文广局文印管理制度

为规范机关文印管理，提高工作质量和效率，按照国务院《国家行政机关公文处理办法》及区、州、市有关规定，特制定本制度。

一、发文

发文是指以局名义下发或上报的通知、报告、请示、批复、函告等。发文程序包括起草、核稿、签发、校对、打印、盖章、分发等。为保证发文质量，发文一律由相关科室起草，填写发文单，由科室负责人校对，分管领导核稿，主管领导签发，办公室登记编号并核算打印数量。已签发的文件打印稿，由承办科室负责核对，协助印刷、分封、发送，其文印规范应接受办公室的技术指导和质量监督。编号登记时，须检查签发手续是否符合规定，并逐项填写。凡未经核稿、签发，无主办单位及拟稿人签名，以及不符合存档要求的文稿，一律不予编号登记；凡正式发文，要有2份打印件，连同底稿交办公室存档（包括电子文档）。由局发出的一般性函件（含小红头），按照红头文件规定，须填写小红头签发单，经分管领导审核签字，由局长审批签字印发。重要文件分发范围，除文内标出的主送、抄送单位外，还应发至局班子成员、各有关科室，以便于了解全局工作情况，协调工作步骤。起草、签批文件必须使用碳素笔或黑蓝墨水钢笔，严禁使用铅笔、圆珠笔或复写纸复写。科室对外交流材料须经分管领导核稿、主要领导签发，并留存复印件。

二、收文

收文办理程序是：签收、登记、批办、呈阅、传递、办结归档。局驾驶员兼任通讯员，按要求取、报文件，每天到市政府交换箱取文件1次。参加各类会议带回来的文件，以及有存档价值的资料，须及时交办公室，以便做文书处理。凡上级收文和下级主送各类文件、材料、电报，必须于接件当日分类编号登记，及时交办公室主任签署传阅意见，送局领导批阅。文件传递的顺序是：党建类文件，先呈党组书记阅示，再呈局长传阅；业务类文件，先呈局长阅示，再呈党组书记阅示，其后，领导班子成员不再排列传递顺序。日常业务工作和下级收文，办公室一般不作传阅处理，由局长、副局长批阅直接送有关科室。紧急待处来文，请示研究主要领导后，可直接分送分管领导或由有关科室办理。阅文一般不超过1天，阅后签名并注明阅文时间，传阅文件时，不得将文件夹中的文件取下留存。需全体局机关干部了解的文件，由局领导组织传达。为避免压误文件，办公室负责催办。对日常收到的上级业务文件、下级主送文件和本局发文，办公室应及时做好收集、整理（立卷）、归档工作，年度归档工作一般应在下年的4月底前结束。上级党委、政府机要文件要按时收回清退。机要文件不准在个人手里过夜。丢失、泄漏机要文件，按规定追究有关人员责任。

三、文印管理

（一）文印设备由办公室管理，文印机出现故障等问题，要及时安排维护。各科室计算机设备应指定专人负责管理，进行日常保养以保证正常使用，计算机设备出现故障需要维修，要列出维修计划，报办公室汇总审核，报分管机关领导或按权限局长审批后，方可购置配件及维修。所有人员操作打印、复印机要按照程序，有操作不慎造成的机械故障维修费用由肇事者自负。

（二）我局复印机不对外。文件一般采用双面印刷，严格控制数量，在保证效果前提下，减小字体缩小边距，以减少页数，厉行节约，禁止浪费。文字材料排版完毕后，相关人员要认真核对，坚决杜绝文件印制后发现错误、重新印制现象。

（三）各科室需要到外部印制的各类文件、资料及其他印刷品，由各科室填写采购单，按照采购审批权限报批后，报局主要领导批准，到指定地点办理。

（四）涉及人事、机构等内容的上报件或下发件，要遵守保密纪律，严格按照规范要求或局领导的要求办理。

（五）工作人员在办公室领取日常办公用品一律实行登记。文印设备丢失和非正常损坏，据情追究当事人的责任。

四、介绍信管理

（一）开据介绍信时，凡属一般性事务，证明本局干部身份的由办公室主任报分管机关领导签批；凡涉及重要事项开据单位介绍信、证明函的，必须经局长签批后出具；

（二）空白介绍信、信笺，原则上不得加盖印章。特殊情况需要带空白介绍信，必须经局长签批。