机电设备档案管理研究

机电设备在企业固定资产中的分量达一半以上。对机电设备规范化、系统化的管理，不仅能够节约成本，提高效益，还能增强设备的安全性，避免灾难性事故带来的财产损失和人身伤害。加强机电设备的管理主要应当提高对其重要性的认识，了解机电设备中容易发生的问题，分析原因，从而找出适合机电设备管理的有效方法。

1机电设备档案管理概述

所谓的机电设备档案就是在机电设备的制造、使用和维修过程中的记录，它能够充分的记录和反映设备的工作质量和工作状态，通过分析机电设备档案能够评定机电设备的技术状态，还能够分析设备是否正常运转，根据数据反映出生产过程是否存在问题。企业还能够通过机电设备档案了解设备的购买和处置情况，对成本投资进行预算。设备档案归档应包含如下内容：（1）申请订购的文件、合同、定货单（卡）；（2）随机的全部技术文件；（3）安装调试记录及验收报告；（4）使用过程中，定期检修记录和更换零部件记录，重大故障处理记录等；（5）设备转让协议，报废的技术鉴定材料，报告和主管部门批复的文件。在机电设备档案管理中不仅要记录技术文件和机电设备的购买、使用、维修等日常过程，还需要将不断进步变化的工作材料、文件和程序数据记录在其中，来满足规范化、目标化全过程管理需要。

2机电设备档案管理中存在的问题和原因分析

（1）机电设备档案管理人员的管理观念比较滞后。由于缺乏先进的管理理念，档案管理人员对机电设备档案管理工作的重视程度不够，加上缺乏有效的制度保证，导致档案管理工作很难有效开展。尽管设置档案管理工作机构，但是该机构并没有发挥应有的作用，对待机电设备的档案管理工作不认真，敷衍了事，导致各种问题的产生。（2）企业中机电设备档案管理人员的整体素质不高，没有与时俱进，不断更新现有的知识，而且工作人员大多是学历不高的人员，电子表格等知识并不熟练，在进行数据统计和整理工作中大多依靠人工记录，没有充分利用计算机进行档案的整理，导致工作效率和工作质量都比较低，而且一旦机电设备出现问题查阅档案资料时需要耗费大量时间，如果使用计算机进行档案管理就可以节省大量的人力和时间，由此可见，当前的机电设备档案管理人员很难胜任该项工作，其专业技能和整体素质都有待提高。（3）管理人员的责任意识不强。由于管理层对该项工作的不重视，加之缺乏相关的制度规范，导致出现机电设备档案资料的借阅和使用不规范，档案的数据资料缺失等。这样，一旦其他部门借阅相关资料，很容易造成资料的丢失或者破损，从而影响资料的完整性和真实性，不利于机电设备档案管理工作的顺利开展。

3提高机电设备档案管理水平的具体措施

机电设备的档案管理工作对整个企业发展具有推动作用，机电设备的档案管理是新时代企业谋求科学的可持续发展的必由之路，也是也是保障企业可持续发展的必要手段。（1）建立并不断完善机电设备档案管理的相关制度，保障机电设备档案管理工作的顺利开展。首先国家需要对机电设备档案管理的规章制度的不断完善，将机电设备档案管理纳入法制化的轨道，为机电设备的档案管理提供制度保障。其次企业中应当切实加强机电档案管理制度责任落实，要针对企业内的具体实际情况来开展档案管理工作，使机电设备档案管理工作能够向着规范化、具体化的方向发展。另外，还要监督工作人员认真按照规章制度来执行档案管理工作，一旦出现问题就要追查责任，实行问责，不断提高机电设备档案管理人员的责任意识。（2）不断创新档案管理理念，要与时俱进，重视档案管理工作。为了提高机电设备档案管理工作的质量，管理层和工作人员都要重视该项工作，要不断创新管理理念，根据企业的实际情况制定科学合理的管理方法。工作人员应当清楚了解设备从购置到报废整个流程，做好每一项记录。为了更好地适应市场经济的发展要求，工作人员只有改变传统滞后的管理观念，不断创新管理方法，才能更好地提高企业的整体管理水平，为企业创造更多的经济效益，实现企业的经营发展目标。（3）实施标准化和流程化管理。标准化管理是对机电设备档案管理行之有效的手段，不仅能够使管理标准明确化，还能够正确规范管理的流程，保证机电设备管理的科学化。在开展机电设备档案管理工作时，首先要将申请机电设备的订购合同和订货单以及将相关的技术文件进行归档，还要记录好调试过程和验收的报告。在使用过程中进行的检修和零件的使用也需要进行记录，对重大的违规操作和设备的安全故障隐患也需要进行归档。还要记录设备的转让、报废以及相关部门的审批文件等。在档案的归档工作中要做好分类管理以及收集整理工作。还要加强对机电设备档案的使用，使之能够物尽其用，为了提高查阅的效率和保证档案的完整，需要对档案资料的借阅进行登记管理，还要编制检索码、目录，保证查阅的方便。（4）注重提高机电设备档案管理人员的整体素质。作为机电设备档案管理的主体，工作人员的专业技能和整体素质发挥着至关重要的作用，因此，应当对工作人员进行定期培训，不断更新其现有知识和技能，尤其要努力学习excel等知识，通过信息化手段来实现机电设备档案的科学管理，通过计算机网络技术做好机电设备的归档和整理工作，这样有利于提高工作效率和质量，而且能够省时省力地查阅每种设备的详细资料，实现企业的更好更快发展。4结论从目前来看，我国很多企业对机电设备的档案管理工作的重视程度不够，导致管理理念的落后。要想提高档案管理水平，应该改变传统的观念，与时俱进，完善相关的制度，注重提高工作人员专业技能，为机电设备档案管理工作的顺利开展提供坚实的基础。另外，还要要对其进行定期培训，通过现代化信息手段来做好设备资料的收集记录和基本信息的综合化分析处理工作，从而提高机电设备档案管理工作的效率和质量，实现企业的更好更快发展。

作者:李怡弨 闫洋 单位:山西潞安集团司马煤业有限公司

参考文献:

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［2］朱松涛.基于价值网的企业档案管理信息资源共享模式研究.[D].南昌大学,2013(05)16.

［3］乔玉明.煤矿建设过程中如何做好机电设备综合管理工作[J].中国科技信息,2012(09)15.