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会务礼仪

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会议。所谓会议,亦称聚会,是指将人们组织起来,在一起研究、讨论有关问题的一种社会活动方式。会前准备阶段,要进行的组织准备工作大体上有如下四项。(1)拟定会议主题。会议的主题,即会议的指导思想。会议的形式、内容、任务、议程、期限、出席人员等,都只有在会议的主题确定下来之后,才可以据此一一加以确定。(2)拟发会议通知。它应包括以下六项:一是标题,它重点交待会议名称。二是主题与内容,这是对会议宗旨的介绍。三是会期,应明确会议的起止时间。四是报到的时间与地点,对交通路线,特别要交待清楚。五是会议的出席对象,如对象可选派,则应规定具体条件。六是会议要求,它指的是与会者材料的准备与生活用品的准备,以及差旅费报销和其他费用问题。(3)起草会议文件。会议所用的各项文件材料,均应于会前准备完成。其中的主要材料,还应做到与会者人手一份。需要认真准备的会议文件材料,最主要的当数开幕词、闭幕词和主题报告。要安排好与会者的招待工作。对于交通、膳宿、医疗、保卫等方面的具体工作,应精心、妥当地做好准备。要布置好会场。不应使其过大,显得空旷无人;也不可使之过小,弄得拥挤不堪。对必用的音响、照明、空调、投影、摄像设备,事先要认真调试。需用的文具、饮料,亦应预备齐全。要安排好座次。排列主席台上的座次,我国目前的惯例是:前排高于后排,中央高于两侧,左座高于右座。凡属重要会议,在主席台上每位就座者身前的桌子上,应先摆放好写有其本人姓名的桌签。排列听众席的座次,目前主要有两种方法。一是按指定区域统一就座。二是自由就座。在会议进行阶段,会议的组织准备者要做的主要工作,大体上可分为三项。进行例行服务工作。在会场之外,应安排专人迎送、引导、陪同与会人员。对与会的年老体弱者,还须进行重点照顾。此外,必要时还应为与会者安排一定的文体娱乐活动。在会场之内,则应当对与会者应有求必应,闻过即改,尽可能地满足其一切正当要求。精心编写会议简报,举行会期较长的大中型会议,依例应编写会议简报。认真做好会议记录。凡重要会议,不论是全体大会,还是分组讨论,都要进行必要的会议记录。会议记录,是由专人负责记录会议内容的一种书面材料。会议名称、时间、地点、人员、主持者、记录在内。在会议结束阶段,一般的组织准备工作主要有以下三项。(1)形成可供传达的会议文件。(2)处理有关会议的文件材料。(3)为与会者的返程提供方便。一般而言,与会人员在出席会议时应当严格遵守的会议纪律,主要有以下四项内容。1、规范着装;2、严守时间;3、维护秩序;4、专心听讲。

会见。按身份高低分接见和拜见。主方应先于客方到达会场,在门口迎候。双方就座后,应先进行自我介绍,先主后宾,交换名片,然后双方致辞、互赠礼物、合影留念。会见结束时主人与客人握手道别。安排会见要订好计划,明确时间、地点、议程,双方出席人员座次要排好;相对式排列时,面门一方为上,背门一方为下,每排居中为上、右尊左卑分列。并列式排列时,主人在左,主客在右。自由式排列时多用椭圆型会议室,宾主自由就座,适用于多边会见。

宴会。首先要排好菜单。多上一些有民族特色、本地风味、节令时尚、饭店拿手和客人喜爱的菜肴,注意色香味形荤素搭配,少上昂贵菜肴,不能有触犯来宾个人、民族、宗教禁忌的菜。其次是定好就餐方式,可根据来宾身份、人数,酌情选择中式宴席、中餐西吃、自助餐等形式。再次是排定座次。宜用圆桌,每桌不宜超过10人,宜用双数。圆厅居中为上,横排时以右为上,纵排时以远为上,有讲台时临台为上。每张桌子上的具体排位,面门为主,右高左低,各桌同向。请柬上要注明桌次,宴会厅门口有桌次示意图,现场有引位员,每张桌上放置桌次牌及用餐者名片。用餐环境要幽静、雅致、整洁、卫生,具备很必要的停车场、休息室、卫生间、衣帽架、酒水台、乐队、鲜花,就餐时规矩很多,主要是不要发出大的声音,不要吸烟,不要强行派酒,不要挑拣菜肴,不要用餐具对别人指指点点,不要当众剔牙,不要随口乱吐嘴里的食物,不要在吃东西时讲话。

