电子政务档案信息化建设论文

时间:2022-06-29 08:51:34

电子政务档案信息化建设论文

1高校建立档案信息化与电子政务之间的关系

高校档案信息化的建立,自然与电子政务之间有着密切的联系,电子政务的发展,需要档案信息化的成立和发展提供一定的保障。因为电子政务的发展是需要大量数据信息的,档案就是一个相当庞大的数据和信息的资源库,电子政务就是对于大量的信息进行整合和利用。所以说,如果没有大量的数据维持,电子政务就寸步难行了,也就失去了本身存在的意义。而电子政务的融入,也让档案的建立和使用更加方便、快捷。传统的纸质档案通过电子政务变成电子版,在运用和查询的时候都会很方便,也就加速了工作效率。

2电子政务加入高校学生档案信息化的好处

2.1电子政务网能让高校档案信息查找更加快捷

当今社会中,快速、省事、节约时间、合理管理是电子政务的相应特征,电子政务融入档案信息化以后,高校查找档案就会更加方便,因此提高了高校的工作效率。并且,工作人员从其他网络查询信息也是完全可以的,这样凭借自己的工作权限,既减轻了工作的任务和负担,又提高了工作的效率。

2.2电子政务网让高校档案信息化更加便捷和现代化

电子政务网还有一个特点,就是能让高校学生的档案更加接近现代化的管理模式。档案的现代化管理,能让工作人员的工作效率更高、更加方便,节省时间。改变了原本乏味无聊的工作流程,帮助工作人员摆脱一成不变的工作内容,提高自己的工作效率,也让高校的档案管理更加完善、更加现代化,最后实现一体化的档案管理。

2.3让高校的电子档案能够更加方便操作和查询

档案的严格监控,让档案的流向更加严谨,是电子政务的另一个特征。原本的档案管理是完全手工记录的,很消耗工作人员的时间和精力,还很容易出现错误,很不方便。如今的档案信息化,可以让传统手工记录的借还问题得到解决,而且电子政务还有自动催促还回的功能,让借档案的人员尽快及时地把档案归还。

2.4提高了研究服务的效率

电子政务的融入,使得高校档案的使用和研究都更加便捷,这也是电子政务融入高校档案信息化的一个特征。高校档案信息化,能让工作人员更加高效率地查找到想要寻找的档案,查询和使用都更加方便。除此之外,高校档案的信息化能更加方便工作人员的思路开发和创新,也能让工作人员在第一时间了解最新的档案动态。

3高校学生档案信息化建设过程中存在的不足

3.1高校的学生信息量较多

高校的学生数量是比较大的,人数很多,情况也比较复杂。还有就是,电子政务毕竟是刚刚融入高校学生档案信息化管理的初级阶段,很多的数据信息还没有形成系统化,处理起来还是很有难度的。除此之外,现在高校的档案初步信息化是不完整的,还是有很多的问题存在。无论如何,现在的电子政务档案信息化,和我们之前传统的档案整理是不一样的,电子版高校档案包含的内容是比较广泛的,无论是在文字信息,还是数字上面,都有很大的量,管理也是比较有难度的。

3.2电子政务融入高校档案信息化是有风险性存在的

随着现代科技的不断发展,政府部门的管理也从传统的模式转换成电子管理的形式,这里面就必然存在着一定的安全隐患。虽然现在的网络发展得比较好,但正是因为这样的快速发展,导致现在电子政务融入高校学生档案管理信息化存在风险性,主要对于档案管理的保密性是存在隐患的,这是现在高校档案信息化首先要解决的重大问题。

3.3高校学生档案电子版转换的效力还没完全得到法律的认可

在我国,人员流动性是非常大的,所以在档案变动这一环节也是比较频繁的,而现在我们要建立的电子版的档案,可变性还是比较强的,所以在法律效力上就降低了很多。特别是电子版的档案,少了法律依据的公章,就远远比不上我们最传统的纸质版档案的法律效率高。也正是因为这样,现在在我国电子版档案和纸质版的档案是同时在运用,这样浪费了很多不必要的资源。所以,我国应该及时地完善电子档案的法律效力。

3.4适应高校档案信息化管理的专业性人才还较为缺乏

高校档案想要电子信息化,必备的就是相应的人才。在高校档案电子化的进程中,很多问题都是需要专业性的人才来解决。但是,由于长期手写档案的工作,让现在很多的档案工作人员都不具备高超的技术性,对于电子版的简历建设不够专业,所以现在很缺乏这方面的专业性人才,人才的缺乏会影响高校档案电子版推进的进程。

