开、公平、公正方面存在欠妥之处。具体体现在:河南能源通用类物资采购由具体使用物资单位,根据自身物资需求情况,通过考察存在潜力的供应商邀请其参与投标,其只是在部分范围能公开,但在这种招标模式下,虽不违背招投标的邀请招标的有关规定,但真正的公开尚不到位。实施公开的物资采购招标,不但能避免“暗箱操作”行为,增加采购的透明度,堵塞物资采购漏洞,而且能直接享受有竞争带来的大幅度的成本降价,减少流通环节对价格的影响。从物资采购管理制度上直接避免违规行为,不仅是对自身企业建设的完善,并且也是对企业员工保障。2014年河南能源电子采购平台成立,真正的公开环境上升到更高的境界。河南能源电子采购平台公开简称“中原云商”,是河南能源物资采购的公开平台,除涉及专利类型设备外,所有物资采购均应当在电子平台上公开招标。至此,按照《河南能源物资采购管理制度》的规定,河南能源所有物资采购招标公告在平台上进行发布,同时,按照法律法规的规定在政府指定的媒介上同步发布。2.物资采购程序的合法性。物资采购程序的合法性,保障物资采购实体权利能够实现。《招标法》第二十四条规定“招标人应当确定投标人编制投标文件所需要的合理时间;但是,依法必须进行的项目,自招标文件开始发出之日起至投标人提交投标文件截止之日止,最短不得少于20日”。河南能源《河南能源物资采购管理制度》第十三条第三项规定“公开招标自招标文件开始发出(即招标文件开始发售)之日起至投标人提交投标文件截止之日不得少于20日,其中出售标书的时间不得少于5日。在招标文件具备对外发售条件的前提下招标文件发售期的首日可与招标公告公布的首日为同一日”。物资管理制度的规定与招投标的一致性,充分体现了采购程序的合法化,并避免了企业集团法律风险的发生。其次,河南能源物资采购管理规范招标行为比招标法更加明细,比如,在规避招标方面,物资管理制度列举了一系列诸多违背法律法规的行为。3.电子招标法律规定保障电子采购平台有序开展。河南能源电子采购平台根据《电子招标投标办法》的法律法规开展物资采购,根据法律规定的:“数据电文形式与纸质形式的招标投标活动具有同等法律效应”,肯定了电子采购平台的确立,并依据确立电子签名的法律效力,规范电子签名行为,保障了电子采购平台合法有序的开展。

三、河南能源化工集团物资采购管理模式的建议

1.加强物资采购的监督。对物资采购实施全过程监督。从采购计划制订开始,到采购物资的使用结束,包括计划、审批、招(议)标、签订合同、验收、付款和发放等环节,每个环节都进行监督。河南能源下设物资供应管理部门,统管一切物资采购工作,包括监督下属单位招标部门。目前,随着煤炭经济的发展滞后,河南能源发展前景困难的情况下,集团公司采取一些的措施节能减排、放权减压,集团公司监督管理部门不再参与物资采购管理监督,而由物资供应管理职能部门统管一切下属单位物资采购,及物资供应管理部门自身的物资采购。虽下级单位物资采购所有程序由上级主管部门监督管理,但物资供应管理部门自身的监督管理,监督权利并不能完善实施。放权减压和监督管理并不相背离,相应的放权应更好地实施监督管理。因此,个人建议,将集团监督管理再次纳入到物资采购的管理,并贯穿于物资采购活动的全过程,确保采购管理规范化、程序化、制度化,营造一道确保企业利益不受损的坚实防护墙。2.增加物资采购的法律审核。河南能源作为国企,一切物资采购管理按照招标法的规定实施不容置疑。企业物资采购法务人员参与仅限在:一是审核合同时、合同出现纠纷时;二是物资采购后经人举报出现问题。上述基本是事后审核,不能及时发现存在的疏漏之处;物资采购程序是否规范;招标资料是否维护我方利益等等,诸多方面都需要法律的介入。然而,对于河南能源来说,法律服务局限于合同审核及处理诉讼纠纷,避免法律风险存在不足。因此,建议法律审核纳入权过程物资采购的全过程。审核采购计划的制定、合同的签订、质量的验收资料处理以及往来信函的传递;审核合同的合法性、严密性;审核结算是否符合合同要求以及给我方会造成的不利因素。3.建立信息“公开”共享的管理制度。信息系统的完整、畅通,直接影响到物资采购内部管理的控制效率和效果,必须在采购部门中建立全方位的信息公开共享制度。所谓的“公开”不对全方位的,而是对内的公开。例如:河南能源不同的下属单位购买同类的产品机率很高,如果在电子采购平台上建立公开的价格共享制度,即便于同类产品有效的低价高质量购买优势,也有利于领导管理层有效的决策;因信息的公开共享,监督部门也能一览无余的对比监管。建立信息“公开”共享制,不仅是在价格上,而且在其他领域都极其实用,信息共享保证信息快速有效传递。在企业内部建立局域网络共享,通过信息平台,根据企业的特点,将计划管理、库存管理、价格管理、合同管理等纳入信息化管理当中,并采取准入制,根据职责分配权限,便于信息查看。降低采购成本,方便集团模式的集中采购,平衡整个集团库存调剂,形成覆盖物资采购链条的系统管理。信息“公开”共享制的建立,一方面由管理层利用信息公开及时的向业务人员发布决策,明确业务人员应认真履行的控制职责,业务人员明白自己在采购活动中所处地位和作用,知道如何进行一步工作;一方面业务人员根据自己掌握的工作一线的信息,及时反馈给管理层,有助于管理层的决策。本文从法律以及个人工作情况的角度阐述了河南能源物资采购管理某些方面,对物资采购的公开、公正、公平、合法性进行分析,并利用电子采购平台的建立,提出自己改善河南能源物资采购管理制度的建议,加强物资采购管理提升企业综合实力,提高企业的竞争力。

作者:张文霞 单位:河南能源化工集团有限公司

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