晚会。晚会要事先精心安排好节目,要根据来宾的性质、身份、风俗习惯、双方的相互关系,本地的传统文化和实际能力拟定,应以具有本地特色的音乐、歌曲、戏剧、舞蹈为主,必要时可加入一两个来宾所在地知名节目或来宾本人喜爱的节目。演出时应印制专门的节目单,人手一份,对每个节目略加介绍。来宾座位的安排要便于安全保卫,位置要最佳,在正规的剧场内观看文艺演出,通常最好的座位在第七至九排的中间。还要让宾主集中就座,来宾进场、退场要比较方便。演出前,接待人员要在门口迎候,并专门设立休息厅,主人与来宾共同步入剧场,其他观众应起立鼓掌欢迎。演出结束时,主人与来宾要一同上台,向演员献花、见面、合影,来宾退场后,观众才离开。

舞会。舞会是对外交往中高雅而又重要的交际联谊活动,一般以两小时为宜,通常安排在晚上8点至10点,舞曲要快慢交错、时间长度与规定要求大体相称,尾曲用《友谊地久开长》,使来宾知道舞会结束。组织舞会要确保男女性别相当、配备一定的礼宾、接待、安保人员和演奏、灯光、音响、服务人员及伴舞者。男士应主动请女士共舞,女士可以婉拒,但男士不得拒绝。同性不宜共舞。一般来说,只能请一位异性跳一支舞曲。一曲终了,全体跳舞者须在原地立定,面向乐队鼓掌致谢后,方可离去。

赛会。在这里所指的是为举办体育比赛活动而进行的一种专门的聚会。为了确保赛会的隆重、热烈,人们为其创设了一系列的规则和程序,目前,在国内外赛会上最常见到的赛会仪式有开幕仪式、闭幕仪式、入场仪式、点火仪式、宣誓仪式、赠旗仪式、颁奖仪式。常规的开幕式,主要程序有下列八项:(1)主挂人宣布赛会正式开幕;(2)放信鸽和飘飞气球;(3)奏国歌及赛会会歌;(4)运动员入场;(5)嘉宾致词;(6)运动员、裁判员宣誓;(7)运动员退场;(8)团体操表演。闭幕仪式,又叫闭幕式。它指的是宣布赛会结束的一系列程序。其主要内容有五项。(1)主挂人宣布开会;(2)负责人进行总结;(3)宣布比赛者成绩;(4)颁发奖品、纪念品;(5)主挂人宣布赛会正式闭幕。在参与体育比赛的具体过程里,赛者需要遵守的礼仪规范主要涉及以下五个方面。1、严守比赛规定。2、体谅比赛对手。3、尊重赛场裁判。4、善待热心观众;5、支持记者工作。在比赛场上,广大身临其境的观众尽管只是旁观之人,但却往往会全力以赴地将自己的全部身心“投入”赛事,心甘情愿地与运动员一道“同呼吸,共命运”,观看赛会时,要使自己真正当一名合格观众,无疑必须严守下述几条重要的礼仪规范。1、维护秩序;2、拥戴偶像;3、宣泄情感;而不宜有下列行为:(1)戒赤膊上阵(2)戒言行粗鲁(3)戒偏袒起哄(4)戒纠缠赛者。