4在电子政务融入档案信息化中需要加强的措施

4.1加快电子档案建设步伐

现在,我们在推进高校档案信息化的过程中,很重要的任务就是让电子化档案的建设速度、质量都能达到理想状态,同时让高校档案电子化的法律效力得到增强。对于国家推进的档案电子化来说,现在各个地方性的档案想要进入信息化管理阶段是比较困难的,阻力仍然是比较大的。

4.2减少高校档案电子化的网络隐患

现在高校档案电子化还是存在很大安全隐患的,这也是困扰全球的一个巨大的难题。虽然说现在网络发展比较迅速,对于人们来说是一件好事,但是在网络快速发展的同时,安全隐患也就出现了,这对于档案信息安全形成了很大的威胁。档案毕竟是个人信息的一种体现,是需要加以保护的,否则无论对于个人,还是对于社会都将是很大的损失。所以,在想要推进档案信息化的同时,就一定要加强网络的安全性。

4.3加强高校档案信息化的数据化

高校档案含有大量的数字信息,所以在建设的过程中,怎么样进行数字化的建设也是很重要的一个问题,这主要包含了两个板块,一是当前所拥有的高校档案的数据整理,二是所储存的高校档案的数据统计。加强档案信息化的数据性,可以帮助我们更准确地整合信息,减少不必要的麻烦。

4.4加强档案电子化的人才技能

在档案信息化的过程中,人才是必不可少的,只有拥有专业性的高质量的人才,才能更加快速地进行高校档案电子化的建设。但是,我国目前的情况就是档案电子化的人才还是比较缺乏的,这个问题也是目前的当务之急。可以通过以下几点来解决好这个问题:①对于现有的档案管理工作人员进行专业化培训、进行课程的讲解,让现有的档案管理人员更多地学习档案管理的知识,和专业化的电子版档案管理的操作技能,让现有的档案管理者更加快速地进入到电子版管理档案的状态中,提高工作的效率;②从外部招聘专业的档案信息化的人才;③可以定期邀请一些专业人士,来公司给工作人员进行专业知识的讲解和培训,让工作人员接收到最新的知识;④可以随时让工作人员进行知识培训交流活动,打造一个良好的学习气氛。

5高校档案信息化需要注意的一些问题

5.1明确高校档案电子化未来的发展方向

高校档案电子化一定是未来的发展方向,档案电子化是提高工作效率和质量的最佳的选择。但是,高校档案电子化一定要遵循相应的法律法规,让高校档案电子化更加有法可依。还有,高校档案电子化一定要根据时代的变化而变化,不能一成不变,要不定时地进行调整,工作人员要认识到电子档案发展的必要性和重要性。

5.2高校电子版档案与传统档案同时保存

由于现在高校电子版档案的法律效力还不是非常的明确,因此电子版档案还存在一些安全隐患,安全性还是比较差的,所以应该使用电子版档案和纸质的档案一起保存的方式。不管怎么样,现在我们正在从纸质档案到电子版档案的过渡阶段,所以纸质的和电子版档案一起保存还是比较稳妥的方法。在电子版档案和纸质档案同时保存的情况下,还需要注意:①相应的部门工作人员应该及时地进行档案的移交,把各个部门的档案进行分类保存,清晰明了。在形成电子版档案的同时,还需定期把纸质的档案交给档案室进行保管,防止档案的丢失或者被人篡改;②对于档案的保存时间也是需要严格规定的,档案是有相应的保管期限的,工作人员要保证这些电子版档案是没有安全隐患的,然后将电子版的档案进行妥善保管,并且在一定时期以后要对这些电子版的档案进行编制,以方便日后的查询和使用;③档案室还有备份档案的职责,其中的一份是可以对外的,其他的就需要严格地保存起来。

6结语

从本文的内容我们可以看出,高校档案电子化取代纸质档案已经成为一个势不可挡的趋势,随着时间的发展和技术的不断完善,高校档案电子化将会更加快速地发展,步入一个新的时期,会越发的成熟。在此期间,一定要注意档案的安全性,让电子版档案更加法律化。档案工作人员需要不断地学习新的知识,让自己走在时代的前端,才能更好地将档案工作从传统的纸质模式转化成电子版工作。虽然目前这个过程的发展阻碍还是比较多的,但是只要社会一起努力,所有问题都是可以解决的。

作者:陈佩馥 单位:辽宁税务高等专科学校