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电力工程档案风险管理研究

【摘要】本文通过对电力工程EPC总承包工程项目档案管理进行深入的分析和研究,找到了管理各阶段存在的潜在风险要素,在此基础上,通过引入风险管理的概念和方法,对各项分析要素进行了识别、分析,采取了相应的控制措施,降低了风险,充分发挥了项目档案在项目风险管理中的价值和作用。

【关键词】工程项目;档案管理;风险管理

一、项目风险管理的基本含义及作用

“EPC总承包工程,又被称之为交钥匙工程”,在电力工程EPC总承包项目中,档案管理是必不可少的组成部分。项目风险管理是指“通过风险识别、风险分析和风险评价去认识项目的风险,并以此为基础合理地使用各种风险应对措施、管理方法技术和手段,对项目的风险实行有效控制,妥善地处理风险事件造成的不利后果,以最少的成本保证项目总体目标实现的管理工作”。引入项目风险管理,有助于提升电力工程EPC总承包项目档案管理的效率,实现项目价值的最大化增值。

二、项目档案潜在风险要素

(一)在合同签订履行阶段的风险识别及分析。在工程项目招标时,由于合同条款不完善、不明确,可能引起承包商索赔风险,而在合同履行阶段,如果承包商因为合同无规定、实体工程未完成导致文件不能收集、人力资源配备不齐等原因,无法切实保证竣工文件完整准确、系统规范,甚至无法在期限内及时移交,将会极大影响项目档案在规避风险中的作用。(二)在档案管理决策阶段的风险识别及分析。项目档案管理不仅要遵循通用的管理规定和行业标准,还需要在管理的策划阶段就理顺整个项目进展的脉络,从而使整个项目质量得到很好的把控。在此过程中由于管理程序体系不完善,可能造成项目档案管理工作无据可依,不能保证项目档案归档整理的及时有效,缺乏系统引领,可能造成项目档案管理工作无人负责,出现推诿扯皮现象。(三)在档案管理执行阶段的风险识别及分析。档案管理质量的高低直接影响着文件效用的发挥。不及时将竣工文件收集、整理、组卷和移交,可能会造成文件遗失;而项目档案移交不完整,可能会造成验收不能通过以及无文件可追溯、参考的情况发生。对于完成移交的竣工文件,如因签章不全、记录填写不全、文本不清晰等问题降低文件质量,或由于对竣工文件整理的系统性不够,不能构建健全的检索利用体系,也会直接影响项目投运后归档文件的价值。(四)在人员配置安全保管方面的风险识别及分析。合理的人员配置及安全保管措施是项目档案管理工作顺利开展的前提与保证。档案工作相关岗位人员变动频繁,可能造成项目档案管理工作不能很好地持续;在安全保管方面,档案安全措施不够、档案保管不善,可能造成档案实体损坏丢失,影响文件合理有效利用及工程竣工专项验收。

三、对经过识别、分析的风险的控制策略

(一)合同风险防范。为有效规避合同风险,项目实施过程中在不断提高竣工文件管理人员的自身能力,在此基础上研究合同条款,熟悉法规、合同和程序要求,寻求合同部人员支持,做到“知己知彼”;通过计划、制度、沟通、商务、团建等多种组合方式管理好承包商。(二)梳理程序体系,建立覆盖竣工管理的程序。在文件管理决策阶段,从顶层设计出发,优化升级程序以及作业文件,保证其执行性,确保覆盖竣工文件所有管理活动,做到“凡事有据可依”,通过程序及编制竣工文件管理组织机构等,明确项目部各部门职责,责任到岗,相互协作。(三)扎实做好项目竣工文件风险管理执行。根据法规、标准、上游程序要求制定了竣工档案组卷框架及原则、整理标准:一是要求承包商根据实体进展,编制竣工文件整理与移交计划,经审核后严格执行。二是项目档案移交完成后,梳理尾项文件及新产生的文件,编制补遗计划,根据年度编制归档文件计划,实现项目档案收集齐全。三是根据工程进展,在项目档案管理过程中,建立联合检查机制,月度考评,确保质量受控。(四)健全人才培养机制及库房管理制度。在项目档案管理过程中,建立合理的工作交接机制以及人才培养机制,制订一套严格周密、切实可行的管理制度和操作流程,要保证在人员流动时,各项工作仍能保持正常运转。制定档案库房管理制度,由专人负责、严格执行,通过定期排查库房安全隐患、完善基础设施配备等方式,多途径维护档案实体和信息安全。

四、风险跟踪检查与报告

作为长期持续性工作,风险管理伴随EPC总承包工程项目建设全过程,需根据工程进展不断进行评估、更新和监控,坚持风险跟踪与检查,及时关闭风险点或降低风险点级别,如有新的风险点,还应加入到风险库中重新进行识别、分析和制定控制措施。在项目结束档案移交业主后,文档人员应及时对项目档案的风险管理进行总结,全面调查、综合分析和科学判断并最终形成报告,将风险管理的良好实践及经验教训同其他项目进行反馈与共享,不断提升项目竣工文件风险管理水平。

【参考文献】

[1]刘轶斌.电力工程EPC总承包项目风险管理研究[J].现代工业经济和信息化,2017(23).

[2]肖晓平.项目档案在项目风险管理中的价值和作用[J].档案学研究,2015(03).

作者:邢海 单位:中国电力工程顾问集团西南电力设计院有限公司

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