茶会。所谓茶话会,意在联络老朋友、结交新朋友的具有有对外联络和进行招待性质的社交性集会。它则往往是重点不在“茶”,而在于“话”,茶话会,其主题大致可分为如下三类:其一,以联谊为主题。其二,以娱乐为主题。其三,以专题为主题。茶话会的主要与会者,大体上可被区分为下列五种情况:其一,本单位的人士。其二,本单位的顾问。其三,社会上的贤达。其四,合作者中的伙伴。其五,各方面的人。通常认为,辞旧迎新之时、周年庆典之际、重大决策前后、遭遇危难挫折之时等等,都是酌情召开茶话会的良机。举行茶话会的最佳时间是下午四点钟左右。有些时候,亦可将其安排在上午十点钟左右。三是茶话会时间的长度,可由主持人在会上随机应变,灵活掌握。若是将其限定在一个小时至两个小时之内,它的效果往往会更好一些。按照惯例,适宜举行茶话会的大致场地主要有:一是主办单位的会议厅。二是宾馆的多功能厅。三是主办单位负责人的私家客厅。四是主办单位负责人的私家庭院或露天花园。五是包场高档的营业性茶楼或茶室。餐厅、歌厅、酒吧等处,均不宜用来举办茶话会。根据约定俗成的惯例,目前在安排茶话会与会者的具体座次时,主要采取以下四种办法。其一,环绕式。其二,散座式。其三,圆桌式。其四,主席式。除主要供应茶水之外,在茶话会上还可以为与会者略备一些点心、水果或是地方风味小吃。需要注意的是,在茶话会上向与会者所供应的点心、水果或地方风味小吃,品种要对路、数量要充足,并且要便于取食。为此,最好同时将擦手巾一并上桌。按惯例,在茶话会举行之后,主办单位通常不再为与会者备餐。关于会议的议程:第一项议程是:主持人宣布茶话会正式开始。第二项议程是:主办单位的主要负责人讲话。第三项议程是:与会者发言。第四项议程是:主持人略作总结。

参观。参观指的是有计划、有准备地对特定的项目所进行的实地观察。(一)选好项目。参观的具体项目,应当在一定的程度上同自己的业务范围相关。1、针对性,对自己是最重要、最有实际价值的项目。2、量力而行,同时兼顾费用的高低、时间的长短、路途的远近以及当时工作繁忙的具体程度。3、照顾个人意愿。4、讲究客随主便,参观项目应由宾主双方共同商定。凡因公进行的正式参观,都要提前做好必要的计划。参观计划的主要内容大体上包括下述几项:一是参观项目,二是参观人数,三是负责人以及工作人员,四是起止时间,五是交通工具,六是饮食住宿,七是安全保健,八是费用预算。在外出参观之前,应当重点做好以下准备工作。1、了解背景,参观项目的历史、现状、发展前途,参观项目的主要特色、优点与不足,参观项目的在本地区、本行业以及在国内外的反响,等等。2、详细分工,把领队、带路、接洽、应酬、翻译以及交通、膳宿、安全、保健等各个方面的具体工作,都落实到个人,在参观之前,还可结合每位参观者的个人所长,把提问、记录、录音、拍照、摄像等具体任务分配下去。要安排专人,提前准备好。在必不可少的礼仪性场合,如东道主迎送参观者时,要出面与对方进行应酬、寒暄,以免到时候群龙无首或是万籁无声。要确定在必要之时进行即席发言的相关人选,不要届时推来推去,或是随便找人胡诌一通。要为东道主预定具有象征意义、纪念意义的礼品,以酬谢对方的盛情款待。3、规定明确。要对参与者的装束、装备提出明确要求。参观者参观时要全力以赴:集中注意力,最重要的是要看好,听好,问好,记好。个人服从集体。

调研。调研,是调查研究的简称。大体上可以分为直接调研与间接调研两种类型。1、直接调研型,指的是调研者亲自出面,亲临现场进行考察,或是正面同调查对象发生直接接触的调研。具体来说,这种类型的调研又分成三种方法。(1)现场观察法。(2)个别访查法。(3)集体座谈法。2、间接调研,间接调研,是调研者不必亲自接近信息主体,而是利用已有的材料进行深入细致的调研。(1)书面问卷法。(2)资料查阅法。(3)统计综合法。调研要坚持正确的原则。1、实事求是。2、近源亲受。3、切题有效。4、讲求效率。5、调研结合。6、形成制度。

