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电子信息档案管理方法

【摘要】随着科学技术的不断发展,计算机成为我们生活中必不可少办公软件,一些传统的档案记录方式已经逐渐消失,因此办公软件在企业的信息管理中慢慢被推广。电子信息档案比较传统的档案记录方式,更加方便快捷,然而这种档案记录方式也不是十全十美的,它存在一定的弊端,因为当今的网络时代是一个全球共享的时代,企业的信息可能会被世界各地的人共享,当网络系统出现问题时,企业将会遭受巨大的损失。针对这个问题,企业在运用电子信息档案时也要做好一些风险管理措施,将电子信息档案的风险降到最低。

【关键词】电子信息档案管理;风险控制;方法

随着科技的发展,计算机成为人们的必需品,多功能的计算机为人们生活带来了便利之处,同时也为企业办公带来了便捷,最大的改变就是企业电子信息档案的建立,这为企业节约了成本,提高了企业的经济效益,但是由于网络环境的不安全性使得电子信息档案也存在着风险,与纸质档案相比,它拥有的风险更大,如果不及时进行风险防范管控,那么数据一旦被盗,企业会遭受巨大的损失,因此企业在建立电子信息档案时一定要建立风险管理系统,保障电子信息档案的安全性。

一、避免风险的措施

(一)引进先进技术。电子信息档案的管理需要企业各个部门的配合,只有每个部门足够安全,才能保障电子信息档案的安全,而对于如何规避企业中的风险,最好的方式就是引进先进的技术,通过不断地更新电子信息档案管理的技术,增强其安全性,通过多重网络密码叠加,通过多人掌管密码,降低电子信息档案的风险。(二)制定新的管理制度。为了降低电子信息档案的风险,保证企业内部资源的安全性,企业需要制定新的制度与新的管理方式相适应,有针对性地进行风险管理,如对电子信息档案的管理只能通过专业的技术人员或工作人员才能进行相关系统的操作和运用。(三)及时发现并且消除电子信息档案中存在的风险。及时防范是保证电子信息档案数据安全的关键。尤其是在企业网络遭受其他外界攻击时,企业管理人员必须时刻注意电子信息档案中存在的风险,积极主动地采取风险措施,由于计算机网络的复杂性,使得企业控制风险是非常困难的,但是只要及时发现风险问题,防患于未然,那么就可以及时制定解决方案并督促落实解决问题。

二、缓解风险的措施

为了将电子信息档案的风险降到最低,需要企业的管理人员将风险掌控到一定范围之内,目前许多企业利用风险转移策略进行风险缓解,电子信息档案管理的风险需要制定风险应变计划,以降低风险带来的损害,企业中常见的风险缓解方法有事前和事后措施两部分,前者是为了降低风险的发生概率而制定的方案,后者是在损失发生后为降低损失而执行的挽救方法。需要注意的是,在进行电子信息档案的管理时如果发生风险,无论损失有多大以及造成什么样的后果,企业都需要积极、主动地及时处理,尽可能将风险损失降低到最低点。

三、分散风险的措施

企业为了转移风险最常用的方法就是将风险转移到企业内部或者企业外部的生产经营中。转移策略是企业分散风险最主要的方法,通过将风险分散到其他地方,以降低电子信息档案中存在的风险。通常企业会使用多种方式转移企业中比较大的风险,如将产品外包、购买保险等,通过转移风险,将大的风险分散开以保证产品的安全,将风险简单化,企业自己承担更小的风险。其次是企业对原来的电子信息档案管理机制进行不断的创新,完善电子信息档案管理系统等。此外,企业可以通过与网络运营商签订合作协议,建立企业内部网络系统,避免与外部系统共享,降低电子信息档案的管理风险。但是,风险转移并不意味着能将风险全部转移出去,外包同样也存在风险。如果外包人员不执行合同规定的内容,会增加企业运营的风险,因此为了防止人为的风险因素,企业一定要加强电子信息档案管理人员的风险意识以及责任意识。

四、评估风险的措施

当电子信息档案发生风险后,企业需要及时采取措施进行处理,将风险带来的损失降到最低,同时与其他措施相结合,修复其电子信息档案管理系统。风险评估能够使得企业风险防范措施更加安全可靠,保障电子信息档案的安全性,风险评估主要从档案发生风险的概率、发生风险带来的影响、控制风险所需要的成本预算等方面出发,进行风险评估。此外企业管理者需要树立风险意识,制定风险管理体系,降低风险发生的概率。电子信息档案管理系统通常被管理者认为没有很多风险,未对其进行专门的风险管理测试,因此电子信息档案一旦发生风险,造成的损失是企业难以控制的,所以企业需要培养专门的电子信息档案管理人员,并树立公司全员的风险管理意识,确保信息档案的安全性,对于可能发生的潜在的风险,一定要事先做好防范措施和应急处理措施。

总而言之,管理者在对电子信息档案管理时,一定要有风险管理意识,要及时制定风险防范措施,警惕风险的发生,提高电子信息档案的管理水平,降低其内部以及外部存在的风险,增强企业防范风险的能力,把不确定的危险因素作为工作要点。

【参考文献】

[1]赵平阳.浅谈电子信息档案管理的风险控制方法[J].农村实用科技信,2014(05).

[2]赵晓杰.浅析电子信息档案管理风险的有效防控[J].神,2017(07).

[3]王璐明.电子档案的风险控制[J].中外交,2017(02).

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[5]徐春红.浅谈电子信息档案管理的风险控制方法[J].农村实用科技信,2015(03).

作者:朱允彤 单位:湖南尚上建设开发有限公司

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