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企业社交网络技术在电子政务中的应用

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1研究背景

当前,全球信息化步入大数据时代,网络传递信息量与日俱增,时效性要求越来越高,如何有效组织信息、提高沟通效率,成为当前信息化新技术应用的热点问题。近年来移动互联网、SNS(SocialNetworkSite,社交网站)、云计算迅速发展,ESN(EnterpriseSocialNetworking,企业社交网络)概念在国际上已较为普及,国外Yammer、SuccessFactors以及国的金蝶等公司主要以SaaS(SoftwareasaService,软件运营服务模式)方式向企业提供基于公有云的企业社交网络服务,用户在国际互联网上通过租用等方式进行使用;IBM自主研发了企业社交网络产品;微软、Oracle、Citrix等通过收购拥有了企业SNS产品。国内也涌现出一批诸如iWorker工作家、金蝶、微洽等具代表性的企业社交平台如图1所示。企业社交网络时代正在来临。集监督管理与服务公众于一身的政府机关亟需以更快的速度应对复杂的社会需求,最大限度地发展和利用网络与计算机技术,实现工作流程的进一步优化重组,使运作模式更精简、更高效、更廉洁、更公平,以便全方位地向社会提供更优质、更规范、更透明、更符合国际水准的管理与服务。

2企业社交网络技术特点简析

2.1概念

企业社交网络技术是把成熟的社交网络运用到企业或政府组织中,让企业或政府机关组织内部的员工能够通过类似社交网络的方式进行工作和自我管理,以实现其组织内部员工间高效、透明、便捷的沟通与协作。

2.2特点

相对而言,传统的信息化工作方式只是实现了“人找信息”,也未实现信息的汇聚、积累和分享。而企业社交网络的应用是一种“信息找人”的方式,是以人为本的新型信息交互模式,可以实现流畅准确的信息传播和交流,高效的工作协同,形成知识网络,并能打破时间和地点的限制灵活使用,其存在优势非常明显:

2.2.1提高工作效率

PC与手机、平板电脑等智能移动终端双端同步,打破时间地点限制,降低沟通成本,有效地解决以往信息传递过程中的遗漏、扭曲或延时;实现工作任务的实时管控,减少重复工作,工作流程完整清晰展示,提高领导决策服务水平。

2.2.2信息资源共享

形成群体智慧和公共知识库;轻松了解同事们正在谈论和进行的最新工作和话题,更加了解彼此的任务,在不打搅他人的情况下获得自己所需的信息。

2.2.3改善工作氛围

打破层级及部门边界,通过自由、开放的信息共享,营造相互协作的文化;任何人可以记录并公开自己的创意和想法,更容易得到关注和采纳;可以清楚地了解合作人的背景资料和关注话题,轻松的建立良好的人际关系。

2.2.4高效安全沟通

比邮件沟通更实时、快速、简练;可以随时截图配以各种图片、文件具象,避免电话中描述不清;信息可以被开放检索,不会被埋没在某人的邮箱甚至大脑里;快捷创建在线讨论组,不会骚扰到他人;内部信息与交谈内容不会被泄密等。

2.3进一步对比——以与OA(OfficeAutomation,办公自动化)对比为例

目前OA在不同单位使用水平参差不齐,为了不影响对比,这里假定传统OA已整合了单位内部所有文件,包括人事、财务等所有部门的资源及各类应用系统,同时拥有邮件、会议室预定等其他基本拓展功能,在此条件下进行对比,但不影响我们看出OA的存在有其自身的价值和意义,而企业社交网络更拥有其独特的优势和魅力。笔者认为,目前在任务链相对更严肃、精准的政府机关,企业网络社交并不能完全简单取代OA,但将OA与企业社交网络有效集成,使严肃的文件流转与积极的内部沟通协助融合起来,消除不必要的重复,互为补充,对目前电子政务现状来说是一个不错的选择。

3企业社交网络技术在电子政务中应用探讨

3.1应用现状

目前,我国政府机关对社交网络的应用多局限于政务公开与公众服务等方面,在机关内部作为一种工作协助和交流平台的情况较为少见。目前政府机关内部管理中OA与外部网络社交软件互补使用的情况非常普遍,然而,从工作敏感信息保护角度考虑,作为国际互联网的SaaS应用模式也并不适用于政府内部人员工作使用,特别如果互联网和政务网进行了隔离,就更不便。全国改革发展新形势对政府部门的服务提出了更高标准的要求,社交网络的存在优势不容忽视,在种种现状要求下,笔者认为企业网络社交技术引入电子政务以优化内部管理、提高工作效率、加强合作交流是非常有必要的。

