电子政务环境下档案管理综合运用

一、电子政务环境下档案管理综合运用的作用

电子政务是现代信息技术与政府机构建立信息资源共享的重要平台，既包括信息化资源、信息网络、信息化人才，也包括政府信息化建设中的各类法规标准体系等。在今天，信息资源已经成为现代社会发展的重要战略资源，档案信息资源尤为关键。就当前的档案信息管理而言，主要有档案原件以及基于档案的可利用的信息成果。电子政务环境下档案管理综合运用，主要体现在两个方面：一是从档案管理的内涵及外延上，其包含的信息不断增多，并呈现社会化趋势；二是电子政务对档案管理的综合运用涉及面更广、更深。作为现代档案信息资源开发的有效平台，电子政务环境是利用网络技术来整合各个信息孤岛，以实现对各个孤立的档案资源进行跨库连接、信息共享。对于该平台的运行及发展，需要从保障信息资源畅通互动中，促进各档案管理机构间的互补、吸收。同时，借助于档案信息平台，利用现代信息技术对档案信息进行检索、整理、阅读、输入、输出以及综合加工，从其开发及应用上来满足社会对档案信息的多种应用。如利用4G网络技术来完成随时随地的接入，实现快速检索及应用。传统的纸质档案及以手工为主的档案管理方式，局限于区域性、部门内的使用，且在互联互通管理上需要花费更多的时间和物质成本。电子政务环境下突破了时空局限，并从信息资源、技术资源和人力资源的协同开发上提高了档案信息管理综合效益。

二、电子政务环境下我国档案信息综合运用现状

档案信息是人类智慧的结晶，汇聚着认识世界和改造世界的丰富历史记录。在电子政务环境下，我国档案管理综合运用工作也取得了一定成就。一是对于数字化档案管理框架基本形成，自1999年开展“政府上网工程”以来，经过多年的发展，对于电子政务环境下的信息资源整合已经初具规模，特别是随着政府机关职能转变和深化机构改革中，各级政府在信息化资源综合运用中提高了管理的透明度，提升了办公综合效率。当前，98%的政府机关建成了网络办公平台，并在政务内网与外网的协同发展中，最大化地整合了各类业务资源系统。如在宏观管理上，金税、金卡、金财、金盾、金审、金农等12个业务系统建立了关联，以统一化信息平台规范了我国电子政务各业务系统的有效对接。二是在政府与公众之间的沟通与互动基本实现，以档案管理信息化服务为主体的电子政务环境，将网络信息、政府信息公开等档案资源进行了分层开发，特别是对政府网站，从对公众的开放上，逐步形成了机构政策条文、公告等窗口，这些窗口不仅为公众提供了档案信息咨询机会，也从档案信息服务中加强了政府与公众间的互动。可见，电子政务环境下档案信息综合管理，应该从构建良性的、满足政府与公众双向互动的有效平台，并借助于现代网络技术和信息化平台，最大化地满足公众对档案信息资源的需求。如在个人交税、护照办理、车牌办理等档案信息查询中，提升了档案资源管理的便捷性和效益性。

