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档案管理电子信息的开发与利用

摘要:在信息化条件下电子档案已在档案管理工作中占有非常重要的地位。档案部门转变观念,改变传统的档案管理模式,就能够建立有效的文件档案管理计算机信息系统,使档案管理工作更好地适应信息时代发展的要求,为经济建设和社会发展服务。本文对档案管理工作中,如何更好地对电子信息进行开发利用的相关问题进行了分析和探讨。

关键词:档案管理;电子信息;开发利用

在文件电子化逐渐替代纸质文件的信息时代,我们要利用信息技术实现环境档案信息化管理,这不仅仅是使用电子检索,还要充分做好电子文件的归档和利用。在加强电子文件归档的同时,必须将原有的纸质文件转换成电子图片的归档方式保存起来,以便利用。

1档案电子信息特点

只有重视档案信息资源的开发,并且结合电子信息的特点展开相关工作,这样才能对档案管理工作信息化建设工作进行更好的落实。在档案管理工作开展的过程中,需要结合电子信息的实际特点来展开相关的管理工作,这样才能最大限度地对电子信息进行利用和开发。与此同时,档案管理工作中,电子信息本身的真实性和可靠性在实际验证的过程中具有一定的困难,在开发利用的过程中也要进行重点关注,实时对工作内容进行调整,确保相关信息内容的完整、准确、及时、有效。在现代科学技术不断发展的趋势下,档案管理工作开展的过程中,电子信息资源如何更好地开发与利用,这已经成为当前档案管理工作中的重要课题。在当前社会需求不断变化的形势下,对电子信息进行科学开发和利用,这也是确保档案管理工作规范开展,体现档案信息价值的必要前提,是以往传统档案管理方式所难以企及的。正是由于诸多内外部环境变化和需求发展的推动下,如何对档案电子信息资源进行更加全面的开发与利用,成为摆在当前档案管理工作的一个重要的探究课题。

2如何更好地实现对档案电子信息的开发利用

在展开档案管理工作的过程中,我们要依据现代化的管理思维,结合信息化管理方式的特点,对电子信息档案予以更好的利用,提升对电子信息资源的有效开发水平。针对档案管理工作信息化开展的形势和特点,我们要对电子信息进行科学的管理和利用,让档案信息管理工作的网络化、信息化优势得到更好的发挥,更好地将档案管理工作的价值进行体现。

2.1对于档案信息资料做好安全性、完整性等多方面的保障。对于档案信息资料来说,由于其本身的可靠性与真实性在验证上具有一定的难度,因此做好相应的安全性保障工作是非常必要的。在当前快速发展的计算机信息技术的影响下,电子信息自身的保密和安全保障工作已经成为了社会关注的重点问题,同时也成为了档案管理工作中的必要组成部分内容。在档案的电子信息开发中,我们必须要将安全问题作为首要的工作内容。做好安全管理工作要从权限、入侵防范、密码管理等多个方面入手,并且配合防火墙技术、备份技术以及加密技术等,提升对电子信息安全性的保障。在电子信息的录入和管理中,一部分信息会存在一定的遗漏,同时也由于一些标准、技术等方面的问题,造成了信息的完整性受到一定的影响。针对这方面的问题,在对电子信息的管理上,要采取更加科学的策略进行保存控制,并且做好归类和筛选。利用更加科学、多元化的归整管理方式,对于一些可能出现遗漏缺失的档案内容做好复原保存,提升档案资料的完整性。另外,对于电子信息真实性方面的需求管理,也是整个档案信息开发利用的一个关键点。由于不同的电子信息具有不同的来源,一些存在重复或者矛盾的材料信息本身真实性上具有很大商榷的空间。档案管理人员必须要提升对档案信息真实性的重视程度,以高水平的素质应对档案的整理收集工作,提升筛选评估的科学性,确保档案信息的真实性符合相关开发利用的需求。

2.2提升对电子信息资源开发与利用的整体水平。对于档案管理工作来说,良好的开发利用能力,也是对档案管理工作开展质量进行衡量的一个重要的标准和前提。在对于档案信息资源的收集上,要依据电子信息资源的特点,对收集的渠道进行拓展与丰富,并依据当前的收集情况进行相应的改进,提升档案资源入口的控制力度。对于档案电子信息的管理工作来说,其工作的内容较多,各类工作的形式和管理对象较为复杂,一套完善的软件体系是确保相关工作高效开展的关键和前提。在进行软件管理系统开发的过程中,要做好充分的需求分析和前期调研,结合档案管理工作具体的业务流程,对于信息化管理平台进行合理的构建,选择符合实际需求的数据库系统,打造一个具备较强应用效能的软件管理平台。另外,也要对于服务的渠道进行拓展,提升服务的整体质量。档案信息作为一种无形的资源,档案管理人员应改变以往被动服务的观念,主动地向人们宣传档案信息资源的重要性与使用价值,不断拓展服务渠道,提高服务质量。档案管理人员除了提供业务方面的档案信息外,还可在不违反原则的基础上,向用其他部门布全宗档案目录科档案等资源,以拓宽档案管理的服务面,更好地发挥档案信息的作用。

2.3提升档案管理业务能力素质。在档案电子信息开发利用的过程中,对于相关系统软件的科学应用以及对相应信息技术的使用水平都会对于整个开发利用工作的开展产生很大的影响,只有不断地提升档案管理工作人员自身业务素质水平,才能确保开发利用工作的开展效果。档案管理人员必须具有良好的职业道德修养,以一个认真、负责的态度来应对日常档案管理工作。档案工作具有较强的专业性,并且具有一定的服务职能属性。在展开档案管理工作的过程中,要对于工作的原则进行不断的坚守,以高度负责的态度来应对日常的工作,确保每一项工作都得到有效的落实推进。档案管理人员要在开展日常工作的过程中,不断地提升自己,并依据当前档案管理信息化形态下相关工作的要求,更好地对电子档案信息进行保护和分类管理。档案管理人员要熟练地对计算机设备进行操作,并提升对网络安全运行的保障能力,及时对电子信息资源进行整理和管理,利用高效的检索系统进行管理,提升信息化环境下的整体服务能力。档案管理工作人员要通过积极地接受相关教育培训,让自身技能水平得到更好的提高,在当前信息时代下形成更加全面的知识结构体系。

3结论

总而言之,对于档案电子信息进行科学的开发与利用,这是现代档案管理工作的重要需求,也是提升档案管理工作质量,对档案信息资源价值进行充分发挥的必要前提。在展开相关工作中,我们要对档案电子信息进行更加全面的开发,提出科学的应对策略,让电子信息真正成为具有实实在在应用意义的档案资源。

作者:张艳丹 单位:安达市地方志办公室

参考文献

[1]徐艳艳.试论网络环境下档案信息资源的开发利用[A].“决策论坛--管理决策模式应用与分析学术研讨会”论文集(下)[C].2016.

[2]朱兰兰.对我国档案网站信息资源建设的思考[J].档案与建设.2015(12).

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