洽谈。在社会交往中,存在着某种关系的有关各方,为了保持接触、建立联系、进行合作、达成交易、拟定协议、签署合同、要求索赔,或是为了处理争端、消除分岐,而坐在一起进行面对面的讨论与协商,以求达成某种程度上的妥协。洽谈的礼仪性准备,是要求洽谈者在安排或准备洽谈会时,应当注重自己的仪表,预备好洽谈的场所、布置好洽谈的座次,并且以此来显示我方对于洽谈的郑重其事以及对于洽谈对象的尊重。举行双边洽谈时,应使用长桌或椭圆形桌子,宾主应分坐于桌子两侧。若桌子横放,则面对正门的一方为上,应属于客方;背对正门的一方为下,应属于主方。若桌子竖放,则应以进门的方向为准,右侧为上,属于客方;左侧为下,属于主方。在进行洽谈时,各方的主谈人员应在自己一方居中而坐。其余人员则应遵循右高左低的原则,依照职位的高低自近而远地分别在主谈人员的两侧就坐。举行多边洽谈时,为了避免失礼,按照国际惯例,一般均以圆桌为洽谈桌来举行“圆桌会议”。洽谈的第一点方针,是要礼敬对手。即所谓“你敬我一尺,我敬你一丈”。“保持”“绅士风度”或“淑女风范”。洽谈的第二点方针,是要依法办事。提倡法律至尊,假若要在洽谈中搞“人情公关”,即对对方吹吹打打,与对方称兄道弟,向对方施之以小恩小惠,则是非常错误的。任何有经验的谈判人士,都是不会在洽谈会上让情感战胜理智的。洽谈的第三点方针,是要平等协商。有关各方在合理、合法的情况下,进行讨价还价。洽谈的第四点方针,是要求同存异。在任何一次正常的洽谈中,都没有绝对的胜利者和绝对的失败者。在洽谈会上,妥协是通过有关各方的相互让步来实现的。洽谈的第五点方针,是要互利互惠。洽谈的第六点方针,是要人事分开。商界人士在洽谈会上,应当理解洽谈对手的处境,不要对对方提出不切实际的要求,或是一厢情愿地渴望对方向自己施舍或回报感情。

信访。信访,是对人民群众来信来访的简称。要对信访工作的重要性有所认识。1、信息功能;2、反馈功能;3、民主功能。4、监督功能。信访工作的基本原则,是要以事实为依据,以党的政策和国家的法律为准绳,了解民意,体察民情,及时做到下情上达上情下知。从事信访工作人员责任重大,既要做到及时、准确、全面而有见地地保证信息的畅通无阻,又要严格甄别、过滤,不得对上级领导或有关部门谎报信息,进行误导。登记制度:在登记时,要礼貌、耐心、认真、负责。文字要简洁,但又不可使重点有所遗漏。接待制度:这里所指的是机关的主要领导者亲自接待来信来访的制度。转办制度:应由其他单位、其他部门负责办理的,应按规定手续,快速转交其办理,不得擅自为其代劳,不准无故搁置不转、不办。还有催查制度、报告制度。处理好群众的来信:拆封、阅信、登记、报转、答复、存查。接待好人民群众来访:在来访者的接待工作中,一定要礼貌周全,平易近人,亲切热情。一般地讲,以下几个问题必须注意。(1)要有专门接待地点。在信访接待室里,要张贴来访者注意事项,在客观上形成一种严肃、认真的氛围。与此同时,务必要使室内环境整洁、卫生,房间与摆设不宜过于残破,以防来访者产生不被重视之感。若来访者流量较大,则应当在接待室内“分而治之”。隔成单间、设计成火车座,免得不相干的来访者“济济一堂”,相互干扰,难以启齿,或言不由衷。利用机关的传达室充任信访接待室,绝非明智之举。把本单位的“窗口”搞得熙熙攘攘,吵吵闹闹,容易造成不良影响。对来访者来说,既有被冷落之嫌,又在反映问题时难于保密之忧。来访者到来后,接待人员应面含微笑,起身相迎,与之握手为礼,并热情问候。随后,应请对方就座。在称呼对方时,应称之为“同志”,工采用尊称,但不得指名道姓。直呼他人全名的做法,一般都是不礼貌。在交谈时,接待人员不论是问、答、听、记,都要耐心而谦恭。不能居高临下,随意对来访者加以训斥,或是表现得极为不耐烦。不论来访者态度如何,是罗里罗嗦、喋喋不止、小题大做,还是蛮横要挟、无理取闹、纠缠不休,接待者都要态度冷静,晓之以理,待之以礼,不卑不亢,不急不恼。对来访者所提的问题,不能不信,也不可偏信。不能不回答,也不可乱作答。不可以含糊其辞,也不可以随便代表领导表态。对确实难以回答的问题,要向来访者说明拟处理的方法和程序,让对方放心、满意。对来访者反映的情况,应做好笔录。必要时,可予以重复、核对。但不宜当时做结论。在对待来访者的态度上,既不能毫无热情,又不能无原则地同情,切不可以忘记自己的身份。对其简单粗暴,或是漠不关心,麻木不仁,只会让对方心灰意冷,感觉无望。