三、电子政务环境下档案信息综合运用中的问题及改进方向

电子政务环境为实现档案信息数字化资源整合创造了基础条件，但在档案信息整合与电子政务信息资源互联互通上，还存在一些问题。一方面从信息资源的内容上来看具有重合性，特别是传统政府机构在政务活动中对各类文件的存储与记录，既有法律法规等政策性文件，还有涉及各项具体业务的统计类信息，这些信息在数字化过程中又产生了更多信息衍生资料，在鉴定其政务信息价值上增加了难度；另一方面在信息互通中面临共同的数字化难题，随着政府信息化建设及各类档案馆信息化建设的加快，其信息资源都面临着数字化的共同难题，如数据库技术、数字化扫描技术、数据压缩技术，以及纸质文件与声像图文文件的归档问题等等，这些系统化资源在重组及编制上因数据源的差异性，还存在较多的标准化难题；再者，对于政务信息与档案信息在信息化分层管理上，依据全宗理论，对于隶属不同信息部门的档案信息资源需要结合时间、价值、内容等不同标准进行归类，从而实现信息资源共享的智能化管理。另外，电子政务环境下数字化档案信息网络建设中，由于经费等因素的影响，整个建设进度较为缓慢，对于已经建成的档案类网站，其互通能力受到影响，特别是一体化建设规划缺乏明确性，多数档案信息网络采用相关站点的简单链接，以致于分散性、孤立性较强。对于档案信息数字化规范及转换标准的制定相对混乱，其因素源自社会各档案信息所有者，未能从建设伊始就加强数据结构的统一化管理，以致于档案信息结构模式较多，格式不统一，如异构数据库现象严重、对于各档案信息网络体系建设缺乏有效的规范，也加剧了档案信息资源重组整合的难度。随着网络化、开放性互联环境的形成，对于电子政务环境下的档案信息资源管理中的安全问题尤为突出。开放的网络环境使得档案信息收到更多的网络安全威胁，如病毒、黑客入侵、各类间谍行为等，对于档案信息资源的破坏及窃取行为的打击是确保档案资源安全稳定的关键。从我国档案信息管理综合运用实践来看，需要从三个方面加以应对。一是做好数字化档案信息资源的有效整合，特别是从法律、制度、规范等方面进行整合，优化电子政务环境下档案资源管理需求配置不均衡问题。如对于数字化档案信息特点及作用的明确，从数字化档案信息管理中构建统一的信息资源交换平台，切实从分散异构的档案信息资源库中进行技术优化，实现有效组合和衔接，增强档案信息资源的可控性、动态性和可持续性；针对档案信息资源与社会其他信息的集成问题，要从信息资源配置体系上，积极协调各档案信息管理部门间的融合，利用统一用户界面及检索方法，实现各类用户随时随地获取有效信息，发挥数字档案信息的服务效益。二是注重对档案信息部门与图书、情报信息的融合，对于数字档案信息资源在统一建设中，不仅要从自身进行整合，还要兼顾电子政务环境下，图书、情报信息的资源整合，以构建政府行政与档案信息一站式服务格局。同时，针对信息资源整合中，政府档案信息与档案馆、各级档案管理机构、档案信息服务机构以及图书、情报机构间数字化信息的非统一现状，要强化各部门间的互通与交流，着力从信息收集、整理、分工、协同、统一中，强化信息交换，构建畅通的信息资源共享机制，以便于各类档案信息数据库的有效融合与集成。三是要强化对数字档案网站与政府网站的衔接与整合，随着各级档案机构自身网站建设的推广，在对外进行档案信息服务的同时，应该多与政府网站建立信息共享，特别是在提供政府信息服务及网络办公方面，要从现阶段政府网站与数字档案网站的有效对接中，提升民众对档案信息资源的便捷、快速、有效检索的水平。

四、以某高校为例来探讨档案信息管理的综合运用对策

在进行档案信息资源开发及综合运用上，高校凭借其自身信息技术优势及电子政务信息化发展契机，通过多方调研和利弊分析，逐步形成了多层次、多任务、高效率的档案信息管理模式。其主要举措表现在五个方面。

（一）注重专业队伍建设，深化校企合作

2008年江苏盐城师范学院档案馆通过参观考察等活动，立足自身档案信息化管理实际，从构建高效数字化档案资源建设中，积极组建专业队伍，并成立了由馆长为首的数字档案管理开发与建设小组。一方面组织人员参加专业培训，强化对信息化档案业务知识及技能的学习，提升团队的业务水平；另一方面注重与软件公司及政府档案管理部门建立协作，通过技术服务来优化工作重心，促进整个档案数字化建设工作的有序进行。

