电力企业档案管理现代化研究

1引言

在社会经济迅猛发展的背景下，电力企业对文书档案管理提出了更为严格的要求，在现代化信息服务的基础上，不断完善企业文书档案管理的模式，提高文书档案管理业务工作的水平和质量，以推进电力企业档案管理信息化的建设，使之更好的服务于企业发展。

2新时期电力企业文书档案管理的要求

目前，信息化建设主要目的在于通过对现有信息资源的开发和利用，将信息的带动服务作用充分发挥出来。电力行业是一个涉及知识和技术的高密集单位，其直接关系到我国国民经济的发展，而电力企业文档是企业在进行经营生产活动中产生的，其记录了企业发展过程中的主要活动，能够为企业发展规划提供最为直接的依据。因此，电力企业应将文书档案管理和信息化建设紧密结合起来，提高档案的利用率，充分发挥文书档案管理的实时服务功能，并利用现有的信息技术手段来提高文书档案管理的现代化水平，以确保电力企业能有效提高文书档案管理工作的质量和水平，同时这也是电力企业文书档案管理在新时期需要满足的新要求。

3电力企业文书档案管理存在的主要问题

3.1忽视了文书档案管理的重要性

目前，诸多电力企业仅认为文书档案管理工作是文字性工作，只需要一些简单的文字说明，未意识到文书档案管理在电力企业发展中的重要作用，不清楚文书档案对电力市场的影响。由于文书档案管理得不到企业高层应有的重视，导致这些电力企业在文书档案管理方面的投入不足，出现档案室设施不全、保管条件和保管手段落后等现象，从而无法为企业提供高质量、高效能的服务。

3.2文书工作与档案管理缺乏衔接性

在实际工作中，诸多电力企业并没有将文书工作与档案管理工作很好的联系到一起，在一定时间内，针对同一件事情文书工作和档案管理工作若不能有效的整合在一起，极易产生差距，且在出现问题后的处理方式也不相同，这对文件的统一性与完整性造成一定影响，不利于促进电力企业的持续发展。

3.3文书档案利用率低

由于部分电力企业的文书档案管理工作流走于表面形式，导致很多档案资源不能有效利用到电力企业的管理工作中，再加上现阶段的文书档案管理工作未能充分运用到科学信息技术，很多数据资料无法实现数字化管理，很多工作需要以传统的人工方式完成，极易在实际工作中出现误差。若电力企业的文书档案管理工作到位，数据资料完整，可为电力企业的持续发展提供可靠的资料资源，提高电力企业的工作效率，从而为电力企业的发展奠定坚实的基础。

3.4文书档案数字化管理水平低

结合当前社会经济发展的主要特点，数字化管理是适合当前电力企业文书档案管理的最佳形式，提高文书档案管理的科学性与有效性，可有效满足现代社会发展的趋势。但电力企业对数字化建设不重视，缺乏对数字化管理的相关专业知识，缺少详细的标准和制度来实行数字化管理，未能将电力文书档案资源的效用充分发展出来，严重制约了电力企业发展的脚步。

4电力企业加强文书档案管理的措施

4.1加强档案专题管理，提高档案利用率

专题档案是指电力企业及个人在某项重大活动或专题工作中直接形成的载体档案，可为电力企业制定科学决策提供可靠的材料依据。专题档案的领域相对广泛、档案形成时间具有偶然性，因此，电力企业在收集专题档案时需采用专门的收集方法，结合电力企业专题档案的管理特点及原则等，针对性的采取不同方法对文件材料进行调整，比如针对企业各项重大主体活动的专题档案可构成一个独立的全宗，再由档案管理部门按照整理档案的规则对专题档案进行编目和鉴定。企业重大活动文件档案应组卷，按照重大活动中形成文件的规律及原则，依据问题的特征实施档案分类分卷工作，尽量为电力企业提供文书档案实时服务，充分发挥专题档案的重要价值，提高档案的利用率。

4.2加强文书档案数字化管理，提高数字化水平

所谓的文书档案数字化管理主要是指利用数据压缩技术、高速扫描技术等将企业的文书档案系统组织成一个合理有序的档案信息库。①电力企业文书档案数字化建设的目的在于针对文书档案建立目录数据库，从而为电力企业实现企业信息活动的全面掌控奠定基础。②电力企业文书档案信息的数字化即是在目录数据库的基础上运用高速扫描技术，通过扫描录入的方式将文书档案中所涉及的内容按照原貌图像进行存储，并编制相应的目录索引，以为电力企业文书档案的数字化建设提供优质服务。

4.3加强人才队伍建设，提高工作人员的业务水平

①完善人才的任用制度。通过多种有效措施吸引专业能力强，且具备现代管理意识的人才，并根据岗位及人才的实际情况进行编制；②根据现代社会对电力企业发展的需求，加强对档案管理人才的培训，不断优化管理人员的知识结构；③利用讲座、交流会等形式，加强电力企业内外人才之间的信息交流，实现信息资源的共享；④企业应为档案管理人员的未来发展提供更多的机会，帮助其做好职业生涯规划，以实现其自身价值，提高人员对岗位及企业的责任意识。

4.4提高文书工作与档案管理的衔接性

加强文书工作和档案管理工作的相互融合，相关工作人员应加强研究自身所处岗位的特点和性质，在两者存在差异化的基础上，实行统一管理。电力企业档案管理人员需严格执行相关的管理制度，及时准确的接收文件、核对文件，整合资源，若发现与实际不符或出现错误，应及时向文书工作人员反馈，确保文书档案的质量。另外，电力企业档案管理部门应对借阅制度进行完善，做好文书档案的保护工作，避免丢失遗漏。

5案例分析

A是从事电力企业文书档案管理工作的人员，在刚开始从事文书档案管理工作时，所有的文件档案均是在记录本上登记后，将其送至档案室，若企业内部员工需要进行查询或借阅的话，需从记录本上逐一查找，且记录好借阅人的借阅时间和归还时间，一旦工作处于繁忙状态，极易出现登记错误。近两年，该企业越来越重视文书档案管理工作，加强文书档案管理的数字化建设，将传统手工模式与现代先进技术相结合。该企业每年三月份均会开展“电力设施保护宣传月”的活动，2016年2月份，企业领导要求A将2015年3月“电力设施保护宣传月”活动的相关档案调出来，以借鉴相关数据来拟定今年的活动计划。A通过数字化档案管理信息系统在检索的地方输入“2015年电力设施保护宣传月”，系统会立即检索出2015年电力设施保护宣传月的相关内容，如表1所示，大大提高档案的查询速度和效率。

6结语

综上所述，在市场经济不断发展的背景下，对电力企业文书档案管理中存在的问题进行分析，并根据新时展对档案管理的要求，不断创新改革，建立与现代文书档案管理相适应的制度规范，并积极探索与当前电力企业发展相适应的运行模式，以将文书档案管理在企业发展中的推动作用充分发挥出来。

作者:马永丽 单位:国网重庆市电力公司北碚供电分公司

参考文献：

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