慰问。是指以一定的形式,对遭遇困难或不幸的人员进行安抚和问候,力求使对方的心情稳定或者安适。慰问形式:1、礼节型与实质型。礼节型慰问,通常指的是出于感情上的同情与道义上的责任,而对他人所进行的慰问。实质型慰问,则是指在熟人特别是关系密切者之间所采用的旨在帮助他人排解危难、烦燥或忧虑,使之忘却悲哀,转忧为安的慰问。在具体形式上,探望式慰问。探望慰问,即登门探访看望慰问对象,通过会面、交谈、劝解或是无言的相对,而进行的一种慰问。2、函电式慰问。函电式慰问,即采用书信、电报、传真、电子邮件及其他书面形式,对慰问对象所进行的慰问。3、礼品式慰问。礼品式慰问,即以向慰问对象赠送慰问性礼品的方式所进行的慰问。向慰问对象所赠送的慰问品,讲究匠心独运,寓意深刻,借物寓情,催人奋进,令人喜悦。一般认为,鲜花、书籍、录音磁带、激光唱盘等等,都是可以广为应用的慰问品。除此之外,能够为慰问对象解除实际困难,或对其能够有所帮助的物品,诸如食品、衣物、现金,亦为用作慰问品。深切关怀:1、真心地表现出同情。慰问应当是积极的,而不宜是消极的;同情应当重在鼓励,而不宜让对方感到灰心丧气。2、给予力所能及的帮助。3、具备一定的耐心。4、努力使慰问对象宽心。具体而言,要在进行慰问时把握尺度。一避免犯忌;二避免揭短;三避免添愁;四避免哀怜;五避免忆苦;六避免假设;七避免做假;八避免戏说。