3.2应考虑差异问题

由于企业与政府运作模式的差异,我们在借鉴企业网络社交技术的同时应当根据实际加以调整,笔者认为主要有以下几个需要注意的问题:

3.2.1信息安全

首要关注的就应当是在社交平台中流动的信息的安全性,做好防泄密保护。企业的泄密会对企业自身产生负面影响,而政府机关作为国家机器的特殊性决定其敏感信息泄密将会影响社会秩序,严重的甚至危害国家安全。

3.2.2层级管理

应当考虑层级管理与平等交谈的结合尺度。相对企业而言,政府机关的层级管理更清晰、严谨一些,企业社交的“一个面”、全网状式关系结构,在政府内部管理中并不完全适用,而同时我们又应当从同步协作、人文关怀等方面对传统过于层级分明的工作方式加以变革。

3.2.3实现目的

企业运用社交网络是为了加快信息流通、提高协作效率、节约办公成本等从而达到增加自身经济效益的目的,而政府机关运用社交网络是为了优化内部管理、知识有效累积、工作协同快速、行为有效追溯从而达到更好的为社会服务的目的。

3.3应用实例——“e浙检•快信”

该项目是笔者所在单位基于云计算环境和社交网络技术的新一代政务协同工作和信息交流平台应用软件,是企业社交网络技术在电子政务中的应用探索。

3.3.1主要内容

为了与政府机关实际工作模式相协调、适应,平台构建时主要考虑以下内容:(1)应用系统架构。基于云计算技术,搭建私有云平台,开展多租户机制,保证其在应用系统大用户量、大数据量下的可用性、可靠性、可扩展性和安全性。(2)信息交流和共享。工作信息即时发布、更新和信息快速、准确和及时的推送;信息有效过滤和汇聚;对信息的分类和识别;通过多种类型的消息即时传送替代邮件传送等方式;防止平台中出现的不良信息。(3)协同工作。线上协同工作内容扩展、创新;建立个人或部门工作日志,工作安排清晰;按需动态创建协作组,有效汇聚交流信息和控制信息传播范围;多人多人、多组织、跨地域的政务协同工作,协作者能够在线讨论,共享任务的布置、执行、结束,并实现任务状态的实时监控,共享文档资料。(4)文档的分享和集中管理。使多种格式文档(包括音视频等多媒体文件)能够支持在线浏览;使文档集中存储、分类和版本管理;使文档便于分享;达到文档的权限控制。(5)人员管理。人员、部门、小组等按照类别和层级进行注册;人员行为记录,提供追溯和管理;安全准入许可和权限设置。(6)移动终端上的协同工作。多种类型消息、通知、任务状况更新实时推送;使文件双端共享。(7)其它便捷协同工作应用。自建讨论组、发起投票、发布活动等。(8)集成第三方应用门户。提供标准开发接口,用HTML5技术定制现有成熟应用,以OA为例,融合多种应用,提升使用性能。

3.3.2效益评估

该项目将对检验检疫的政务信息化水平的提升起到较好的引领与示范作用,提升信息化程度,使业务信息化不断深化;引进社交网络、云计算等先进技术,提高信息化技术应用水平;发挥社交网络与云计算技术优势,提升内部协同工作效率,降低工作成本;提升信息化安全水平,通过集中存放、限定传递范围、严格权限与安全保护等,降低敏感信息传输风险,提供可靠的追溯手段。

4结语

企业社交网络技术电子政务中的应用能弥补传统电子政务在信息的汇聚、积累和分享方面的缺陷,打破时间和空间的限制,而“信息找人”的方式,更是以人为本的新型信息交互模式体现,可以实现流畅准确的信息传播和交流,高效的工作协同,形成知识网络,达到优化内部管理、提高工作效率、加强合作交流的优良效果。同时,由于不需要第三方机构的介入,企业社交网络技术在政府机构中的应用不仅使公务工作交流与个人生活信息隔离开来,更能有效防止敏感信息泄密,起到很好的安全保障作用。

作者:项逸婧 甘训德 唐雪涛 单位:浙江出入境检验检疫局

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