（二）积极组建软硬件平台，创造档案信息化管理综合运用环境

档案信息资源综合管理工作离不开先进的软硬件平台环境的支撑，在硬件平台建设上，该院档案馆全面分析当前档案管理业务需求，配置了2台HP服务器，1台Juniper防火墙，3台Cisco路由器，高性能计算机8台，多功能一体机3台，A3、A4扫描仪各2台，复印机2台，为全校档案信息化建设提供了硬件保障。在软件建设上，结合当前高校档案管理实际，从软件的先进性、灵活性、可移植性等方面开发了新系统，使其体系结构更加开放，系统维护更加安全、可靠，特别是在功能模块设置上，以现代数字化信息管理综合运用为指导，涵盖档案的采集、处理、归档、存储、利用和管理，并支持文件批量处理，PDF格式转换与利用，以多字段为检索条件的模块化结构设计，既兼顾了传统用户的使用习惯，又可以满足未来用户的自定义需求。

（三）档案信息数据库建设与实施

依据全宗管理理念，对于档案信息资源的数字化建设流程进行全面优化，特别是针对全宗馆藏档案信息进行清理与统计，借鉴各兄弟院校的档案管理成效和对策，结合自身实际来进行灵活运用。如针对历届新生录取名录进行逐年扫描与统计，对历届毕业生的学习成绩、登记表进行扫描与统计，对相关文件的索引目录进行扫描与统计，完成数据的衔接与管理。在信息检索上，借助于档案信息数据库技术，可以实现模糊查询。如输入学生信息上的某一关键词，将会显示与之相关的录取名册、毕业登记表及成绩等信息。对院校相关的各类重要文件、项目文档等资料进行扫描并统一管理，便于各部门管理人员进行快捷检索与应用。需要强调的是，在新数据库建设上，针对旧数据库中的信息与馆藏纸质文件的对照与核实，依据《高等院校档案实体分类法》要求，分别对相关数据库资料进行数据迁移和转换，特别是对于原馆藏资料中未录入的纸质案卷，重新进行整理与核实，以实现馆藏信息资源的全面数字化。

（四）实现档案信息管理应用与学校OA系统的在线对接

档案管理系统软件平台建设，在与院校OA系统的拓展与对接上，更好地实现了档案信息资源的共享与开发。利用网络技术来实现与OA接口的开发，并通过构建中间库来满足校园内外其他系统对档案信息资源的检索与访问。特别是中间库技术的应用，便于档案管理员从定期采集的档案信息临时库中进行筛选，直接存储到档案管理信息库中。新软件系统平台在提升档案资源利用效率上，更好地将各类信息资源进行了全面整合，突破了传统采编人员低效、重复的工作强度限制，利用计算机辅助技术可以实现对档案信息的选题、材料加工、利用，为整个编研工作节省了时间，降低了劳动量，提升了工作效率。

（五）构筑安全、可靠的网络数据库平台

档案信息综合运用对数字化网络平台的安全性提出更高要求，为了确保档案信息资源的真实性、可靠性和完整性，需要从档案管理业务部门的实际需求分析上，进一步梳理档案信息管理流程，构建全面的档案信息应用过程监控体系，实现对数字化文件的全面管理。如利用权限分配技术，针对档案信息管理系统中的用户进行分配不同的权限，所有用户的使用都在软件的监控下进行，为档案信息服务平台提供了安全保障。五、结语档案信息资源综合运用的关键在于数据库建设，而数据库技术需要从软硬件平台的合力中保障档案信息的采集、存储、管理、应用服务的满足。作为回溯性资源，对于档案信息资源的原始性、记录性，应该从信息管理的及时性、灵活性上来开发，增强档案信息资源的服务能力，并在保障档案信息资源安全、稳定、可靠基础上，最大化地降低管理成本，发挥最大的管理效益，更好地促进档案信息资源的社会化服务功能的实现。

作者:章邺 单位:盐城师范学院