汇报。所谓汇报,一般是指向特定的对象报告工作。汇报的基本形式有三种,它们是口头汇报、书面汇报和电话汇报。口头汇报,这种形式的优点,是可以突出要点,相互配合,可长可短,节省时间。它的缺点,则是受到时间、地点和当事人情绪的限制,往往会丢三落四,不容易全面而深入地反映情况。书面汇报,它的长处,是可以全面、系统、深入、细致地反映情况,说理充分,材料周全。而时效性较差。电话汇报,它的最大的优势是时效性强,不会耽误工作。它的不足,则主要是不易深入展开,不利于双向交流。下级向上级汇报,应遵守归口管理的原则,直接去找有关的分管负责人,一般不宜擅自进行多头汇报,或越级汇报。在找不到有关分管负责人或其不负责任的情况下,才可以向上一级或其他的负责人汇报。只有涉及综合性的问题,才适合向主持全面工作的负责人直接进行汇报。1、汇报者的礼仪:对汇报者而言,在进行汇报时以礼待人,主要是要遵守约定,谦虚谨慎,认真负责,尊重汇报对象。汇报时的神态、表情都要大方而自然。不要诚惶诚恐、腼腆木讷、面红耳赤、噘嘴皱眉、手舞足蹈、语无伦次、走调失声,否则都有可能使汇报对象感觉不佳。有外人在场时,一般不宜进行口头汇报或电话汇报。尤其是不要有意在外人面前故作神秘之状,对汇报对象附耳而语,低声交谈,或使用暗语。这种做法,只会使其他在场者闷闷不乐。因为上述做法会给人以“排外”之感。有时还会以讹传讹,泄密生事。2、汇报对象的礼仪:汇报者在汇报之中,不论汇报对象态度怎样,职级如何,平时与本人的私人关系如何,都应把尊重对方放在第一位。不要在汇报时喜怒无常,感情大起大落,好似做戏。向上级反映问题时,不要口气太“冲”,更不能非难、责怪、侮辱对方。在上级发表意见时,不要插嘴打断,或是当即予以否定。不要显得自己对上级不屑一顾。向下级汇报工作时,应较之于向上级汇报工作更全面、更认真、不要傲慢、矜持,明显地表露出失敬之意。与此同时,还要尽量使对方对汇报听得懂,听得清楚,听得有兴趣。对汇报对象而言,在听取汇报时以礼待人,则主要是要洗耳恭听,有问必答,尊重汇报者。在汇报者进行汇报时,汇报对象应当专心致志地洗耳恭听。要不时地与对方交流理解、鼓励、友好、热情的眼神,并通过态度、表情、动作、语气等等易为对方觉察之外,表现出自己不只是在认真倾听,而且对对方所讲述的一切都抱有极大的兴趣。

签字。签字仪式很短,但是接待活动的成果和高潮,要认真筹备,确保圆满。签字文本要注意定稿、校对、印刷、装订、盖印各个环节,准备好文件夹、签字笔、席位卡、鲜花、话筒、会标、摄像、香槟酒等必备物品及礼仪小姐与助签人员。双方签字人员要大体相当,最好是出席会谈的全体人员,除主签人员以外,有时还请更高级别的领导人员出席签字仪式,以示重视。签字桌的座位,面对正门,主左客右,签字时助签人员站立两侧,字签完后交换文本、相互握手、全体人员共同举杯庆贺。

庆典。包括开幕式、闭幕式、开工、竣工、奠基、交接仪式等。确定人员时要考虑周到,避免疏漏,提前以请柬、电话形式通知被邀请人员。现场布置应营造隆重热烈的氛围,场地要开阔,正面上方悬挂会标,也可设置背景板,放置花草,设立主席台,备好扩音设备。有关细节如签到、摄影、录像、扩音、剪彩、揭幕、培土等都要考虑周全。如果主席台不设座椅,站列活动,则需放置地卡,以标明有关人员的位置,地卡不能直接写人名,而以编号代替,并事先将编号通知有关人员。剪彩是庆典的最高潮,剪彩人应由出席人员中身份最高的人士担任,人数可根据具体情况而定。

展览。集中陈列实物、模型、文字、图表、影像资料供人参观了解的形式,所组织的宣传性聚会。根据惯例,展览会的组织者需要重点进行的具体工作,主要包括参展单位的确定、展览内容的宣传、展示位置的分配、安全保卫的事项、辅助服务的项目,等等。参展单位在正式参加展览会时,必须要求自己的全部派出人员齐心协力、同心同德,为大获全胜而努力奋斗。在整体形象、待人礼貌、解说技巧等三个主要方面,参展单位尤其要予以特别的重视。第一,要努力维护整体形象。在一般情况下,要求在展位上工作的人员应当统一着装。在大型的展览会上,参展单位若安排专人迎送宾客时,则最好请其自穿色彩鲜艳的单色旗袍,并胸被写有参展单位或其主打展品名称的大红色绶带。为了说明各自的身份,全体工作人员皆应在左胸佩戴写明本人单位、职务、姓名的胸卡,惟有礼仪小姐可以例外。按照惯例,工作人员不应佩戴首饰,男士应当剃须,女士则最好化淡妆。第二,要时时注意待人礼貌。参展单位的工作人员都必须真正地意识到观众是自己的上帝,为其热情而竭诚地服务则是自己的天职。展览一旦正式开始,全体参展单位的工作人员即应各就各位,站立迎宾。不允许迟到、早退,无故脱岗、东游西逛,更不允许在观众到来之时坐、卧不起,怠慢对方。当观众走近自己的展位时,不管对方是否向自己打了招呼,工作人员都要面含微笑,主动地向对方说:“您好!欢迎光临!”随后,还应面向对方,稍许欠身,伸出右手,掌心向上,指尖直指展台,并告知对方:“请您参观”。当观众离去时,工作人员应当真诚地向对方欠身施礼,并道以“谢谢光临”,或是“再见”!第三,要善于运用解说技巧。在实事求是的前提下,要注意对其扬长避短,强调“人无我有”之处。在必要时,还可邀请观众亲自动手操作,或由工作人员为其进行现场示范。不过,争抢、尾随观众兜售展品,弄虚作假,或是强行向观众推介展品,则不可取。公务员之家:

