电话礼仪

时间:2022-02-11 08:31:00

电话礼仪

随着科学技术的发展和人们生活水平的提高,电话的普及率越来越高。打电话看起来很容易,对着话筒与对方交谈就可以了,其实电话是一门学问、一门艺术。

(一)打电话的礼仪要求

1.选好通话时间。应根据受话人的工作时间、生活习惯选好打电话的时间。比如,白天宜在早晨8点以后,节假日应在9点以后,晚上应在22点以前,以免受话人不在或打扰受话人及其家人的休息。如无特殊情况,不宜在中午休息时间打电话。与外国或边远省份通话时,也要注意时差及生活起居习惯,免得双方通不上话或心里不快。

2.查清电话号码。打电话前应事先查清对方的电话号码后在拨,一旦拨错,应向接电话者表示歉意。拨通后暂时无人接,应耐心等待十几秒再挂断。

3.明确对方身份。接通固定电话后,先问对方的单位或者户名是否正确,然后报出受话人的姓名,不要冒失地喊要找“XXX”,如果对方问你姓名,一般应告诉对方,如不便告诉,也应委婉地谢绝,而不要粗鲁地说“你管我是谁”说反问人家“你是谁”;接通移动电话后,先确定是否对方,然后告诉对方自己的姓名,不要一直让对方猜你的姓名。

4.使用祈求敬语。打电话时,特别是固定电话,对方的第一个受话者往往不是你要找的人,而你让人家给找,这是求人的事,一定要用请求和恭敬的语言,如:“麻烦您”“请您帮我找一下”等,而不要理直气壮地像命令似的说:“喂,给我找XXX!”这显得极不尊重,也容易碰钉子。

(二)接电话的礼仪要求

1.电话铃响后应马上接听。不论你在忙什么,应主动迅速接听,最好在三声之内接听,不要任意耽搁。电话铃声响一声大约3秒种,若长时间无人接电话,或让对方久等是很不礼貌的,对方在等待时心里会十分急躁,你或你的单位会给他留下不好的印象。即便电话离自己很远,听到电话铃声后,附近没有其他人,我们应该用最快的速度拿起听筒,这样的态度是每个人都应该拥有的,这样的习惯是每个办公室工作人员都应该养成的。如果电话铃响了五声才拿起话筒,应该先向对方道歉,若电话响了许久,接起电话只是“喂”了一声,对方会十分不满,会给对方留下恶劣的印象。

2.保持喜悦心情并认真接听。打电话时我们要保持良好的心情,这样即使对方看不见你,但是从欢快的语调中也会被你感染,给对方留下极佳的印象,由于面部表情会影响声音的变化,所以即使在电话中,也要抱着“对方看着我”的心态去应对。也绝对不能吸烟、喝茶、吃零食,即使是懒散的姿势对方也能够“听”得出来。如果你打电话的时候,弯着腰躺在椅子上,对方听你的声音就是懒散的,无精打采的,若坐姿端正,所发出的声音也会亲切悦耳,充满活力。因此打电话时,即使看不见对方,也要当作对方就在眼前,尽可能注意自己的姿势。接电话时要放弃一切闲谈,认真听取发话人的问话和要求,不要和别人边聊天边接话,这极不礼貌。

3.结束通话前的礼貌。要结束电话交谈时,一般应当由打电话的一方提出,然后彼此客气地道别,说一声“再见”,再结束通话,不可只管自己讲完就挂断电话。有时,你正忙碌得不可开交,可对方却聊个不停,你就可委婉地说:“老兄,咱俩真想聊它个几天几夜,可眼下有个急事催着,改天咱们好好聊聊怎么样?”

4.别人找错时应以礼相待。当你接通电话时,对方会因拨错号、窜线等原因并非找你或者你单位。这时,你应和气地告诉对方:“你挂错了,这里是XXX”。你不要表现出很生气的样子,更不要破口大骂对方,很容易引起不必要的麻烦。

(三)使用手机的特别礼仪

随着社会的发展,手机使用的范围越来越大,因此,有必要特别介绍一下使用手机的礼仪。

1.注意场合。在社交场合,你至少要做到以下几点:将铃声降低,以免惊动他人;铃响时,找安静、人少的地方接听,并控制自己说话的音量;如果在车里、餐桌上、会议室、电梯中等地方通话,尽量使你的谈话简短,以免干扰别人。如果下次你的手机在响起的时候,有人在你旁边,你必须道歉说:“对不起,请原谅”。然后走到一个不会影响他人的地方,把话讲完再入座。如果有些场合不方便通话,就告诉来电者说你会打回电话的,不要勉强接听而影响了别人。

2.注意个性化铃声。个性化铃声如一个人的服装,必须符合个人的身份。少女穿超短裙很美,但老妇人穿则显得不伦不类。像“小狗你好”“爸爸来电了”“鬼子进村啦”“有话快讲,有屁快放”等个性化铃声一定要慎重使用。