发布。新闻发布会,简称发布会,有时亦称记者招待会。它是一种主动传播各类有关的信息,谋求新闻界对某一社会组织或某一活动、事件进行客观而公正的报道的有效的沟通方式。发布会礼仪至少应当包括会议的筹备、媒体的邀请、现场的应酬、善后的事宜等四个主要方面的内容。筹备新闻发布会,要做好主题的确定、时空的选择、人员的安排、材料的准备等项具体工作。新闻发布会的主持人大都应当由主办单位的公关部部长、办公室主任或秘书长担任。他的基本条件是:仪表堂堂,年富力强,见多识广,反应灵活,语言流畅,幽默风趣,善于把握大局,长于引导提问,并且具有丰富的主持会议的经验。材料的准备:其一,发言提纲。其二,问答提纲。其三,宣传提纲。其四,辅助材料。例如,图表、照片、实物、模型、沙盘、录音、录像、影片、幻灯、光碟等等。善后的事宜:其一,要了解新闻界的反应。其二,要整理保存会议资料。其三,要酌情采取补救措施。在听取了与会者的意见、建议,对于失误、过错或误导,都要主动采取一些必要的对策。

赞助。这种以赞助为主题的会议,即为赞助会,在目前情况下,商界通常所积极赞助的项目,大致上共有以下十类;一是公益事业。二是慈善事业。三是教育事业。四是科研活动。五是专著出版。六是医疗卫生。七是文化活动。八是展览画廊。九是体育运动。十是娱乐休闲。另一类则是依据赞助物所划分的赞助的类型:其一,是现金。其二,是实物。其三,是义卖。其四,是义工。举行赞助会的会议厅之内,灯光应当亮度适宜。在主席台的正上方,还需悬挂一条大红横幅,在其上面,应以金色或黑色的楷书书写着“某某单位赞助某某项目大会”,或者“某某赞助仪式”的字样。前一种写法是突出赞助单位;后一种写法,则主要是为了强调接受赞助的具体项目。一般来讲,赞助会的会场不宜布置得美轮美奂,过度豪华张扬。否则,极有可能会使赞助单位产生不满,因为它由此可能产生受赞助单位不务正业华而不实的感觉。赞助会的整体风格是庄严而神圣的,因此任何与会者都不能与之唱反调。依照常规,一次赞助会的全部时间,不应当长于一个小时。因此赞助会的具体会议议程,必须既周密,又紧凑。赞助会的具体会议议程,大致上共有如下六项:第一项,宣布赞助会正式开始。第二项,奏国歌。第三项,赞助单位正式实施赞助。第四项,赞助单位代表发言。第五项,受赞助单位代表发言。第六项,来宾代表发言。在赞助会正式结束后,赞助单位、受赞助单位双方的主要代表以及会议的主要来宾,通常应当全景留念。此后,宾主双方可稍事晤谈,然后来宾即应一一告辞。在一般情况下,在赞助会结束后,东道主大都不为来宾安排膳食。如确有必要,则至多略备便餐,而绝不宜设宴待客。

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